寧波佳達(dá)進出口公司跟單員的操作流程

何路巧+呂夏穎

摘要：寧波佳達(dá)進出口有限公司是一家專業(yè)鞋類制造和出口公司。主要致力于多種鞋類產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)和生產(chǎn)。主要產(chǎn)品有趣味毛絨拖鞋、室內(nèi)拖、時裝鞋、硫化鞋、注塑鞋、麻底鞋、軟木拖和寶寶鞋等。本文著重從鞋類出口的各類單據(jù)制作、下確認(rèn)樣到工廠打樣、包裝資料、做明細(xì)單和驗貨進倉等來進一步闡述跟單員在該公司的主要操作流程，和在操作這些過程中應(yīng)該注意到的一些事項。

關(guān)鍵詞：跟單合同資料

1 跟單工作的簡介

我們跟單的工作就是拿到一份已經(jīng)確認(rèn)了的訂單，從做形式發(fā)票開始，一直到出完貨收到客人的貨款，這樣我們的一份工作才算告一個段落。這中間，要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)，主要有：①做形式發(fā)票（PI），同時把銀行資料發(fā)給客人，催客人安排付定金或開信用證。②下工廠合同（同時安排確認(rèn)樣或測試樣）。③下包裝資料。④整理包裝資料，寄給驗貨員。⑤做出貨明細(xì)單。⑥緊盯驗貨情況，催工廠進倉。⑦把資料存檔。

2 跟單環(huán)節(jié)中的具體操作

2.1 形式發(fā)票，英文叫做PROFORMA INVOICE，簡稱P/I。第一，我們跟單員每一個手上的訂單，在我們拿到之前，都會經(jīng)過洪經(jīng)理或者馮經(jīng)理的手，在訂單確定下來之后，她們將訂單交給我們。第二，做PI之前，先要領(lǐng)一個PI號碼，29JDBXXXX，哪里去領(lǐng)呢？有一個專門的本子，上面登記著所有的訂單號碼，我領(lǐng)一個號碼，并在上面登記好。第三，在接收郵件方面要注意，因為我們公司是共用郵箱，大家都能收到相同的郵件，因此，郵件比較多，剛開始階段可能不太適應(yīng)，都要看一下郵件。第四，寫郵件的時候，請都用STELLA的名義。不過在最后寫上自己的座機號碼。

2.2 下工廠合同。①工廠合同號。如果客人已經(jīng)確認(rèn)了P/I，工廠和價格都已經(jīng)確定，就要下合同給工廠?？梢詤⒄辗侗荆唧w的資料也要根據(jù)不同的要求進行調(diào)整。下合同之前也要領(lǐng)一個工廠合同號。每一個人的工廠合同號碼都是獨立的，自己做登記。②合同中注意的事項。下工廠合同的時候，要注意一些事項，要求要全面，比如有客人合同號的，要寫上去，寫清楚貨號，款式描述，尺碼，顏色，數(shù)量，毛絨鞋的底要重泡海綿襯EVA，每箱的配色配碼，大底有沒有特殊要求，寫清楚價格有沒有包括掛鉤，布標(biāo)等，注明交貨港口。③寫明布標(biāo)，保密客人信息。如果有布標(biāo)，要寫在合同里面，因為料如果已經(jīng)備好，工廠不知道有布標(biāo)的話，會直接做下去，這樣就造成后續(xù)工作很困難，拆掉重做。這里要提一個醒，在給工廠打電話、寫郵件的時候，要注意保密性，不要隨手把客人的名稱，或客人的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給工廠。如果工廠有人來我們公司，最好不要當(dāng)著他們的面做PI，下合同。④測試。測試分為兩種：a我司自己寄樣品/申請表格到指定的第三方公證行，有ITS，SGS，BV等，大多是客人指定地方做測試，如果沒有指定，要自己聯(lián)系。b客人要求我司寄測試樣給客人，客人自己去做測試。這些都要弄清楚。⑤寫清打樣要求，尺碼規(guī)定。在下工廠合同的同時，必須馬上安排確認(rèn)樣，一般情況下，客人都會要求樣品確認(rèn)以后才能備料做大貨，因此，早點催工廠把確認(rèn)樣寄過來是很關(guān)鍵的。沒有特殊要求的話，一般每款每色打各2雙，寄給客人各1只（或1雙），余下的自己留樣，1只要寄給驗貨員。下確認(rèn)樣單的時候，要把具體的要求都寫上，注明款式，幫面/內(nèi)里/中底/大底的材料，顏色，尺碼，雙數(shù)等，樣品的尺碼是有規(guī)定的，16-19碼寶寶鞋，打17碼；21-27碼小童鞋，打24碼；28-35碼中童鞋，打31碼；36-41碼女鞋，打37碼；40-45碼男鞋，打41碼。如果客人規(guī)定需要全套尺碼樣試穿，還要準(zhǔn)備尺碼樣。

2.3 催樣。下好了工廠合同及確認(rèn)樣單，接下來就要及時催工廠早點寄樣，收到確認(rèn)樣后要仔細(xì)核對款式面料顏色尺碼無誤，要注意的是寄樣的時候，不要用帶有工廠資料的箱子，如工廠的名稱電話等，盡量用公司自己的箱子。寄出樣品前把鞋子整理干凈，用撐紙把幫面撐起來，要拍照（照片要拍得漂亮一點，角度選好一點），把留樣保留好。大約3-4天時間，快件會到達(dá)客人，因此這時間要寫郵件問客人，有沒有收到樣品，確認(rèn)的情況等等，爭取早點拿到確認(rèn)意見以免延誤交期。

2.4 下包裝資料。下工廠的包裝資料要注意以下幾點：第一，語句要通順、簡單、明了，使人一看就能看懂。第二，到歐洲的貨，不管客人有沒有寫要貼成份標(biāo)，都要主動寫上貼EEC成份標(biāo)，成份標(biāo)有一份樣子，發(fā)給每人各一份。第三，有些老客人不會發(fā)包裝資料過來，要求和去年訂單一樣，那就要查以前的資料。第四，如果有些復(fù)雜的，或者語言表達(dá)不能很清楚明白的，最好能附上實例，或者圖示，解說給工廠，使他們明白。如果有疑問的地方，要跟客人及工廠兩邊溝通。第五，有些輔料，比如吊勾，吊牌，布標(biāo)，條碼等，是客人提供的，及時去催客人寄過來，收到后要清點，及時分發(fā)給工廠，在里面注明是哪個合同，是如何使用。第六，有些輔料，是我司提供的，要安排輔料廠制作，要給輔料廠注明數(shù)量，要求，種類多的要附清單給輔料廠。

2.5 交付驗貨資料。第一，準(zhǔn)備全套的驗貨資料和工廠合同，包括確認(rèn)樣，必要的話提供尺碼樣。第二，在復(fù)印工廠合同時把價格遮去。第三，如果有特別要注意的事項，要跟驗貨員打電話交待清楚。

2.6 制作明細(xì)單。第一，確定好體積后，在出貨前15天，要將出貨明細(xì)單做好，打印出來交給單證部門去配船，我們單證部有三個人，分別是方方，小鄭，XXX。第二，明細(xì)單上要顯示所有的有用信息，因為明細(xì)單最終是要歸到財務(wù)的，其作用是很大的，要用它來配船，裝運，收付款，以后的備查，因此在上面盡可能要全面寫清楚詳細(xì)的資料。第三，如果是做FOB條款的，要告知單證部門客人指定的哪家貨代（提早要去問客人），如果是做CNF/CIF的，告知單證部門，讓他們準(zhǔn)備聯(lián)系配船。第四，輔料款要在明細(xì)單上注明，是誰做，價格多少，有沒有加在合同中。第五，正確的款式圖片要一個一個插入放在明細(xì)單上，以便將來查詢。第六，要在明細(xì)單上寫上自己的名字。第七，明細(xì)單在交給單證部門的同時，要交一份給洪經(jīng)理，同時要提供JPG格式的單獨圖片，放在網(wǎng)上鄰居，我的電腦“明細(xì)單”中。

2.7 盯最終的驗貨和進倉。單證部會將進倉單發(fā)傳真通知每一家工廠，得知必須進倉的具體日期后，要通知驗貨員進倉時間，以便其安排最終驗貨。

2.8 整理存檔。貨物發(fā)出后要對其資料進行整理，并有秩序歸檔，方便必要時查找。

3 在跟單過程中遇到的問題及解決辦法

3.1 測試失敗。有些客戶要求鞋子在出貨前要進行測試，測試報告大概十天才出來。有次我的測試沒通過，是一款毛絨鞋。情況如下：粉色拉毛布酸堿測試結(jié)果是8.0，客人要求4.8-7.5，測試沒通過；偶氮測試結(jié)果是137mg/kg，客人要求小于30，嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)。

3.2 工廠中途提價。我們在做大貨前都會先要求工廠報價，客戶同意價格才下合同。由于面料價格上漲，而且工廠工人不好找或者其他因素等，工廠大貨做到一半就向我們提高價格，當(dāng)然我們不可能同意，因為我們是先報價后下合同。

3.3 工廠樣品沒確認(rèn)就做大貨。做大貨前客戶都會先下確認(rèn)樣，如果確認(rèn)樣通過才訂單。有時工廠沒等我們客戶確認(rèn)就開始做大貨，除非寄給客戶的確認(rèn)樣通過，如果客戶有一點需要修改，其一切損失由工廠自己負(fù)責(zé)。

3.4 交貨期。合同中都會有確定的交貨期，但有時交貨期會延遲，主要因素是工廠打樣材料晚到，有的工廠訂單排滿，導(dǎo)致無法按期交貨。

3.5 確認(rèn)樣與原樣不一致?？蛻粝掠唵吻皶屛覀兏鶕?jù)原樣打確認(rèn)樣，如果確認(rèn)樣通過了就有訂單?？墒枪S有時為了賺更多的利潤就換便宜的內(nèi)料。如：室內(nèi)拖原樣鞋的中底內(nèi)里料是海綿，而工廠打過來的確認(rèn)樣卻是塑料棉。

3.6 倉位太滿，貨代定不上倉 向客戶交大貨要先由貨代代我們定倉，但是有時倉位太滿，定不上倉。我們就要跟客戶溝通，說服客戶接受下班船期；再者跟客戶商量能否接受其他的船公司，如果客戶接受，就要求貨代再聯(lián)系其他船公司看這班船期有無空閑倉位。

4 總結(jié)

跟單員需要具有良好的溝通技巧，不僅和客戶溝通，也要和工廠溝通。要有跟催能力，了解生產(chǎn)的整個環(huán)節(jié)，掌握主動權(quán)，使訂單的生產(chǎn)有計劃、有步驟的落實。因此在跟單過程中做好面料的跟進過程，做到按時、按質(zhì)、按量完成出貨，保證企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。

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