檔案管理中新型數(shù)字化形式與傳統(tǒng)形式的互補

謝曉娜

（湖南財政經(jīng)濟學院繼續(xù)教育部,湖南 長沙 410205）

近年來，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也開始從傳統(tǒng)的管理方式向著數(shù)字化管理的模式轉(zhuǎn)變，但是由于受到多方面的因素影響，我國檔案管理工作的數(shù)字化進程出現(xiàn)了盲目發(fā)展的問題，極大的阻礙了我國檔案事業(yè)的進步。因此，筆者就現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題進行了分析，指出了數(shù)字化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式各自的優(yōu)勢與劣勢，提出了將兩種管理形式相結(jié)合的思路，為我國檔案管理工作的進步提供了理論性建議。

1.我國檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理工作進展緩慢

不得不承認的是，我國檔案管理工作在一定程度上是不被受到重視的，絕大部分民眾都對檔案管理工作的重要性無所了解，甚至于部分企事業(yè)單位都沒有一個像樣的檔案管理室和相應的檔案管理人員，這些問題都極大的阻礙了我國檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，但是在實際的檔案管理工作中，由于檔案管理人員自身的原因，以及檔案管理工作流程的不合理，常常在檔案資料的保管與利用方面出現(xiàn)問題，而這些問題卻始終沒有得到及時的修正與完善，一直拖在那里，使我國檔案管理工作難以取得進步。

1.2 檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化與傳統(tǒng)管理相融合的趨勢

近年來，隨著信息化技術(shù)的完善，以及民眾對檔案信息需求的要求提升，數(shù)字化檔案管理形式開始在我國檔案管理中初步試用起來，但是由于盲目的追求數(shù)字化管理，加之自身數(shù)字化技術(shù)并不成熟，導致檔案管理工作變得不倫不類，既沒有體現(xiàn)出數(shù)字化的特點，也沒有較大的提升檔案管理工作的效率，以至于有些檔案管理室的數(shù)字化管理迅速熄火，又回到了傳統(tǒng)形式的檔案管理上。不過，經(jīng)過這幾年的磨合，檔案管理工作已經(jīng)開始呈現(xiàn)出數(shù)字化與傳統(tǒng)管理相融合的趨勢，這主要歸功于檔案管理人員的管理意識得到了提高，自身的數(shù)字化管理能力也有所增長，以及檔案管理人員能夠正確抓住傳統(tǒng)管理的優(yōu)勢，將其和數(shù)字化檔案管理相結(jié)合，從而實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字、傳統(tǒng)雙模式管理形式。

2.檔案管理數(shù)字化形式與傳統(tǒng)形式的優(yōu)缺點分析

2.1 檔案管理數(shù)字化形式的優(yōu)缺點分析

2.1.1 檔案管理數(shù)字化形式的優(yōu)點

檔案管理數(shù)字化形式，是將實體檔案的文字、圖片等進行數(shù)字化輸入，利用計算機編輯軟件對數(shù)字信息進行整理、加工、排列。檔案管理數(shù)字化形式的優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是充分利用了計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)，能夠解決實體檔案對空間的需求問題；二是可以為用戶提供更為方便快捷的檔案信息檢索與查詢，極大的提高了檔案管理工作的服務效率；三是可以為用戶提供更多的檔案信息，能夠通過網(wǎng)絡平臺將不同企事業(yè)單位之間的檔案信息數(shù)據(jù)庫連接起來，更加方便用戶對不同單位的檔案信息的需求。

2.1.2 當前檔案管理實行數(shù)字化形式的不足之處

盡管檔案管理數(shù)字化形式擁有上述幾個方面的優(yōu)點，但是在我國檔案信息數(shù)字化建設(shè)進程中，卻產(chǎn)生了多個方面的問題，筆者將其總結(jié)如下：第一，檔案管理數(shù)字化的開展過程中，部分檔案管理人員盲目的追求檔案數(shù)字化，不但沒有取得最初實現(xiàn)檔案更合理利用的初衷，還導致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實不符的情況。第二，存在著網(wǎng)絡安全漏洞，存儲的數(shù)據(jù)信息會在受到黑客攻擊、病毒破壞的情況下，導致檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)崩潰，甚至于已經(jīng)收錄的檔案資料數(shù)字化信息會被破壞，只能重新進行輸入。第三，必須要借助計算機進行操作，在沒有電腦或是斷電的情況下，數(shù)字化管理也就成了擺設(shè)，所以某些片面追求檔案信息管理數(shù)字化的工作人員，在借助不了電腦的時候，就什么都不知道了。第四，我國檔案管理數(shù)字化技術(shù)還不夠成熟，企事業(yè)單位的檔案管理室的網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施與計算機設(shè)備等還有待進一步完善，這些檔案管理數(shù)字化必備的條件都得不到完善，又怎么談得上數(shù)字化管理。

2.2 檔案管理傳統(tǒng)形式的優(yōu)缺點分析

2.2.1 檔案管理傳統(tǒng)形式的優(yōu)點

傳統(tǒng)形式的檔案管理工作，主要是通過人工的檔案收集與整理，對企事業(yè)單位的檔案資料等進行保管與利用，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下三個方面：一、傳統(tǒng)形式是對實體檔案進行管理，實體檔案是檔案信息的來源，具有唯一性、真實性，它不同于數(shù)字化信息，是無法被更改的，從這一點上來講，傳統(tǒng)形式的檔案管理工作有著非常重要的工作意義；二、能夠充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，可以給檔案管理需求者在檔案信息方面提供個人的理性建議，從而使檔案信息需求者找到更加適用的檔案資料，加上檔案管理人員親切的服務，使需求者對檔案管理工作更為滿意。三、自身已經(jīng)形成了一套詳細的工作流程和工作準則，在檔案室對每個資料架進行了分類整理，與數(shù)字化管理形式相比，只是在檔案的查找方面有所不足，卻能夠克服數(shù)字化信息被破壞等不穩(wěn)定因素的影響。

2.2.2 檔案管理傳統(tǒng)形式的缺點分析

傳統(tǒng)形式的檔案管理之所以被數(shù)字化管理所取代，自然在管理形式上有著很多缺點，這些問題主要可以歸納為以下三點：第一，利用效率上十分低下，這不僅體現(xiàn)在檔案管理人員與檔案信息需求者在查找檔案資料的時候，非常的麻煩，同時也表現(xiàn)在檔案信息資源在同一時間內(nèi)，只能夠為一個檔案信息需求者提供資料支持，極大的降低了檔案資料的利用率。第二，需求者必須要到檔案管理室才能查找到自己需要的檔案信息，在這一過程中會浪費大量的時間與精力，常常導致檔案信息需求者總是抱怨檔案管理工作不到位，沒有為他們提供好的檔案信息服務，影響了需求者的工作積極性。第三，不僅要占據(jù)一定的空間進行檔案資料存放，還要隨時注意對實體檔案的保管，比如防止火災發(fā)生，防止鼠蟲等對檔案資料進行破壞，一旦火災等情況發(fā)生，或是突發(fā)性自然災害，對檔案管理室造成了破壞，這些檔案資料就會受到非常大的損失，有些根本就沒有辦法再復原。

3.檔案管理中新型數(shù)字化形式與傳統(tǒng)形式的互補策略

3.1 構(gòu)建檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系

檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系，顧名思義，就是將數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)形式相互結(jié)合，齊頭并進，既能夠?qū)鹘y(tǒng)方式的真實性體現(xiàn)出來，又能夠發(fā)揮數(shù)字化的便捷性。在構(gòu)建檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系的時候，一定要防止盲目追求數(shù)字化管理現(xiàn)象的出現(xiàn)，要對檔案管理室的檔案資料與數(shù)字化錄取的檔案資料進行匹配，進一步規(guī)劃好檔案室存放實體檔案的層次與順序，使其與錄入的數(shù)字化檔案信息一一對應，這樣不僅可以使需求者能夠在網(wǎng)絡上找到需要的檔案信息，還能夠使需求者通過數(shù)字化檔案信息標注的位置，在檔案室快速的找到對應的實體檔案資料。在這一方面，筆者建議可以開發(fā)檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)化結(jié)合軟件，以三維立體的方式來呈現(xiàn)檔案室的布局結(jié)構(gòu)，用戶在檢索到檔案信息的同時，可以通過鏈接來進入虛擬的檔案室，結(jié)合模擬操作，發(fā)現(xiàn)要找的檔案信息的位置，從而使需求者在檔案室里更為快捷的找到實體檔案。

3.2 加強“雙?！惫ぷ髁Χ?/h3>

所謂“雙?！保褪侵笝n案管理的數(shù)字化信息保護和實體檔案的保護。由于數(shù)字化檔案信息受到網(wǎng)絡病毒、黑客等不穩(wěn)定因素的影響，必須要在這方面加強網(wǎng)絡安全的防護，保證數(shù)字化管理的基本運行；同時，實體檔案資料的保護也非常的重要，要加強管理人員的安全防護意識，及時發(fā)現(xiàn)火災隱患、資料盜竊等問題，保證檔案室檔案資料的安全。在強化“雙保”工作力度方面，筆者認為可以對檔案管理的數(shù)字化技術(shù)進行網(wǎng)絡安全性能提升，采用安全防護軟件，以及網(wǎng)絡安全預警軟件，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡病毒的攻擊和破壞，降低數(shù)字化檔案信息的損害；在實體檔案的管理方面，則可以利用視頻監(jiān)控系統(tǒng)、火災防控預警機制、加強員工安全意識等方式，在實體檔案被破壞前進行有效的預防。

3.3 完善檔案管理人員的管理思路與專業(yè)能力

檔案管理人員的管理思路與專業(yè)能力，往往決定了檔案管理工作的實際效率，結(jié)合現(xiàn)階段我國檔案管理工作人員在這兩個方面的基本情況來看，從業(yè)人員的管理思路不具體，在數(shù)字化與傳統(tǒng)化管理思路之間游蕩，大多數(shù)還是堅持著采用傳統(tǒng)化檔案管理，當然，這也與企事業(yè)單位自身檔案資料儲存量相對較少有關(guān)；在專業(yè)能力方面，檔案管理工作人員具備有基礎(chǔ)的檔案資料保管與利用能力，但是在計算機操作與數(shù)字化管理上還有待進一步的提升。因此，在今后檔案管理工作上，應該繼續(xù)完善檔案管理人員的管理思路與專業(yè)能力，使檔案管理工作人員形成數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理相結(jié)合的管理思路，并將這一管理思路實際作用到檔案管理工作中，同時提高檔案管理人員的數(shù)字化操作能力，使其為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。

4.總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作要在今后一段時間內(nèi)取得突破，就必須要將新型數(shù)字化管理形式與傳統(tǒng)形式進行互補結(jié)合，既要體現(xiàn)實體檔案管理的真實性、唯一性、可靠性，又要發(fā)揮數(shù)字化檔案信息管理的便捷性、多樣性、連通性，在正確認識檔案管理數(shù)字化形式與傳統(tǒng)形式的優(yōu)缺點的前提下，合理的將二者結(jié)合在一起，通過構(gòu)建檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系，加強“雙?！惫ぷ髁Χ?，以及完善檔案管理人員的管理思路與專業(yè)能力等方式，促進檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)化的互補互助，從而推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

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