◆黃大生
(江門市青少年宮)
助理,古代稱之幕僚,當今稱之為智囊。少年宮主任助理既是單位的領導者和管理者,還應是宮領導的服務者。主任助理除了要聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右,當好政務的參謀,做好事務的“主管”外,還要對領導進行貼身、貼心“服務”,為宮領導的正確施政保駕護航。
其身正,不令而行;其身不正,雖令而不行,凡要求別人做的,自己首先要做好。因此,主任助理須有高尚的德行操守、廣博的業(yè)務知識,豐富的管理經(jīng)驗和穩(wěn)健的辦事作風,一方面,要為單位的發(fā)展出謀獻策;另一方面,要為領導分擔部分行政事務和具體工作,讓宮主任得以集中精力思考事關(guān)全局的大事。
首先,主任助理要注意自身形象,以身作則,當好表率作用,要加強自身修養(yǎng),加強師德師風建設,遵章守紀,誠實守信,不謀私利,注重自身形象塑造。同時,要引導全體員工強化形象意識,形成塑造形象的共識,尊重家長、愛護學生,為人師表,為學生的成長成才提供切實的服務,從而在全社會樹立起青少年宮的良好形象。
其次,主任助理要不斷提升個人素質(zhì),增強人格魅力。自身素質(zhì)強,就會在全體干部員工中樹立威信,產(chǎn)生較強的影響力。要當好主任助理,要靠權(quán)力的影響力,但更重要的是靠個人的影響力。只有二者有機結(jié)合,才能取得事半功倍的效果,要注重發(fā)揮自己德、學、才、識等自身因素的影響力,靠高尚的人格、豐富的知識和卓有成效的方法來開展工作。在提高自身素質(zhì)的同時,還要學會尊重,學會理解,學會“給予”,尊重上級,理解同級,“給予”下級,營造和詣向上的工作氛圍。
此外,主任助理要具備高效快捷處理宮各項事務的能力,要有強烈的時效觀念和意識,求真務實、雷厲風行的工作作風。要與宮主任工作步調(diào)一致,在有限的時間里辦好應辦之事。因工作紛繁復雜,所以主任助理在工作中要善于“分身”,要有所為,有所不為。明確該干什么,不該干什么,先干什么,后干什么,要做好應做之事,該別人“代勞”之事,要分解任務到人,支持同事和下屬大膽開展工作。
單位人少事多,主任助理還要獨當一面地做好一些具體工作:首先,是文秘工作,主任助理要加強文字寫作功底,在重要文字資料主筆和把關(guān),在文字資料比較成熟無誤后才交給主任審定,幫助領導從繁重的文字堆中釋放出更多時間來考慮全局大事。其次,是要安排好會議組織和接待工作,當宮的知名度越來越高,培訓規(guī)模越來越大時,宮的業(yè)務往來和各類檢查就會越來越頻繁,好多工作都需要會議安排和接待,這可是一門高深的“學問”。作為主任助理,既要接待好來賓,處理好各種關(guān)系,又要保護好領導的形象和身體,必要時要有勇于“獻身”的精神。再次,主任助理還要策劃好宮的對外聯(lián)系和宣傳工作,做好各方面的信息收集和市場調(diào)查,科學合理設置培訓課程,做好招生的統(tǒng)籌和整體宣傳工作、以爭取生源,擴大培訓規(guī)模。運用多種框架,搭建起青少年宮與學生、家長、社會的溝通平臺;與新聞媒體建立良好的關(guān)系,對青少年宮作正面系統(tǒng)的宣傳報道,提升宮的社會形象和影響力;在現(xiàn)階段,主任助理還要協(xié)助團市委和宮主任做好新宮的硬件完善和軟件建設,為宮未來發(fā)展打好基礎。
主任助理要找準自己在班子中的位置,要做到耳聰目明,面面俱到,當好參謀角色,發(fā)揮助手作用。要把握所應扮演的角色,把握好工作分寸,做到參謀不決斷,助手不越權(quán),執(zhí)行不缺位。要堅決服從主任的領導,積極支持主任的工作,遇事既要敢于負責,又要注意請示匯報。要補臺,不要拆臺,要到位,不要越位。其次是同其他班子成員的關(guān)系,對于其他班子成員,要予以尊重,緊密配合,多溝通、常交流、勤商量,形成和諧良好的共事氛圍,共同支持宮主任的管理和決策。具體來說,主任助理重要的在于搞好信息、決策、督查服務。及時地捕捉信息,準確地搞好反饋,協(xié)助主任做好財務管理,包括核算、統(tǒng)計、分析和預測等,為領導經(jīng)營決策提供依據(jù);要協(xié)助主任管好招生招商、教學教研工作,制定各項管理制度和完善各種分配方案;積極地當好決策參謀。作為主任助理要勇于創(chuàng)新,不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題,還要認真分析問題,給領導解決問題提供決策參考。領導一旦采納決策意見,還要制訂多個決策備選方案,以便優(yōu)中選優(yōu),供領導“拍板定案”。決策制定后要采取得力措施抓好落實,并及時搞好督促檢查,搞好落實情況信息反饋,供領導改進完善。作為主任助理處于承上啟下的位置,一方面,要帶頭貫徹執(zhí)行主任室的決定、單位的各項規(guī)章制度,為干部職工做出表率;另一方面,要加強指導和督促檢查,保證各項決策措施落實到位。要抓落實,就要嚴格,認真、深入、細致,做到有布置、有檢查、有獎懲。其他部門管不了、不去管的,主任理助要敢于去管。決不能工作布置之后,對落實情況不過問,執(zhí)行結(jié)果不去管。主任助理只有找準了自己的位置,充分發(fā)揮參謀助手作用,才能有利于全體干部員工整體合力的形成,促進青少年宮各項事業(yè)的快速發(fā)展。
組織和協(xié)調(diào)工作是主任助理的兩項非常重要的職能,也是考驗管理能力的重要指標。主任助理要團結(jié)協(xié)調(diào)一切力量服務于青少年宮的建設與發(fā)展,在主任室的領導下,從年初制定青少年宮工作計劃、全年落實管理到年底的工作總結(jié)等各個階段,從宮的課程設置、招生教學、活動組織、工作安排、政策制定和獎金分配等各個環(huán)節(jié),都要周密考慮,精心策劃,組織協(xié)調(diào)好宮的總體工作。
主任助理要做好宮內(nèi)各部件的“潤滑劑”,在宮領導層面,要注重做好溝通工作,避免主任室在決策階段就出現(xiàn)意見不合;在主任室與各部室銜接方面,要協(xié)調(diào)好上下的關(guān)系,組織和監(jiān)督各部室積極落實全宮工作重點;主任助理要溝通左右,使宮內(nèi)各個部門、部長及員工保持良好的溝通和聯(lián)系,構(gòu)造良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡。這要求主任助理要主動傾聽員工的意見和建議,積極疏導不滿,提高滿意度,降低離職率等,把決策層意圖變成員工的工作行動,避免內(nèi)耗,形成合力。主任助理要維護宮的團結(jié)和諧,不盛氣凌人,不亂指揮。不欺下瞞上,要堅持原則,在實際工作中,不看領導眼色是不可能的,但要有分寸,要堅持原則,按章辦事,不能惟命是從。對上要尊重而不盲從,服務而不奴婢,要做到“不唯上,要唯實”。待下:以禮,以誠,以情,要貼心服務,組織各項活動增強單位凝聚力,要為員工的解決實際困難。再就是協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系,外求支持協(xié)作,內(nèi)求團結(jié)向上,動員各種積極因素,協(xié)助好宮主任的工作,努力推動青少年宮各項事業(yè)邁上新的臺階!