淺談如何提高會議效率

郭曉青

（龍巖高嶺土有限公司，福建 龍巖 364000）

0 引言

我們會議已經(jīng)成為企業(yè)管理溝通的一個重要的方式，高層領導大多數(shù)的時間都花費在會議上，會議效率的高低直接影響企業(yè)管理的效果，但會議的效果總是不盡如人意。所以如何提高會議效率對于企業(yè)來說非常重要。

1 會議的作用

無論什么會議，總要圍繞中心議題進行討論，總希望弄清什么問題，或解決什么問題，或得出什么結果?？傊?，要達到預期的目標，這是就會議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息；經(jīng)過討論，集思廣益，取長補短，形成了正確的意見；通過表決，多數(shù)或一致作出了決定或決議；通過聽取別人的報告或發(fā)言，受到啟發(fā)或教育，等等。

會議的作用還應該從每一個與會者所起的作用來認識。會議與會者一般有三種人：一種是會議的主持人或召集人，一種是參加會議的正式成員，還有一種是受邀請參加或列席的人員。這三種人員都應起到自己應起的作用。另外還有一種人員，既非主持人或正式與會者，又非受邀請者或列席者，但他們都參加會議。自始至終為會議服務，對支持和保證會議取得預期效果起著不可替代的重要作用，那就是秘書。

2 提高會議效率的策略

2.1 時間性策略

2.1.1 合理地安排會議時間

由于人的“生物鐘”的作用，人們的腦力活動在一天當中通常有兩處高峰期：一個是上午 9時至 11時；一個是下午 4時至 6時。 “生物鐘”理論啟示我們，要提高會議效率，選擇好召開會議的時間這一點十分重要，應該引起每一位會議組織者的高度重視。既然人的精力充沛與衰減，思維敏捷與遲純是呈周期性的，是有規(guī)律的，所以，做為一個高明的會議組織者，就應該尊重這一規(guī)律并巧妙地利用這一規(guī)律。如果把召開會議的時間安排在人的腦力活動的高峰期，這樣，就可以使與會人的腦力活動處于一種較為亢奮的狀態(tài)，注意力專注于某一特定方向，大腦思維敏捷，接受和輸出信息的能力都比較強，從而可以使會議盡快地得到理想的結果。如果錯過人的腦力活動的高峰期，或者正好趕在人的腦力活動的低谷期召開會議，這樣，與會人就容易倦怠，注意力難以集中，以致會議要么出現(xiàn)冷場，要么使會議陷入懶散和難以控制的局面之中。在這方面失敗的例子莫過于1952年麥克阿瑟在美國共和黨全國代表大會上所作的競選總統(tǒng)候選人的演講。本來麥克阿瑟具有很出色的演講才能，此次競選演說經(jīng)過了極為周密的準備，演講本身也很精采。但誰知演講開始后，代表們卻表現(xiàn)出心不在焉，有的咳嗽，有的上廁所，有的交頭接耳，有的在場內來回走動，場面十分尷尬。由于這場不成功的演講，給麥克阿瑟的競選活動帶來了極壞的影響。 那么，為什么本來一場很精采的演講，卻落入了這樣難堪的境地呢？原因就是麥克阿瑟選擇的演講時間已是晚上九點半了，這時代表們早已感到疲憊，注意力難以集中，所以，會議就當然難以取得好的結果了。

2.1.2 明確會議開始與結束的時間

目前，在中國存在著這樣一個不合理的現(xiàn)象：多數(shù)會議組織者在通知與會人員參加會議時（口頭通知或書面通知），通常只有會議開始時間，沒有會議結束的時間。對此種現(xiàn)象，人們已習以為常，一說起“會議時間”，一般的人也總以為指的就是會議開始的時間，而并不把會議結束的時間包括在內，正因為如此，在我們的許許多多的會議活動中，“會議時間”便就成了一個只有明確起點，沒有明確終點的時間 “矢量”，會議一旦開始，會議主持人愿將會議開到什么時候就開到什么時候。

在會議活動當中，在安排會議和向與會人員做出會議通知時，如果同時規(guī)定會議開始與結束的時間，這樣做可以直接帶來這樣兩個效果：

（1）使會議主持人產(chǎn)生緊迫感，以努力在規(guī)定的時間內，合理安排會議的各項議題，完成會議的各項任務，并保證在規(guī)定的時間結束會議，使會議呈現(xiàn)快節(jié)奏和高效率。

（2）便于與會人員對自己會外工作的安排。如會議組織者在會議通知上能夠告訴會議結束的時間，那么與會人便可以事先安排會議結束后的工作，做到開會和自身的工作“兩不誤”。

2.1.3 準時開會

許多會議的主持人常為自己所主持的一些會議總也不能按時召開而感到困擾。為此，他們前去請教美國時間管理專家亞歷克·麥肯齊先生。麥肯齊先生告訴他們：“不能準時開會是在會議一開始就起作用的一個浪費時間的因素。所以，若問怎樣才能使人們準時來參加會議呢？答復就是：準時開會！”

2.2 經(jīng)營性策略

2.2.1 唐納德效率三原則

美國威斯汀豪斯公司前任董事長兼總經(jīng)理唐納德·C·伯納姆提出過著名的“唐納德效率三原則”。唐納德的效率三原則是：當你處理任何工作（包括開會）的時候，都要向自己提出三個“能不能”的問題：（1）能不能取消？（2）能不能與別的工作合并？ （3）能不能用更簡便的形式代替它？這三條原則適用于會議活動，它的實質在于將可開可不開的會議取消；因相關而可合并的會議實行合并，以盡可能多地節(jié)省人們的時間和精力，并提高會議效率。

2.2.2 要提倡激烈的爭論

土光敏夫先生在《經(jīng)營管理之道》一書中提醒每一位會議組織者或會議主持人：“會議不是用來作報告的。 （若是作報告）會前把材料分發(fā)下來就可以了。會議是進行討論的地方。不必擔心意見的對立，要提倡激烈的爭論（中國人就怕爭論，總以為，一爭論就會傷了和氣、影響了“團結”），會議是真正的競賽，是一對一的較量，想仰仗他人是不行的。開會時間的長短，并不等于會議的效果。每一個問題的關鍵之點不會多，只要在討論時抓住關鍵與重點，就無須花很多的時間?！?/p>

2.3 咨詢性策略

2.3.1 自我咨詢問題

木下雪江在所著的《女秘書手冊》中告誡每一位會議組織者，在計劃召開一個會議的時候，首先應向自己提出六個問題，并對這六個問題都給予圓滿的答復，之后，再召開會議。這六個問題是：

（1）為什么開會？是會議準備工作的必要條件。

（2）會議議題是什么？

會議主要商議或研究什么問題，這是確定會議出席人員和會議形式的基礎。

（3）誰參加會議？

會議由誰主持？都是什么人參加？有缺席的是否找人代理？出席的人數(shù)共有多少？會場應如何布置等，都要十分明確。

（4）什么時候開會？

會議在什么時候召開？日期有沒有變動的可能？會議什么時候結束？這些都是會議組織者事先應計劃好的。

（5）在什么地點開會？

會場設在哪里？要盡量避開噪音或行人出入頻繁的干擾。

（6）怎么開會？會議如何進行？采取什么形式？這與會議的目的或參加者的人數(shù)有關。會議的時間超過兩小時，要安排休息時間，否則，會增加疲勞度，收不到預期的效果。木下雪江強調，要想使會議能夠具有較高的效率，會前，要對以上問題作出明確的回答，然后才開始開會。

2.3.2 制作會議計劃表

這是日本會議專家野田孝在《怎樣使會議效率化》一書中教給人們的提高會議效率的辦法。野田孝說：“所謂會議時間和會議效率，取決于會議主持人掌握會議的技巧。會議主持人為了能在規(guī)定的時間內有效地總結會議，就要學會寫出會議的進行計劃表。稍有疏忽，就難以在規(guī)定的時間內結束會議而拖延時間，或留下對議題討論不完的殘局。會議主持人應按計劃表進行掌握會議，但計劃表終歸還是計劃表，可以在會議進行的過程中，根據(jù)實際情況，對計劃表做出適當調整。只是要做到，在這個議題上超過了時間，一定要努力在下一個議題中找回來。

除此之外，還可以用‘上個議題占用時間過多，請對這個議題的發(fā)言要簡潔’對會議過程進行控制。有時討論會出現(xiàn)離題，就要掌握離題的程度。有時離題也是必要的。這種離題是由于大家的氣氛造成的，要及早考慮這種氣氛給大家的思考帶來的影響，或采取必要的措施，或暫時置之不理。總之，每次會議都應有有關本次會議進行的計劃表，因為會議進行計劃表是‘會議之船’按時到達目的地的重要航海圖”。

2.3.3 開會時閑人免入

出席被召集的會議，每個成員都得付出代價。因此，在考慮讓什么人出席會議時，也必須一并考慮，為什么要他出席這個會議？這是日本的時間管理專家桑名一央在他的《怎樣提高時間利用率》一書中一再地提醒人們注意的。桑名一央先生強調，限制與會議無關人員入會，是提高會議效率的一個重要環(huán)節(jié)。因此，為了限制無關人員入會，桑名一央先生提出，在確定每一個與會人時，要對其提出下列疑問：

（1）這個人與會議將要作出的決定有關嗎？

（2）這個人對于會議將要討論的問題具有專業(yè)知識嗎？

（3）這個人將會執(zhí)行會議的決定嗎？

（4）這個人以前有過這方面的經(jīng)驗嗎？

2.4 靈活性策略

可供會議使用的視聽用具種類繁多，經(jīng)常使用的有黑板（白板）、絨板、投影儀和幻燈等。在會議進行過程中，靈活利用這些用具，通過調動視覺來幫助與會人對議題的理解，對于有效地進行會議討論是極為重要的。因此，為使會議能夠取得盡可能理想的效果，會議主持人有必要借助于視覺的幫助，以加快與會人的理解速度。具體的操作辦法是這樣的：會議主持人在主持會議的過程中，對一些特別需要說明的問題，可以一邊掌握會場，一邊在黑板上寫出討論的要點和主要的事項，或畫出簡單的圖解，以求達到所有與會人在認識上的同步和統(tǒng)一。這樣，在會議進行到這些議題的時候，主持人稍加說明和提示即可，既加快了與會人理解的速度，又免去了許多介紹和解釋的時間。

2.5 警惕性策略

一個精美的電子掛鐘掛在會議室內，可在會議室起到良好的室內裝飾作用，更可以顯示會議開始與結束的時間，在會議進行過程中，可以幫助會議主持人控制會議節(jié)奏，使每個參加會議的人員都能合理地掌握發(fā)言的時間。

2.6 顯示性策略

為使與會人員增強時間觀念，并為與會人制造適度緊張的心理氣氛，使其積極思考并不說廢話，可以在會場內設置“會議剩余時間”顯示器，以作為提示，并掛在會場的醒目之處。這是借鑒火箭發(fā)射的倒計時的方法而提出的。當參加會議的人員看到時間在一分一秒地過去，會議所剩時間已不多時，便會更加珍惜時間，長話短說，使會議的效率得到提高。

2.7 成本計量策略

在努力提高經(jīng)濟效益的今天，每個企業(yè)家都仔細地盤算本企業(yè)的生產(chǎn)成本。同樣道理，開會也是要計成本的。計算的公式是這樣的：每小時會議成本＝每人每小時平均工資的 3倍×2×開會的人數(shù)平均工資×3，是因為勞動生產(chǎn)率高于工資，又因為開會要中斷經(jīng)常性的工作，故再乘以 2。假設每小時平均工資為 0.5元，開會人數(shù)為3O人，那么每小時會議成本為 90元，一天會議的成本為 720元。這是會議的直接成本。如果會議無效，其間接成本就更高昂了。如果會議作出錯誤的決策，使整個企業(yè)在一個錯誤的方向上走，致使大量人力、物力、財力、付諸東流，損失就更不堪設想。

丹麥一家公司設計了一種會議成本計量表，這只表的目的是為了削減會議時間。會議成本計量表所采用的方法是按照參加會議的人數(shù)和他們的平均薪水，以每分鐘為單位，把會議的總費用（即會議成本）計算和顯示出來。會議時間越長，計量就轉得越快，所顯示的該會議的成本就越高。由于會議成本計量表所顯示的數(shù)值是隨著會議時間的延長而遞增，以此來提醒會議主持人和與會人員盡量縮短會議時間，降低會議成本。

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