中職學(xué)校檔案信息化研究

謝麗芬

摘 要：中職院校檔案信息化管理工作是中職院校信息化建設(shè)中的重要組成部分。本文從中職學(xué)校檔案工作檔案信息化建設(shè)的重要意義出發(fā)，對中職院校開展檔案信息化建設(shè)工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，并對中職學(xué)校檔案信息化的建設(shè)提出了有效措施，希望對推進(jìn)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案；信息化

1 前言

中職學(xué)校檔案管理信息化是學(xué)校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分。信息化檔案管理模式是一個網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化有機(jī)結(jié)合的新型教育、學(xué)習(xí)和研究的校園檔案平臺。信息化檔案管理是以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)為最新理論指導(dǎo)，按照信息社會和我國檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。本文從中職學(xué)校檔案工作檔案信息化建設(shè)的重要意義出發(fā)，對中職院校開展檔案信息化建設(shè)工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，并對中職學(xué)校檔案信息化的建設(shè)提出了有效措施，希望對推進(jìn)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供一定的參考。

2 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要性

對于學(xué)校而言，檔案是非常重要的信息來源，因此檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分。首先，中職學(xué)校檔案中記載了全校師生員工的德、勤、績，真實客觀的記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史的載體。其次，中職學(xué)校檔案中匯集了學(xué)校在發(fā)展進(jìn)程中所有的知識成果，具有十分巨大的開發(fā)利用價值，是學(xué)校建設(shè)重要的依據(jù)和參考。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也逐漸進(jìn)入了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代。檔案的信息化建設(shè)對學(xué)校的發(fā)展有很大的影響。首先，檔案信息化打破了傳統(tǒng)的檔案利用方式，人們能夠利用網(wǎng)絡(luò)隨時隨地的查看檔案信息。其次，檔案信息化使檔案的歸檔工作和查閱更加便利及時。最后，檔案信息化管理使得檔案工作從檔案實體的管理編程了信息控制，對檔案的工作職能產(chǎn)生了很大的影響。

3 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

首先，中職學(xué)校在檔案信息化建設(shè)上重視不夠，有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為中職學(xué)校規(guī)模不大，檔案資料和文件數(shù)量不多，因此信息化建設(shè)沒有必要。并且許多檔案管理人員身兼數(shù)職，不能專職做檔案工作，因此對檔案信息化建設(shè)并不上心。其次，即使是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有意向進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，在學(xué)校中也缺少專門人才負(fù)責(zé)這項工作。當(dāng)前中職院校的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平相對低下，缺乏專業(yè)的檔案信息化管理知識，因此無法勝任學(xué)校檔案信息化建設(shè)的要求。再次，在檔案信息化建設(shè)過程中需要投入一定的經(jīng)費(fèi)，為本來經(jīng)費(fèi)十分緊張的中職院校加重了負(fù)擔(dān)。因此，必須采取有效的措施，才能夠真正的開展中職院校檔案信息化建設(shè)，才能夠通過檔案信息化建設(shè)為學(xué)校師生帶來更多的資源。

4 對中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的建議

4.1 加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視程度

中職院校要想進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先需要提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要意義，認(rèn)識到檔案信息化為學(xué)校發(fā)展帶來的諸多優(yōu)勢，大力支持檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員也必須更新觀念，盡快改進(jìn)管理模式，學(xué)習(xí)新的檔案管理知識，不斷提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能，盡早將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理、數(shù)據(jù)庫建立、檔案檢索與應(yīng)用當(dāng)中。

4.2 加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入與技術(shù)運(yùn)用

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入是保證檔案信息化建設(shè)的基本前提條件。在檔案信息化建設(shè)過程中，必須投入充足的計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備以及聲像處理設(shè)備等等硬件設(shè)施，同時還要購買或者合作開發(fā)適合中職院校使用的軟件管理系統(tǒng)。除此之外，還要注意網(wǎng)絡(luò)安全方面的工作，要建立完善的數(shù)據(jù)備份、防火墻、防病毒、密碼技術(shù)以及身份認(rèn)證等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全措施。

4.3 積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)

首先，加強(qiáng)電子文檔的歸檔管理是構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的基本工作。在學(xué)校中，應(yīng)該大量推進(jìn)電子文件全文歸檔工作的進(jìn)行。學(xué)校必須將電子文件歸檔工作納入到日常工作當(dāng)中，盡快將電子文件的歸檔與管理工作開展起來。并且要能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全文查閱、資源共享、下載等功能，從而提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。另外，對于之前形成的紙質(zhì)文件，要建立起電子文件，并且移交。在電子文件歸檔工作進(jìn)行的過程中，學(xué)校要加強(qiáng)監(jiān)督管理，保證文件資料的真實性和完整性。另外，學(xué)校還要積極推進(jìn)室藏檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而有效的實現(xiàn)檔案全文信息的檢索。學(xué)校的檔案室也要利用掃描、翻拍等手段將館藏珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，從而納入到檔案信息庫當(dāng)中。

5 結(jié)束語

檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新及檔案管理信息化建設(shè)對實現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理工作的高效化和社會化有非常突出的現(xiàn)實意義。中職院校領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且加大對檔案信息化建設(shè)的投入，保證中職院校檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

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