企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

張俊玲

摘 要：本文分析了企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中存在的問題 ，提出了建設(shè)檔案信息化的意義和原則，探討了企業(yè)在檔案信息化管理中的安全保密措施，并對企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作提出新設(shè)想，以供各位參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；軟件技術(shù)

近年來，隨著我國經(jīng)濟突飛猛進的發(fā)展，企業(yè)信息化也取得較快的發(fā)展，尤其是檔案信息化建設(shè)如雨后春筍方興未艾，但是仍然存在一些問題和不足需要改進，故此研究探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)，旨在加強企業(yè)對檔案信息化管理的控制，以確保企業(yè)信息化的安全性、保密性以及經(jīng)濟性。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在問題

企業(yè)要發(fā)展，信息是其發(fā)展的動力，而信息化建設(shè)是其大力發(fā)展必經(jīng)之路，在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案信息化建設(shè)越來越成為企業(yè)良好發(fā)展的重中之重。然而筆者對大多的企業(yè)檔案信息管理進行了必要的調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，在建設(shè)企業(yè)檔案信息化過程中，由于企業(yè)多方面的客觀原因和自身的技術(shù)力量薄弱導致存在諸多問題。

1.1 企業(yè)自身基礎(chǔ)條件較差，技術(shù)薄弱、資金供給不足， 技術(shù)人才匱乏

大多企業(yè)對檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量參差不齊，大部分企業(yè)面臨著數(shù)字化信息資源較少、應有的技術(shù)和設(shè)備沒有足夠的保證的不良現(xiàn)狀。將企業(yè)紙質(zhì)版檔案進行電子版化，從而實現(xiàn)檔案資源共享的效能，確實是目前企業(yè)急需思考解決的問題。大多的企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)過程中明顯存在信息化技術(shù)管理人才缺乏和信息資源開發(fā)不夠充足的困境。對于一個企業(yè)來說，為了節(jié)約資金不愿意在檔案信息化建設(shè)中投入大量的資金，從而造成檔案信息化建設(shè)資金嚴重不足，足夠成為引發(fā)上述問題的主要根源。

1.2 信息化建設(shè)規(guī)范及標準缺乏

企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中離不開有效的組織和科學的規(guī)劃，故此需要建立完善統(tǒng)一的信息化建設(shè)標準和規(guī)范，保證企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)范性要求。目前對于大多數(shù)企業(yè)來說，都缺少科學的規(guī)劃和組織，導致各自當政，信息化建設(shè)步伐緩慢現(xiàn)象時有發(fā)生，最普遍的問題是低水平的搞重復性的建設(shè)。由于缺乏科學的規(guī)劃和組織管理，會嚴重阻礙企業(yè)檔案管理的主動性，因而很難實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的預定目的。

1.3 檔案管理和其他信息管理銜接不利

目前我國大多企業(yè)檔案管理信息化程度不高，管理體制出現(xiàn)障礙，主要是由于各個管理環(huán)節(jié)、以及各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)相互之間聯(lián)絡(luò)的有效性低，并且同其他的信息管理銜接不利導致的。

1.4 檔案管理復合型技術(shù)人才缺乏

檔案管理信息化需要具有較強的技術(shù)性，但是目前我國大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平較低，檔案管理人員專業(yè)知識不強，信息技術(shù)知識掌握不硬，因而無法適應企業(yè)現(xiàn)代化信息管理要求。

1.5 對檔案資源的運用只是局限在利用計算機管理的檔次

盡管信息技術(shù)發(fā)展日益迅速，但是在我國企業(yè)中，檔案信息管理的實戰(zhàn)操作經(jīng)常出現(xiàn)同文書處理以及生產(chǎn)實踐脫節(jié)，結(jié)合不利，檔案信息化管理水平低，其管理效率日趨低下，是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的固疾，期望實現(xiàn)文檔一體化管理模式更是舉步維艱。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的今后設(shè)想

（一）建立完善統(tǒng)一而且高效的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)。按照統(tǒng)一管理統(tǒng)一規(guī)劃的原則，建立行業(yè)范圍內(nèi)的統(tǒng)一檔案管理標準體系，具體包括檔案管理框架、檔案管理步驟流程、檔案管理統(tǒng)一標準和規(guī)范、以及統(tǒng)一協(xié)調(diào)的信息化管理平臺，構(gòu)建行業(yè)機關(guān)各個職能部門和各個直屬單位以及局屬的各個二級單位和三級單位的統(tǒng)一的完善的檔案信息化管理模式，并且構(gòu)建出包括行業(yè)機關(guān)二級以及三級單位的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)站，滿足下屬各個單位的檔案管理的專業(yè)化要求，并且保證館室相互之間銜接有效。

（二）做好庫藏紙質(zhì)檔案信息化的數(shù)字化管理。對庫藏紙質(zhì)版檔案管理實施數(shù)字化是企業(yè)檔案管理信息化的重點核心內(nèi)容，實施數(shù)字化管理，其工程量是非常巨大的，資金雄厚的企業(yè)可以拿出專項資金，建立專項的檔案數(shù)字化管理組織機構(gòu)，專項負責數(shù)字化管理工作。對于資金不足的企業(yè)，可以本著重要資源優(yōu)先的原則，盡量少購設(shè)備，對于極其重要的檔案資源采取優(yōu)先數(shù)字化管理，依次逐漸完善庫藏檔案的數(shù)字化處理，擴大其庫藏數(shù)字化的規(guī)模。對于紙質(zhì)版的實施數(shù)字化處理制作通常有兩種方式：一種是用計算機進行人工錄入，或者采取掃描儀進行掃描，經(jīng)過字符識別軟件進行識別，從而制作成文本；另一種通常將檔案文檔的每頁當做一張圖片，用掃描儀按頁掃描并錄入計算機制作成為圖形文檔，目前采用第二種方式的居多。但是這種方式對于科技文檔來說有其弊病和不便，對于科技圖樣文件進行再設(shè)計帶來不便，從而受到技術(shù)人員的質(zhì)疑和反對。因此，在實施項目檔案數(shù)字化時，負責數(shù)字化工作的主要負責人要及時和相關(guān)的項目責任人溝通達成共識，形成書面協(xié)議，通常采用兩種方式相結(jié)合的的辦法進行檔案的數(shù)字化處理，既方便檔案的信息管理和保護，也方便技術(shù)人員的在使用。

（三）有關(guān)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的一些成果，比如檔案信息化的建設(shè)體系的標準規(guī)范以及相關(guān)的一些制度，可以作為完善數(shù)字檔案館以及傳統(tǒng)檔案管理理論的依據(jù)，并且在檔案信息化建設(shè)中積累的經(jīng)驗，可以在各個單位檔案信息化建設(shè)中彼此借鑒采納。

（四）在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還要考慮其安全性和經(jīng)濟性，病毒是計算機網(wǎng)絡(luò)世界中很難應對的，令人頭疼的大事，故此，我們要高度保證檔案信息的安全有效，檔案館和圖書館的信息使用是有所區(qū)別的，圖書館的信息是面對大眾的，而檔案信息的使用是有嚴格要求，需要嚴格控制的，故此對安全保密提出嚴格的要求，這就需要在制度管理以及技術(shù)支持等方面采取相關(guān)的措施，從而保證檔案信息的安全性和保密性。

（五）企業(yè)在進行檔案數(shù)字化處理加工中，需要根據(jù)企業(yè)自身的檔案使用情況，合理規(guī)范數(shù)字化檔案管理的范圍。如果進行全范圍的數(shù)字化檔案管理，務(wù)必增大了人力、物力以及資金的投入，這樣會給多數(shù)企業(yè)帶來很大的困難。在檔案數(shù)字化管理工作中，對于那些形成時間早的、影響力度大的、有典型特點的檔案，還有那些利用價值大，使用頻次多，保管期長的檔案，要嚴格遵照先急后緩、重點突出的原則，需要及時編制檔案數(shù)字化管理計劃，按計劃分步驟開展檔案館的數(shù)字化工作。

（六）檔案管理軟件的選擇。在檔案信息化工作中，購買和開發(fā)檔案管理軟件是一個非常重要的環(huán)節(jié)，要避免圖快，圖全、圖省事的錯誤做法，避免浪費過多的人力和物力，卻達不到預期的要求。需要遵循實用的原則，并且綜合自身的資金情況、技術(shù)實力以及館室的規(guī)模，來合理開發(fā)和購買檔案管理軟件。如果資金雄厚豐足，可以購買比較成熟的軟件。在企業(yè)購買選擇軟件時，還要和自身的管理方式相適應，保證檔案數(shù)字化管理方便科學，近幾年來，出現(xiàn)諸多優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)軟件比如著名的有蘭臺、還有飛揚、以及珠海泰坦等等檔案管理系統(tǒng)軟件，這些諸多軟件各具特色，各自的側(cè)重點有所不同。利用檔案管理軟件的通用性，企業(yè)可以自行調(diào)整，一般要根據(jù)企業(yè)自身的管理模式，專業(yè)的特征以及工作流程合理調(diào)整，比如庫結(jié)構(gòu)修改功能、報表設(shè)計功能、字段增減功能、以及權(quán)限設(shè)置功能的設(shè)置等等，這些檔案管理軟件功能在開發(fā)商以及用戶的共同努力下日趨完善。

6 結(jié)束語

在企業(yè)的日益發(fā)展中，要不斷提高其信息化建設(shè)，特別是加大對檔案信息化建設(shè)工作的重視，嚴格企業(yè)檔案信息化管理體系，從而促進企業(yè)檔案信息化管理水平的提高，為企業(yè)經(jīng)濟振興提供有力支撐。

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