做好企業(yè)檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

姜兆玉

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)管理的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)企業(yè)發(fā)展歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用.而目前企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展需要。做好企業(yè)檔案工作要健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、立卷程序規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；現(xiàn)狀；措施；辦法

企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)非常重要的財(cái)富，內(nèi)容涉及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、行政、黨務(wù)、技術(shù)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)等各個(gè)方面，而且很多檔案都具有非常強(qiáng)的機(jī)密性和使用性。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)企業(yè)發(fā)展歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案管理工作做好了，可以為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性依據(jù)；同時(shí)有利于社會(huì)各界認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做好檔案管理工作的目的是立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，指導(dǎo)企業(yè)的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)企業(yè)檔案管理工作人員工作熱情的目的。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的影響力具有重要意義。

然而在對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上很多人存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，對(duì)這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。目前大部分的企業(yè)檔案管理都是采用一臺(tái)電腦一套軟件的工作管理模式，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展需要。主要原因有以下幾點(diǎn)：一是部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，人力、物力、財(cái)力投入少；二是一些企業(yè)雖然購(gòu)置了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，造成了資源的浪費(fèi)；三是領(lǐng)導(dǎo)重視和監(jiān)管力度不夠，檔案仍按手工進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化管理程序。當(dāng)前企業(yè)檔案管理的不規(guī)范主要存在以下幾方面的問(wèn)題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集資料以行政方面為主，其余資料能收多少收多少；二是檔案整理不規(guī)范，檔案人員交替頻繁，且大多沒(méi)有接受專(zhuān)門(mén)檔案知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案整理較為混亂，檔案資料的漏失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。此外，在檔案歸檔時(shí)間上，有時(shí)會(huì)幾年檔案累積起來(lái)一次整理，既不符合檔案整理要求，也不便于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范。有的企業(yè)檔案室沒(méi)有建立規(guī)范的檔案借閱制度，借出的檔案往往不能按期歸還甚至找不回借出的檔案。

加強(qiáng)檔案管理工作，更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1 建立健全檔案管理制度

檔案種類(lèi)繁多，形式各異，主要有經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、行政、黨群、產(chǎn)品、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、聲像等門(mén)類(lèi)檔案，要實(shí)行規(guī)范化的管理，就必須建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備，檔案存放必須要有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，并設(shè)有專(zhuān)門(mén)檔案裝具便于存放查找，同時(shí)也應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，系統(tǒng)、準(zhǔn)確地提供、滿(mǎn)足檔案利用工作的需要。庫(kù)房?jī)?nèi)要常通風(fēng)，每天監(jiān)測(cè)溫濕度，定期除塵殺菌，庫(kù)房?jī)?nèi)禁煙禁火種，切實(shí)做到庫(kù)房安全“九防”要求，即做到防水、防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防潮，以確保檔案安全和延長(zhǎng)檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，制定領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總要求，具體制定各項(xiàng)檔案管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)指定專(zhuān)人管理企業(yè)檔案，檔案員應(yīng)深入了解企業(yè)各科室主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)各科室業(yè)務(wù)檔案建立統(tǒng)一立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理，歸檔、文件標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，便于保存和查找利用。最后要嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，確保檔案及時(shí)按時(shí)歸還，防止檔案流失。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開(kāi)，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須使企業(yè)檔案工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的知識(shí)，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣枯燥，重復(fù)工作多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用現(xiàn)代化手段整理檔案，使用專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，如天津的津科軟件等，可實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)掃描并建立目錄索引，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了檢索速率和工作效率，也延長(zhǎng)了檔案使用壽命。

3 嚴(yán)格把關(guān)紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量

在檔案整理歸檔過(guò)程中，文件材料的收集是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷問(wèn)題與檔案裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素，因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，一方面要解決好立卷方法問(wèn)題，以便于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面，要解決好案卷裝訂的質(zhì)量問(wèn)題，以便于檔案規(guī)范化管理。

綜上所述，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，樹(shù)立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度，開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)利用，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供助力。endprint