高職院校辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

摘要：隨著高職院校信息化建設(shè)的深入開展，各個部門都有較為成熟的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。但是，這些系統(tǒng)之間相對獨立，使得數(shù)據(jù)不能有效共享，形成了一個個“信息孤島”，造成了資源的重復(fù)和浪費。針對這個問題，在分析辦公軟件的國內(nèi)外現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，重點研究和探討了基于工作流的辦公系統(tǒng)，對推進(jìn)高職院校辦公系統(tǒng)的發(fā)展具有實際意義。

關(guān)鍵詞：辦公系統(tǒng)；工作流引擎；信息推送

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）19-4610-03

辦公軟件是一個單位或機(jī)構(gòu)日常工作的集合。起初，學(xué)院內(nèi)的所有工作都是在部門之間協(xié)調(diào)進(jìn)行，需要人員頻繁跑動，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信的發(fā)展，人們打破傳統(tǒng)的工作模式，通過新的理念利用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。原來需要不少時間才能傳到的一個消息，現(xiàn)在通過辦公系統(tǒng)鼠標(biāo)點擊一下便可以實現(xiàn)。隨著軟件技術(shù)的不斷完善，辦公軟件也不在僅僅限于通信，功能在不斷擴(kuò)充，會根據(jù)企事業(yè)單位的工作流創(chuàng)建一個切實可行的系統(tǒng)。辦公軟件的使用大大提高了企事業(yè)的辦事效率。

1 職院校辦公系統(tǒng)需求

設(shè)計和開發(fā)系統(tǒng)的目的是為了讓用戶使用該系統(tǒng)，因此系統(tǒng)在設(shè)計時必須要最大可能的滿足用戶的需求。需求分析在系統(tǒng)開發(fā)過程中的起到了方向性、決策性的作用，只有深刻了解用戶，調(diào)查清楚用戶的功能需求，才能開發(fā)出用戶滿意的系統(tǒng)，才能讓整個系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。只有需求分析搞明白了，我們才能深入的對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計和實現(xiàn)。為了保證系統(tǒng)開發(fā)成功，并能夠低成本高效率的投入使用，通過了解院系各人員的需求，對高職院校辦公系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的分析。

1.1 功能需求

某高職學(xué)院設(shè)10多個系（院、校）及基礎(chǔ)教學(xué)部、思想政治理論教學(xué)部、繼續(xù)教育學(xué)院等3個教學(xué)部，四十多個專業(yè)，在校生1.9萬余人。學(xué)院的日常管理、公文流傳、申批材料等事項都是按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行的，這些既不能體現(xiàn)現(xiàn)代化辦工的高效性，同時也浪費了很大的人力財力，為使學(xué)院的管理規(guī)范化、科學(xué)化，必須有一套與之相適應(yīng)的辦公管理系統(tǒng)來維系學(xué)院正常的運轉(zhuǎn)，提高辦公效率。為此學(xué)院開發(fā)了一套能與學(xué)院日常管理相適應(yīng)的系統(tǒng)來實現(xiàn)高效辦公。

針對該院各項具體工作的工作流和信息流進(jìn)行科學(xué)和全面的規(guī)劃、管理和控制，為各個相關(guān)部門提供多人溝通、共享、協(xié)同辦公的統(tǒng)一管理平臺，其中的信息實時推送功能縮短了辦公業(yè)務(wù)的處理時間，自由靈活定制多種工作流的功能便于規(guī)范化、最大化地將校內(nèi)各項工作搬到辦公系統(tǒng)中來，比如：請假、用車、征訂教材等各項工作，確定工作流程后，經(jīng)過多人協(xié)同、逐級審批等步驟可以在最短時間內(nèi)完成工作，提升了我院各項工作的便捷程度和辦公效率。

系統(tǒng)共有六個子功能模塊，分別是“公文管理”、“郵件管理”、“工作日程管理”、 “文檔管理” 、“工作流程管理”和“系統(tǒng)管理”等。實現(xiàn)高職院校的工作流和信息流跟蹤管理，為高職院校各部門進(jìn)行方便、快捷、低成本的辦公提供支持。公文管理中包括發(fā)文、收文等；工作日程管理包括通知通告，制度，新聞，資訊等；文檔管理包括文件分類，文件管理，office 在線管理等；系統(tǒng)管理包括權(quán)限的管理，角色的管理等。

1.2 性能及安全需求

辦公系統(tǒng)基于B/S模式，架設(shè)在學(xué)校的校園網(wǎng)上，操作方便。對領(lǐng)導(dǎo)、教師和管理人員等不同崗位的人員來說，獲得帳號后直接打開瀏覽器就可以登錄學(xué)院辦公系統(tǒng)。功能簡潔易懂，操作流程清晰，使用方便。

1） 系統(tǒng)方便易用，采用直觀形象的圖形化界面接口[9]，界面菜單和提示都是漢字，方便用戶學(xué)習(xí)使用。

2） 系統(tǒng)擴(kuò)充性完善，可以支持無數(shù)部門，且運行穩(wěn)定。

3） 采用身份認(rèn)證方式，確保合法用戶登錄系統(tǒng)。

4） 采用基于角色的訪問控制模式，避免合法用戶誤操作造成數(shù)據(jù)損壞，同時授權(quán)方式靈活，減少了系統(tǒng)管理員工作量。

1.3 關(guān)鍵技術(shù)

1.3.1 工作流技術(shù)

工作流技術(shù)（Workflow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機(jī)以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示，并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個參與者之間，利用計算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或是任務(wù)。工作流技術(shù)就是將日常生活中各部門之間的工作流程網(wǎng)絡(luò)化。它需要規(guī)范的工作流程管理來實現(xiàn)，根據(jù)一定的規(guī)則，使信息、文件或不同的任務(wù)在各個執(zhí)行者之間執(zhí)行和傳遞。工作流程是工作計劃、開展、實施、管理、監(jiān)控、反饋的整個過程。本系統(tǒng)中工作流程可以自定義，根據(jù)不同的工作業(yè)務(wù)，可自由設(shè)置流程長度、節(jié)點、參與者、參與者權(quán)限、節(jié)點工作內(nèi)容。

1.3.2 Webservice技術(shù)

Webservice技術(shù)主要是用來消除操作系統(tǒng)、各組件模型和編程語言之間的差異的，是一種基于XML的消息處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)通訊的基本方式。Webservice技術(shù)建立在一些只涉及到操作系統(tǒng)的協(xié)議之上，這些協(xié)議有HTTP，XML，UDDI等。

1.3.3 Ajax技術(shù)

Ajax的工作原理相當(dāng)于在用戶和服務(wù)器之間加了—個中間層，把原來在服務(wù)器執(zhí)行的一些功能轉(zhuǎn)移到客戶端來執(zhí)行，如此可以實現(xiàn)客戶端與服務(wù)器的負(fù)載均衡，減輕帶寬壓力和服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，從而達(dá)到節(jié)約ISP的空間及帶寬租用成本、加快相應(yīng)速度的目的。

2 系統(tǒng)設(shè)計

高職院校辦公系統(tǒng)的最基本的功能就是提供學(xué)院各部門，各位教師高效辦公的平臺，該系統(tǒng)是B/S設(shè)計模式，使用Ajax、數(shù)據(jù)流等關(guān)鍵技術(shù)，本系統(tǒng)主要實現(xiàn)的功能包括六大模塊，各位教師需要以自己的用戶名、密碼登錄到系統(tǒng)中，進(jìn)行不同的操作。

2.1 系統(tǒng)總體設(shè)計

計算機(jī)體系結(jié)構(gòu)對計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的功能和性能有很重要的影響，它的發(fā)展經(jīng)歷了4個階段：主機(jī)/終端模式、文件/服務(wù)器模式、客戶/服務(wù)器模式和瀏覽器/服務(wù)器模式?？紤]到三層B/S模式的優(yōu)點以及高職院校辦公系統(tǒng)的特點，決定采用結(jié)構(gòu)實現(xiàn)高職院校辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)總體設(shè)計圖如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)總體設(shè)計圖

辦公系統(tǒng)面向全校教職員工，用戶在該平臺下通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收有關(guān)信息，在線處理的各項工作，再根據(jù)自己的職責(zé)權(quán)限，管理各種申請、查詢和統(tǒng)計報表的輸出打印等。高職院校辦公系統(tǒng)的主要功能模塊有：公文管理模塊、郵件系統(tǒng)模塊、工作日程管理模、文檔管理模塊、工作流程管理模塊以及系統(tǒng)管理模塊。

2.2 系統(tǒng)功能描述

在對高職院校的工作流程充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，開發(fā)本軟件?？蓪崿F(xiàn)高職院校工作流和信息流的自動維護(hù)和管理 ，主要包含六大功能模塊：

1） 公文管理模塊

可發(fā)文擬稿、發(fā)文審批、查看發(fā)文信息、收文提醒、簽收公文、查看公文等。

2） 郵件管理模塊

可實現(xiàn)接收郵件查看、回復(fù)、管理、新郵件編輯、草稿管理、垃圾郵件管理、已發(fā)郵件管理等功能。

3） 工作日程管理模塊

可實現(xiàn)工作日程查看、創(chuàng)建新日程、管理工作日程、按日程顯示、查看萬年歷、日程提醒等功能。

4） 文檔管理模塊

可實現(xiàn)新建上傳文件、查看他人共享文件、文件分類管理、office在線文檔建立和查看等功能。

5） 工作流程管理模塊

可實現(xiàn)新建工作流程、查看我的申請、工作流程審批、查看批閱、工作流程退回、重新審批等功能。

7） 系統(tǒng)管理模塊

可實現(xiàn)基本系統(tǒng)框架設(shè)置、用戶及角色管理、用戶權(quán)限管理、工作流管理以及公文模型管理等功能。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

3.1 使用Ajax技術(shù)改進(jìn)用戶體驗

高職院校辦公系統(tǒng)中，有很多需要用戶輸入的地方，而用戶的輸入雖然很可能在一個大范圍的區(qū)域內(nèi)，但是這個范圍比較大，使用下拉列表不太合適，并且下拉列表的方式限定了用戶必須在列表內(nèi)選擇。這種情況下我們使用Ajax制作了具有漸進(jìn)提示的文本框，辦公系統(tǒng)中凡是有類似需求的輸入框都采用了這種方式。因此，Ajax技術(shù)的應(yīng)用是非常重要的。

3.2 權(quán)限管理模塊的實現(xiàn)

權(quán)限管理中的各部分都有其相對應(yīng)的權(quán)限名稱，權(quán)限地址，以及各部分的管理。在整個辦公系統(tǒng)中，權(quán)限管理模塊的實現(xiàn)是非常重要的。

在權(quán)限管理中，對于數(shù)據(jù)庫的增、刪、改、查是十分重要的，可以借助適當(dāng)?shù)墓ぞ邔崿F(xiàn)對RBAC角色的管理。在RBAC安全策略中，每個角色可以有多種特權(quán)，每種特權(quán)是對一個或者多個用戶執(zhí)行的操作。

3.3 工作流程管理模塊的實現(xiàn)

工作的流程是工作流程管理是辦公系統(tǒng)中十分重要的一個模塊。在辦公過程中，確定工作流程后，經(jīng)過多人協(xié)同、逐級審批等步驟可以在最短時間內(nèi)完成工作，提升了我院各項工作的便捷程度和辦公效率。

工作流程功能簡單描述如下：

1） 新建工作流程

通過“我的工作流程”—>“新建工作流程”，可以開啟一個工作流程。

2） 我的申請

在“我的申請”中可以查看到當(dāng)前用戶提出的流程申請，點擊標(biāo)題或“查看”，可以查看到自己提出的工作流程申請。

3） 工作流程審批

如果當(dāng)前用戶是某個工作流程的指定審批人員，則會得到系統(tǒng)推送的提示信息。點擊提示信息或“我的工作流程”—>“我的批閱”，可以看到需要自己批閱的工作流程列表。點擊標(biāo)題，或“查看”按鈕，可以查看具體詳情，并設(shè)定批閱意見。

4） 查看批閱過的工作流程

在“我的工作流程”—>“已經(jīng)批閱”中可以看到所有自己審批過的工作流程列表。

5） 工作流程退回

如果工作流程在某一個步驟被退回，則退回前一級用戶會及時收到系統(tǒng)通知，并可以在“我的批閱”中看到列表。

6） 重新審批

一旦工作流程被退回，就需要重新審批。點擊流程列表中的標(biāo)題，可以查看申請正文及審批各個節(jié)點意見。

3.4 系統(tǒng)安全性考慮

高速率是網(wǎng)絡(luò)追求的一個目標(biāo)，然而網(wǎng)絡(luò)安全也覺不容忽視。本系統(tǒng)所在校園網(wǎng)絡(luò)在保證高速的同時也通過一些方法提高了網(wǎng)絡(luò)安全性。

1） 校園網(wǎng)中均采用私有地址段進(jìn)行地址規(guī)劃。學(xué)院各部門在局域網(wǎng)通信中均采用私有地址，只有當(dāng)和外網(wǎng)通信時，才會在網(wǎng)絡(luò)邊緣設(shè)備進(jìn)行地址轉(zhuǎn)換。私有地址的使用把內(nèi)網(wǎng)結(jié)構(gòu)很好的隱藏了起來。

2） 防火墻過濾外來數(shù)據(jù)包。在網(wǎng)絡(luò)主干上架設(shè)有防火墻，對于外來的所有數(shù)據(jù)包均要經(jīng)過防火墻的檢查，降低了對于內(nèi)網(wǎng)的入侵。

3） 利用防毒墻防止內(nèi)網(wǎng)病毒傳播。在局域網(wǎng)內(nèi)部部署有防毒墻，對于內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)流量進(jìn)行檢查，防止病毒大范圍傳播。

4） 強大的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)。局域網(wǎng)數(shù)據(jù)都在網(wǎng)絡(luò)管理軟件監(jiān)測下傳輸，網(wǎng)絡(luò)管理員可以追查到不法數(shù)據(jù)包的發(fā)送者。

4 結(jié)束語

本系統(tǒng)已經(jīng)成功在幾所高職院校實施并穩(wěn)定運行，提高了高職院校辦公效率，節(jié)約了辦公經(jīng)費，推進(jìn)了數(shù)字化校園的進(jìn)程，為學(xué)校的信息化建設(shè)做出了貢獻(xiàn)。隨著高職院校辦學(xué)層次的提高、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)校管理難度和復(fù)雜度也隨之進(jìn)一步加大。加強學(xué)校的規(guī)范化管理，建立起科學(xué)、高效的辦公流程，對高職院校的良性發(fā)展意義重大。本系統(tǒng)解決了大部分高職院校辦公系統(tǒng)存在的辦公流程單一固定、不透明的情況，協(xié)作部門間無法實現(xiàn)有效數(shù)據(jù)共享，協(xié)調(diào)溝通不暢及監(jiān)督不到位等問題，具有良好的推廣應(yīng)用前景。

（下轉(zhuǎn)第4628頁）

（上接第4612頁）

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