關(guān)于完善高校后勤內(nèi)部控制的思考

周立宏

【摘 要】隨著國家對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理要求的不斷提高和高校后勤部門改革的不斷深化，客觀上要求高校后勤單位必須建立和完善內(nèi)部控制制度，規(guī)范后勤經(jīng)營管理行為，防范經(jīng)營管理風險，提高經(jīng)營效果和管理效率。而我國目前高校后勤內(nèi)部控制管理薄弱的現(xiàn)狀，已經(jīng)嚴重影響了高校后勤單位健康地、科學地、可持續(xù)地向前發(fā)展。本文通過對我國高校后勤內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和存在的問題進行分析，結(jié)合作者自身的工作經(jīng)驗和體會，提出相應的內(nèi)部控制管理的建議與對策。

【關(guān)鍵詞】高校；后勤部門；內(nèi)部控制；重要性；現(xiàn)狀；建議

一、高校后勤部門加強內(nèi)部控制管理的必要性

1.財政部《規(guī)范》要求高校后勤加強內(nèi)部控制管理

2012年11月29日，財政部以財會（2012）21號文件發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，并規(guī)定自2014年1月1日起開始實施。該規(guī)范適用于各級黨政機關(guān)、人民團休和事業(yè)單位經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制。高校后勤部門無論是獨立運作的法人實體，還是引入企業(yè)化管理理念的后勤集團，或者是二種運作形式兼而有之的后勤部門，在業(yè)務、財務管理、資產(chǎn)管理等方面都與高校本身有著脫不開的關(guān)系，所以高校后勤部門它作為高校的一部分，不可避免的需要遵照《規(guī)范》執(zhí)行，這就把加強高校后勤內(nèi)部控制管理提高到了法律制度要求的高度。

2.頻繁出現(xiàn)的各種腐敗現(xiàn)象要求高校后勤加強內(nèi)部控制管理

高校后勤服務范圍廣，涉及餐飲、酒店賓館、建筑維修、園林綠化、交通運輸、基建施工等各個方面；隨著規(guī)模日漸擴大，可調(diào)配的資源不斷增加，基建設(shè)施投資急劇擴張，物資采購大量上升。高校后勤這種掌握著大量資金與資產(chǎn)的部門，其中蘊含了很多誘發(fā)不正之風和腐敗的因素，造成高校后勤部門違法違紀經(jīng)濟案件不斷增加，為防止高校后勤運營過程中高校資產(chǎn)流失，利益被侵占，防范各種舞弊事件的發(fā)生，也要求我們要加強高校后勤內(nèi)部控制管理。

3.保持社會化改革的可持續(xù)性發(fā)展要求高校后勤加強內(nèi)部控制管理

隨著市場競爭的加劇和高等教育的變化發(fā)展，高校后勤的社會化改革也需要與時俱進不斷進行深化。但高校后勤服務對象的特殊性，使高校后勤在社會化改革中必然面臨著眾多的問題，不論是成立獨立法人實體的改革模式，還是融入企業(yè)管理思想的行政后勤集團的改革模式，要想使后勤改革科學地、可持續(xù)地發(fā)展，從而真正實現(xiàn)高校后勤的服務選擇市場化、服務供給社會化、服務監(jiān)管法制化、運營管理專業(yè)化、員工隊伍職業(yè)化，就必然要求高校后勤按照現(xiàn)代化企業(yè)制度來規(guī)范后勤各類經(jīng)濟行為，提高高校后勤的管理水平。而內(nèi)部控制是企業(yè)現(xiàn)代化管理的必然產(chǎn)物，建立有效的內(nèi)控體系是高校后勤部門社會化改革可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

二、高校后勤部門內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀

1.內(nèi)部控制建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，內(nèi)部控制體系缺失或不健全

（1）一些高校后勤管理者對內(nèi)部控制管理的重要性缺乏認知，他們重視經(jīng)營效果，忽視管理，缺少風險意識，對內(nèi)部控制管理認知不足，未把內(nèi)部控制管理提到足夠高度，缺乏把內(nèi)部控制作為加強高校后勤管理水平重要手段的理念。

（2）高校后勤部門的組織形式不健全。一方面我國高校后勤和高校之間的產(chǎn)權(quán)不清，還有相當一部分高校后勤為非獨立的法人，兩者之間的分權(quán)和制衡比較混亂，無法建設(shè)獨立的、完整的內(nèi)部控制架構(gòu)；另一方面，我國高校后勤缺少真正懂得流程管理優(yōu)勢，并擁有足夠經(jīng)驗和知識能夠設(shè)計優(yōu)秀流程管理的綜合性人才，他們還不能把業(yè)務流程建設(shè)與管理、科學評價和監(jiān)督審計有機結(jié)合起來，無法有效地把承擔內(nèi)部控制建設(shè)職責的決策層、監(jiān)督層、經(jīng)理層、內(nèi)部各職能部門以及全體員工有效統(tǒng)一起來。

（3）高校后勤部門各項管理制度缺失嚴重或制度較為粗放，很多業(yè)務管理活動和流程未經(jīng)過詳細的度量，沒有定量的控制，缺少對業(yè)務活動風險情況分析和關(guān)鍵控制點的掌控，更不要說管理活動和流程實現(xiàn)文檔化、標準化。在目前高校后勤內(nèi)部控制管理的這種現(xiàn)狀情況下，要想達到內(nèi)部控制的合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告真實性的目標、有效防范舞弊和預防腐敗，甚至提高高校后勤經(jīng)營和服務效率和效果以及實現(xiàn)高校后勤長遠戰(zhàn)略發(fā)展的目標，有很大的難度。

2.內(nèi)部控制實施過程中執(zhí)行力度和手段不到位

（1）內(nèi)部控制措施實施過程中各類業(yè)務的關(guān)鍵控制點設(shè)立或執(zhí)行不到位，不能針對關(guān)鍵控制點進行有效控制而減少相應風險。以筆者所在單位為例，一名餐廳經(jīng)理李某在1999年10月至2008年期間，利用截留下學生餐券款的形式，貪污66萬元。該貪污行為發(fā)生長達十年之久，但若采取餐券售賣與款項上交不同人辦理、或者是總帳會計加強稽查等任何一個環(huán)節(jié)加強關(guān)鍵控制點的內(nèi)部控制，都不會讓這類違法行為有如此之長的生存空間。

（2）作為內(nèi)部控制實施“終端”的信息化管理，存在著較大問題。一方面信息系統(tǒng)的建立與開發(fā)環(huán)節(jié)，和后勤單位實際業(yè)務流程管理與要求相脫節(jié)，使信息系統(tǒng)不能很好地為內(nèi)部控制管理服務。比如筆者所在后勤單位，就曾經(jīng)引進一酒店公寓管理系統(tǒng)，可由于自身內(nèi)部控制管理形式、要求和該信息系統(tǒng)不匹配，致使酒店公寓管理系統(tǒng)不能很好地實現(xiàn)單位對酒店公寓入住、退房及其過程中所產(chǎn)生的信息流和財務現(xiàn)金流的管理而慘遭淘汰；另一方面是信息系統(tǒng)運行維護和安全措施不到位，系統(tǒng)授權(quán)管理不當，導致信息泄露或毀損，使內(nèi)控系統(tǒng)無法利用信息技術(shù)實施有效控制。

3.內(nèi)部控制自我評價與監(jiān)督體系還不建全

（1）大多數(shù)后勤部門未成立專門機構(gòu)作為內(nèi)部控制評價部門，或者內(nèi)部控制評價部門缺乏獨立性、權(quán)威性和專業(yè)勝任能力，不能組織實施有效的內(nèi)部控制評價工作。

（2）雖然學校設(shè)有審計部門和紀委監(jiān)察部門對高校后勤相關(guān)業(yè)務活動進行監(jiān)察與審計，但由于內(nèi)部控制管理在高校剛剛起步，學校審計部門和紀委監(jiān)察部門沒有建立專門的內(nèi)部控制監(jiān)督與審計制度，審計或監(jiān)查部門在內(nèi)部控制監(jiān)督中的職責權(quán)限不明，也沒有制訂內(nèi)部控制監(jiān)督和審計的具體程序和要求，監(jiān)督與審計工作流于形式，不能起到真正的監(jiān)管作用。

（3）高校后勤部門進行自我評價與監(jiān)督審計的同時，沒有實行相應的績效考核與問責制度，造成發(fā)現(xiàn)的問題不能得到及時有效地解決。

三、完善高校后勤部門內(nèi)部控制管理的建議

1.營造良好的內(nèi)部控制管理氛圍，改善內(nèi)部控制建設(shè)基礎(chǔ)

（1）加強內(nèi)部控制管理知識的培訓，提升管理者和全體員工對內(nèi)部控制的認識，真正使內(nèi)部控制建設(shè)成為“一把手”工程，使全體員工真正參與到內(nèi)部控制的各個環(huán)節(jié)中去。加強對誠信和道德價值觀念的溝通與落實，使遵守制度的意識深入人心，治理層和管理率先垂范，引導人們“循規(guī)蹈矩”。

（2）理順高校后勤與高校之間的產(chǎn)權(quán)關(guān)系，合理設(shè)立內(nèi)部控制建設(shè)領(lǐng)導小組和內(nèi)部控制職能部門。內(nèi)部控制建設(shè)領(lǐng)導小組必須由高校后勤部門負責人擔任組長，負責內(nèi)部控制建設(shè)項目的總體指導，對內(nèi)部控制建設(shè)項目進行管理和監(jiān)督，積極推進解決內(nèi)部控制建設(shè)過程中的重點和難點問題等工作；在內(nèi)部控制建設(shè)初期和綜合人才缺乏的情況下，可以由財務部門牽頭暫行履行內(nèi)部控制職能部門的職責，隨著內(nèi)部控制體系建設(shè)的逐步深入，高校后勤部門應該設(shè)立專門的內(nèi)部控制職能部門，負責內(nèi)部控制在高校后勤內(nèi)部各部門之間的組織協(xié)調(diào)和日常性事務工作。

（3）高校后勤部門要在目前管理基礎(chǔ)之上，不急于未成，不照搬照抄經(jīng)驗，而是要認真梳理自己本單位的各類經(jīng)濟活動業(yè)務流程、明確業(yè)務環(huán)節(jié)、系統(tǒng)分析經(jīng)濟活動風險，確定風險點、選擇風險應對策略，并完善和優(yōu)化，甚至量化流程管理，從而相應建立健全內(nèi)部管理制度和控制措施，實現(xiàn)內(nèi)部控制與后勤經(jīng)濟活動業(yè)務的完美結(jié)合。

2.做好關(guān)鍵控制點風險分析，加強執(zhí)行力度與手段

（1）切實對后勤單位企業(yè)層面和業(yè)務層面的各類經(jīng)濟業(yè)務活動進行風險分析，找出關(guān)鍵控制點，并針對關(guān)鍵控制點風險建立應對控制措施，并確保其有效執(zhí)行，特別是加強各項業(yè)務中不相容職務相分離的控制、授權(quán)審批控制、財產(chǎn)保護控制、預算控制的切實有效執(zhí)行。

（2）內(nèi)部控制信息系統(tǒng)控制建設(shè)過程中，一方面要加強信息系統(tǒng)與后勤單位內(nèi)部業(yè)務的結(jié)合性，將單位服務經(jīng)營管理業(yè)務流程、關(guān)鍵控制點和處理規(guī)則嵌入信息系統(tǒng)程序中，實現(xiàn)手工環(huán)境下難以實現(xiàn)的內(nèi)部控制功能；另一方面，要建立信息系統(tǒng)用戶管理制度，加強對重要業(yè)務系統(tǒng)的訪問權(quán)限管理，定期審閱系統(tǒng)賬號，避免授權(quán)不當或存在非授權(quán)賬號，避免人為數(shù)據(jù)泄露或毀損，使信息系統(tǒng)真正成為強化內(nèi)部控制的助推力。

3.加強內(nèi)部控制的自我評價與監(jiān)督體制，落實問責制度

（1）建立獨立、權(quán)威、有專業(yè)勝任能力的內(nèi)部控制評價部門，切實對本單位內(nèi)部控制設(shè)計的有效性和運行的有效性進行自我評價，運用科學的內(nèi)部控制評價方法，科學合理地認定內(nèi)部控制缺陷，完成內(nèi)部控制評價報告。

（2）學校層面建立針對后勤部門的監(jiān)督與審計組織，明確其職責權(quán)限，制訂內(nèi)部控制監(jiān)督和審計的具體程序和要求，將對后勤單位監(jiān)督與審計工作落到實處，確保對后勤單位的監(jiān)督與審計工作有效開展。

（3）不論是高校后勤單位對內(nèi)部控制的自我評價，還是學校層面對內(nèi)部控制的監(jiān)督與審計評價，都必須實行績效評價與問責制。通過對各個業(yè)務管理流程中，關(guān)鍵控制點和控制措施的執(zhí)行情況的自我評價、監(jiān)督與審計，發(fā)現(xiàn)做得好地與差地，并將之與其業(yè)績考核聯(lián)系起來，對于造成一定損失的，還要依法追究其經(jīng)濟甚至刑事責任。從而做到內(nèi)部控制管理中事事有人管，事事有人負責的良性局面。

四、結(jié)語

總之，要將高校后勤部門的內(nèi)部控制管理當作一項可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)工程來建設(shè)，做到對內(nèi)部控制體系持續(xù)改進和不斷完善，確保內(nèi)部控制在設(shè)計、執(zhí)行、檢查和整改等各個環(huán)節(jié)，貫徹質(zhì)量保證的概念，在循環(huán)發(fā)展中不斷改進高校后勤內(nèi)部控制體系的設(shè)計和運行質(zhì)量，提高其有效性，實現(xiàn)高校后勤內(nèi)部控制的完美落地。從而使高校后勤單位各項經(jīng)濟業(yè)務，能夠在內(nèi)部控制的保駕護航下科學開展，使高校后勤社會化改革可持續(xù)性發(fā)展，為高校后勤部門創(chuàng)建與高校相適應的后勤保障體系提供有力保證。

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