基于移動(dòng)設(shè)備實(shí)現(xiàn)保密現(xiàn)場檢查無紙化的技術(shù)研究

閭貴花 歐陽建輝 王偉

(藍(lán)盾信息安全技術(shù)有限公司,廣東廣州 510180)

基于移動(dòng)設(shè)備實(shí)現(xiàn)保密現(xiàn)場檢查無紙化的技術(shù)研究

閭貴花 歐陽建輝 王偉

(藍(lán)盾信息安全技術(shù)有限公司,廣東廣州 510180)

隨著移動(dòng)設(shè)備的普及,更為輕便、續(xù)航能力更強(qiáng)的移動(dòng)設(shè)備已經(jīng)逐漸替代傳統(tǒng)的筆記本電腦成為了移動(dòng)辦公的最佳伴侶。對于機(jī)關(guān)單位日常的保密檢查工作而言,攜帶移動(dòng)設(shè)備去各地實(shí)施保密檢查將大大提高工作的效率,并可將原本紙質(zhì)的檢查報(bào)告與現(xiàn)代化的電子文檔結(jié)合起來,給實(shí)地檢查、點(diǎn)評以及后續(xù)的審查、統(tǒng)計(jì)工作提供更多的便利。同時(shí),移動(dòng)設(shè)備提供有手寫原始筆跡錄入、存檔功能,即用戶可以在文檔中加入手寫的批注以及簽名等,從而更有利于檢查的確認(rèn)和備案。

移動(dòng)設(shè)備 無紙化辦公 保密檢查

1 當(dāng)前保密檢查工作中存在的問題

保密檢查是保密工作管理的重要內(nèi)容,是加強(qiáng)保密工作的重要措施。保密現(xiàn)場檢查系統(tǒng)研發(fā)小組在前期對機(jī)關(guān)單位保密檢查工作流程細(xì)節(jié)走訪調(diào)研中發(fā)現(xiàn),由于一直以來保密行政管理部門所涉及的保密審查工作都是借助紙張和人工進(jìn)行的,在工作人員現(xiàn)場檢查過程中,會(huì)存在一些不足與問題,具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

(1)不利于檢查記錄文檔集中管理。當(dāng)前機(jī)關(guān)單位需要對多個(gè)單位進(jìn)行檢查,并且一個(gè)單位可能需要幾個(gè)工作人員共同進(jìn)行,那么將產(chǎn)生多份文檔,事后數(shù)據(jù)電子化的工作量大,以及可能有檢查結(jié)果錯(cuò)漏的情況發(fā)生。由于每份文檔都具有保留存底價(jià)值,幾年的累計(jì)后就有產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文檔,那么這時(shí)對文檔存放需要占據(jù)較多空間,對眾多文檔進(jìn)行集中管理也會(huì)非常不便。

(2)不利于文檔歸檔保存。目前現(xiàn)場檢查中使用都是紙質(zhì)文檔,紙張比較容易受到氣候、人為等因素影響,有可能引發(fā)文檔、數(shù)據(jù)丟失,造成機(jī)關(guān)單位工作上的不便。缺少有效的安全保障機(jī)制與信息化的歸檔方式,一旦需要查找數(shù)據(jù),就相當(dāng)繁復(fù)。

(3)不利于對檢查記錄的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,深度挖掘通過保密檢查發(fā)現(xiàn)的問題。目前對現(xiàn)場檢查文檔中數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),尚未實(shí)現(xiàn)完全利用信息化手段,同時(shí)隨著每年機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場檢查文檔逐步累積,導(dǎo)致對現(xiàn)場檢查文檔數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作需要消耗大量的人力、物力。

2 現(xiàn)場檢查無紙化的技術(shù)方法

為了更好協(xié)助機(jī)關(guān)工作人員日常的保密檢查工作,讓用戶由攜帶大個(gè)小個(gè)公務(wù)包轉(zhuǎn)變?yōu)橹恍钄y帶移動(dòng)設(shè)備去各地實(shí)施保密檢查,真正的解決保密檢查工作中存在的問題現(xiàn)場檢查到歸檔、集中管理、統(tǒng)計(jì)問題,提出以下解決方法。

2.1 針對歸檔保存存在的問題的應(yīng)對措施有

(1)生成各類檢查用文檔,根據(jù)預(yù)先在系統(tǒng)中設(shè)定好的各類文檔模板,用戶可以在移動(dòng)設(shè)備上生成相應(yīng)的實(shí)地檢查用電子文檔。文檔模板以客戶原有紙質(zhì)文檔為藍(lán)本制作,可滿足客戶在各類檢查工作的實(shí)際需求。

(2)手寫原始筆跡(簽名)錄入至檢查記錄,用戶可以在文檔中加入手寫簽名等,且文檔中的手寫原始筆跡的簽名是不可編輯修改的。

(3)當(dāng)場生成概括性結(jié)論文檔供現(xiàn)場打印,對于有需要現(xiàn)場生成概括性結(jié)論文檔的,系統(tǒng)可根據(jù)錄入的檢查結(jié)果當(dāng)場生成概括性結(jié)論文檔,以供用戶當(dāng)場打印、留檔備案。

(4)當(dāng)場查看歷史檢查記錄,可調(diào)出存有的歷史檢查記錄進(jìn)行查看,可以有針對性的重點(diǎn)檢查發(fā)生過的問題。

2.2 對于集中管理上存在的問題的應(yīng)對措施有

當(dāng)場對多份檢查報(bào)告進(jìn)行合并,當(dāng)多人同時(shí)進(jìn)行檢查時(shí),各人可持各自的移動(dòng)設(shè)備分別進(jìn)行檢查,并將檢查結(jié)果各自填寫入所持移動(dòng)設(shè)備的檢查報(bào)告中。在檢查結(jié)束后,可將各移動(dòng)設(shè)備上生成的檢查報(bào)告一一與該臺(tái)移動(dòng)設(shè)備的檢查報(bào)告進(jìn)行合并,從而便可當(dāng)場將多份檢查報(bào)告合成為一份檢查報(bào)告了。

2.3 對檢查記錄的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)對措施有

(1)當(dāng)場生成統(tǒng)計(jì)報(bào)告,根據(jù)已錄入的檢查結(jié)果當(dāng)場生成統(tǒng)計(jì)報(bào)告,以供用戶當(dāng)場對檢查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和點(diǎn)評,不再需要人工統(tǒng)計(jì)或事后統(tǒng)計(jì)。

(2)用戶可以選擇關(guān)鍵詞項(xiàng)和屬性項(xiàng)作為統(tǒng)計(jì)項(xiàng),以生成所需的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。系統(tǒng)將生成可直接打印的統(tǒng)計(jì)報(bào)表,以便用戶打印、匯報(bào)用。

同時(shí),用戶也可以選擇生成餅圖、柱狀圖等形象的圖形來顯示統(tǒng)計(jì)信息。

例如,用戶可以選擇生成2013年某類檢查各月的檢查總數(shù)、通過記錄數(shù)、未通過記錄數(shù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和柱狀圖。

2.4 此外,還應(yīng)具備以下功能

(1)采用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行記錄、管理現(xiàn)場檢查結(jié)果,能大大提供現(xiàn)場檢查的工作效率;方便的后臺(tái)導(dǎo)入,也降低了事后數(shù)據(jù)電子化的工作量,以及避免可能發(fā)生的檢查結(jié)果錯(cuò)漏等。

(2)提供手寫簽名功能,從而實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文檔一樣的不可抵賴性,為保證檢查結(jié)果的有效性、認(rèn)同性提供了充分的保障。

(3)結(jié)合移動(dòng)設(shè)備的攝影功能,系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)場掃描受檢設(shè)備上的二維碼并進(jìn)行信息比對,從而避免了人工錄入及比對,方便了檢查工作的進(jìn)行。同時(shí),還可以現(xiàn)場拍照、攝影,并將這些影像資料與檢查記錄掛鉤起來。相比使用數(shù)碼相機(jī)拍攝、事后掛鉤,更便捷。

3 結(jié)語

本文講述的是使用移動(dòng)設(shè)備去各地實(shí)施保密檢查,采集數(shù)據(jù),結(jié)合相應(yīng)管理數(shù)據(jù),將大大提高工作的效率。同時(shí),電子化的檢查記錄可以對保密檢查的信息化、數(shù)字化提供便利,更有利于今后對保密檢查記錄的留檔、審查、統(tǒng)計(jì),以及數(shù)據(jù)采集等。從而,可以大大減少機(jī)關(guān)單位對保密檢查記錄管理的日常工作量,并具備更全面、更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)采集能力。

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[2]張虹.淺析當(dāng)前無紙化辦公環(huán)境下的電子檔案管理[J].黑龍江史志,2009年08期.

[3]袁潮清.中國節(jié)能降耗途徑的節(jié)能效果測算及優(yōu)化研究[D].南京航空航天大學(xué),2010.