項目管理的“休閑”潮流

徐成彬+王小麗

“休閑”潮流的由來

早期，一些項目開發(fā)者在編寫項目方針和程序文檔上花費時間和資源，主要目的是為了安撫客戶。項目管理出現后，建立正式文檔大多也是為了給客戶看。

20世紀80年代初，是紙張文檔最為興盛的時期。為了符合規(guī)范，項目經理們快被書面工作淹沒了，繁忙的程度使他們幾乎沒有時間去參與實際的項目管理。

真正的成本節(jié)約發(fā)生在20世紀90年代初期，是隨著并行工程的發(fā)展得以實現。并行工程方法采用分段處理的方式，將工作分為幾個連續(xù)的系列，各系列同時展開，從而大大縮短了產品開發(fā)時間。這種變化增加了每個項目的風險程度，項目管理也退出了早期的實踐—正式項目管理的形式，正式的指南（guidelines）開始被清單（checklists）所取代。這種清單對細節(jié)描述較少，大多是概述性的。

也就是從這個時候起，非正式的管理方式開始走進人們的視線。正式項目管理和非正式項目管理兩者主要的不同點在于書面工作量的差異。方針和程序文檔的編寫代表了項目管理的正式性，清單則代表了非正式性。

事實上，從正式過渡到非正式，項目管理的組織文化也要發(fā)生轉變。

“休閑”的四個條件

非正式項目管理組織文化有四個基本要素：信任、溝通、合作和協作。

信任參與項目實施的每個人至關重要。早晨，當你開車去上班時，一路上也許踩了幾十次剎車。盡管你從來不認識設計剎車、制造剎車或安裝剎車的人，但你毫不擔心剎車能否管用。來到公司大樓后，盡管你不認識設計、制造、安裝和檢驗電梯的人，你還是按下電梯按鈕，欣然乘電梯到辦公室。此時，你已經將你的生命交給過無數個從來不認識的人?？墒?，當你坐在自己的辦公室，為什么拒絕團隊其他成員做出一個很小的決定呢？

信任是成功進行非正式項目管理關鍵。沒有信任，項目經理和項目發(fā)起人不得不要求進行所有書面工作，而這僅僅是為了確保參與項目的每個人都按照預先的指示工作。 信任在建立承包商/分包商與客戶之間的良好關系時同樣重要。當客戶和承包商之間的關系是建立在信任的基礎上時，雙方自然都獲得了眾多好處。

如果公司文化已經建立在相互信任的基礎上，項目經理的聘用和晉升不只是根據其技術專長，而取決于對公司和項目的最佳利益，以及他能否與其他團隊成員和客戶進行良好的溝通和合作。

在傳統的正式組織中，員工通常聲稱缺乏交流和溝通。然而，高級經理們卻往往認為公司中的溝通情況良好。為什么會出現這種認識上的偏差呢？在大多數公司，主管經理被頻繁會議上的交流信息，和公司各職能部門遞交的大量周報搞得暈頭轉向。從公司組織架構表看，往下傳送的信息，其質量和頻率連續(xù)性較差，尤其是在比較正式的公司。

對一個項目而言，溝通是通向成功最重要的因素之一。如果沒有良好的溝通，偉大的計劃也只能僅僅是計劃，無法實施。項目的溝通包括分享與決策、工作職權、談判和項目報告等相關信息。

優(yōu)秀公司的項目經理認為，他們應該把90%的時間花在小組內部和外部客戶的溝通上。

一個公司要想真正培養(yǎng)起非正式管理文化，必須克服兩個主要障礙：“冗長的報告”和“法庭式會議”。

“冗長的報告”的出現，是因為高層管理人員認為沒有寫下來的就是沒有說過。雖然在一定程度上這是對的，但要寫下這些東西就得承擔高昂的成本。我們不僅僅需要考慮把時間耗費在準備報告和正式備忘錄上，而且報告的加工處理、復印、分發(fā)和形成檔案都占用時間。此外，收到報告的人還要花時間看。

通常，超過5～10頁的項目報告很可能會沒人愿意看。在擅長項目管理的公司，內部的項目報告只需要盡可能簡練地回答以下3個問題即可：現在項目進展到什么程度？我們最終將要達到什么樣的目標？有沒有需要管理人員處理的特殊問題？事實上，這些問題只需要一張紙就能說明。

“法庭式會議”是指本來計劃開半個小時的會，實際上卻開了好幾個小時。這種會議的出現一般是由于高級管理層干預日常例行事務引起的。即使管理層介入解決不了這些細節(jié)問題，這種情況時有發(fā)生。 合作 合作是指一個人為了所有人的利益與他人一起工作的意愿，它包括一個團隊為了一個有利結果而采取的自愿行動。在項目管理做得非常出色的公司，合作已成為一種規(guī)范，無需權威的正式介入就能自動發(fā)揮作用。

在一般的公司，或者說在合作方面做得一般的任何類型的公司，人們只有在開始相互了解時才學習合作，這需要時間。對于項目團隊來說，時間往往非常寶貴。

協作是指人們在同等環(huán)境下本著合作的精神一起工作。有些人將協作與士氣搞混淆，士氣在更大程度上是指對工作的態(tài)度，而不是指工作本身。但是，士氣高昂顯然對協作有利。

協作具有以下特點：（1）員工和經理相互交流思想，并在工作團隊中培養(yǎng)高水平的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力。（2）員工和經理相互信任，對他人和公司保持忠誠。（3）員工和經理承擔自己的工作，并信守諾言。（4）員工和經理自由地分享信息。（5）員工和經理開誠布公、真誠以待。

對項目經理來說，在計劃階段要與項目組其他成員或利益相關者協作；在實施階段，需要對項目的進展和當前狀態(tài)及時溝通。

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