辦公自動化中的信息技術(shù)應用探討

摘?要：由于科學的發(fā)展，社會的進步，信息技術(shù)在辦公環(huán)境中也得到了廣泛的應用，因此也大大地減少了人力資源的浪費，顯著地提高了工作效率。本文主要闡述了信息技術(shù)在辦公自動化中的應用。

關(guān)鍵詞：辦公自動化?計算機信息技術(shù)?應用?管理

中圖分類號：G40文獻標識碼：A文章編號：1674-2117（2014）12-00-01

1?前言

由于科技的快速發(fā)展和社會的不斷進步，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理具有非常大的信息量而且結(jié)構(gòu)模糊，并且對它的技術(shù)處理比較困難，因而先進的信息技術(shù)和辦公設(shè)備得到了廣泛的應用。信息技術(shù)可以把音頻、圖像、文字和數(shù)據(jù)等整合在同一個系統(tǒng)當中，因此在辦公過程中具備了優(yōu)秀的信息綜合處理的能力。現(xiàn)有的組織管理機構(gòu)通過辦公自動化得以實現(xiàn)，協(xié)同辦公能力則可以通過管理機制的調(diào)整和工作效率的提高得到增強。在辦公自動化中應用信息技術(shù)，可以有效地利用信息資源，以達到提高生產(chǎn)效率、工作效率的目的，取得最佳效果。

2?在辦公自動化中信息技術(shù)的地位

隨著人類文明的進步，新經(jīng)濟時代已悄然來臨，而各個企業(yè)和機構(gòu)對信息的時效性和精準性的要求也隨之提高。正是由于精確、及時的信息可以為企業(yè)帶來巨大的核心競爭力及經(jīng)濟效益，才凸顯出網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)在辦公自動化中的基礎(chǔ)與核心地位。作為信息科學的載體和核心，信息技術(shù)在辦公自動化中的作用也越來越重要。以信息技術(shù)為核心的辦公自動化中，發(fā)達的通信技術(shù)以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備都獲得了其廣闊的發(fā)展空間。信息的廣泛使用，迅速收集以及全面的加工處理和存儲，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，都為企業(yè)內(nèi)部人員的信息共享做出了卓越的貢獻，使工作效率明顯提高。因此，信息技術(shù)的普及也變成了一項非常重要的任務。

2.1?如何應用信息技術(shù)來提高工作效率

對于信息技術(shù)的應用使得內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)得以建立。部門領(lǐng)導和單位領(lǐng)導可以通過其內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及時地發(fā)現(xiàn)并解決問題。而且，各種文件信息和編號歸檔都可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快速實現(xiàn)，并使文件可以及時的上傳和下載，從而提高工作的有效性。由此看來，無論是上級領(lǐng)導還是下層工作人員都可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方便、快捷地掌握各個科室的辦公情況，并進行監(jiān)督檢查，從而達到提高工作人員的工作效率的目的。工作人員應用信息技術(shù)對文字進行處理，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能可以完成文字的錄入和校對，還能一次性完成文件的版式設(shè)計和制作，大大地提高了工作效率，節(jié)省了人力資源?？焖儆行А⒏哔|(zhì)量的整理加工信息并進行分析和存儲是信息技術(shù)在辦公過程中的特點。而通過計算機還可以有效地完成文件的傳輸和管理。信息技術(shù)在辦公過程中的應用可以形成一個人機統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。信息資源、工作人員和單位領(lǐng)的緊密聯(lián)系可以通過計算機局域網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)，可以形成一個良好的、高效的交流環(huán)境，從而使工作人員出色地完成各項任務，工作效率也會有明顯的提升。

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立使辦公室內(nèi)部資源共享得以實現(xiàn)，人力、物力、財力可以得到最大化的利用。獲得管理員的允許后，每個單位都可以從數(shù)據(jù)庫中獲得其所需要的信息，直接獲得高質(zhì)量的打印文件，避免了傳統(tǒng)辦公模式中多人合作，資源浪費的問題。

2.2?文檔管理中信息技術(shù)的應用

大量的不同類型的文檔可以通過信息技術(shù)快速地處理，一些需要永久性保存的文檔也不會因為時間過長而造成查找不便和使用不便的問題。合理的文件存儲方式和文件存放空間的緊縮，還有移動硬盤、光盤的使用都可以管理和存儲文檔。但是，一些單位或機構(gòu)都或多或少的有一些文件需要保密，所以訪問權(quán)限的設(shè)置也就顯得尤為重要。設(shè)置訪問權(quán)限，可以避免無權(quán)訪問的員工對其進行操作。也就不用擔心其他員工對相應文件的修改或瀏覽，更不會進行打印。

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立可以將所有計算機連入局域網(wǎng)，可以將其中一臺計算機設(shè)為代理服務器。而一臺打印機連接在其中一臺計算機上，其他計算機即可共同使用該打印機，一體化的文檔管理也就可以實現(xiàn)。每位員工都可以及時準確地閱讀文件或通知，當然，該文件需要在局域網(wǎng)中共享。而局域網(wǎng)還具有文檔傳輸較快、節(jié)省工作時間而且避免人力和物力浪費等特點，從而大大地提高了工作效率，減少了公務開支。

2.3?信息技術(shù)在信息檢索中的應用

21世紀是一個信息化的時代，全面而時效的信息是影響領(lǐng)導決策的重要因素。而網(wǎng)絡(luò)可以隨時快捷地提供各類信息，但是如何快捷地在信息海洋中獲得有用信息是非常重要的，計算機在信息檢索中的重要作用也就被人們發(fā)現(xiàn)并重視。計算機是由軟件和硬件共同組成的，因此只需在計算機上安裝可靠的檢索系統(tǒng)并通過網(wǎng)絡(luò)與其他檢索引擎連接，我們可以有效地在國內(nèi)、國際各類復雜混亂的信息當中獲得我們所需的有效信息，從而使領(lǐng)導更加自信地做出決策。

3?結(jié)語

科學、先進的文檔資料管理方法，可以使文檔的檢索與使用更加方便，這可以通過信息技術(shù)的應用實現(xiàn)，準確的文字處理和圖形、圖像處理和分析也可以通過信息技術(shù)實現(xiàn)。但是我們知道在目前的情況下，信息技術(shù)的功能和優(yōu)點我們還沒有完全的認識和利用。然而，即使這樣，信息技術(shù)還是給辦公系統(tǒng)帶來了明顯的巨大的變化，大大地提高了工作效率，還使得領(lǐng)導層、決策層有了更多可靠的依據(jù)作出決定。相信在不久的將來，信息技術(shù)在辦公自動化中的應用會給我們帶來越來越多的驚喜。

參考文獻：

[1]羅華群.辦公計算機集中式安全管理的研究[J].信息通信,2013(8).

[2]方依晨.私企辦公計算機日常管理與維護研究[J].科技視界,2012(13).

作者簡介：王宏飛（1985-），男，中學二級教師，主要研究方向為信息技術(shù)、計算機應用技術(shù)、攝影技術(shù)等。

endprint