淺議新時期高職院校辦公室工作水平的提升

劉兆平，袁丹丹

摘要：高等職業(yè)教育蓬勃發(fā)展，新的形勢對高職院校的發(fā)展提出了新的要求，賦予了新的使命。高職院校辦公室作為學(xué)校管理的關(guān)鍵部門，面對新形勢和新挑戰(zhàn)，應(yīng)不斷地加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、健全工作制度、拓展工作職能、提升服務(wù)質(zhì)量，積極地創(chuàng)新工作方式方法，使辦公室工作更加高效、優(yōu)質(zhì)，更好地發(fā)揮其輔助參謀、管理樞紐的作用，為高職院校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、加快和諧校園建設(shè)提供有力保障。

關(guān)鍵詞：高職院校；辦公室；工作；水平提升

中圖分類號：G710 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）19-0182-02

近年來，大批高端技能型人才的涌現(xiàn)得益于高等職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展，高職院校為地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供了強(qiáng)有力的智力支持和人才保障。在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式加快轉(zhuǎn)變的新形勢下，構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系是今后一個時期我國職業(yè)教育改革發(fā)展的重要目標(biāo)，也是我國職業(yè)教育戰(zhàn)線特別是國家示范性高職院校面臨的重要任務(wù)。示范性高職院校在構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系中具有非常重要的地位，肩負(fù)著引領(lǐng)整個職業(yè)教育健康持續(xù)發(fā)展的重要使命。新的形勢對高職院校的發(fā)展提出了新的要求，賦予了新的使命。在高職院校的快速發(fā)展階段，辦公室發(fā)揮著極其重要的職能作用。面對職業(yè)教育和國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢，如何以科學(xué)發(fā)展觀來引領(lǐng)新時期高職院校辦公室工作，提升服務(wù)意識和服務(wù)水平尤為重要，筆者就自己的工作經(jīng)歷做如下總結(jié)。

一、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升綜合素質(zhì)

高職院校辦公室是一個綜合性的日常行政辦事機(jī)構(gòu)。無論校內(nèi)校外，他們的工作作風(fēng)、工作方式和工作態(tài)度都較為集中地體現(xiàn)了一所學(xué)校的精神面貌和群體形象。高職院校辦公室責(zé)任重大，不僅要為上級主管部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還要為各基層部門和為廣大師生員工服務(wù)。因此，培養(yǎng)和造就一支政治過硬、業(yè)務(wù)精湛、作風(fēng)扎實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)明的高素質(zhì)工作隊(duì)伍，對于實(shí)現(xiàn)辦公室工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化顯得尤為重要。

1.加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提高政治素質(zhì)。高職院校辦公室工作責(zé)任大、政策性強(qiáng)，必須確保辦公室工作人員具備一定程度的政治思想素質(zhì)，擁有敏銳的政治洞察力與判斷力，在大是大非的問題上要堅(jiān)定正確的行事準(zhǔn)則，保持清醒的頭腦，經(jīng)受住各方面的考驗(yàn)。因而，辦公室工作人員應(yīng)加強(qiáng)對馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀以及其他各方面知識的學(xué)習(xí)和研究，學(xué)會用知識來武裝自己，不斷提高自身的政治理論水平，從而有效避免政策性錯誤。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，提升綜合素養(yǎng)。高職院校辦公室工作多而繁雜、事無巨細(xì)，任何時候任何環(huán)節(jié)都不能有絲毫的放松。因此，辦公室工作人員要善于擠出時間鉆研業(yè)務(wù)，只有不斷掌握新的知識與技能，切實(shí)掌握好組織協(xié)調(diào)、法律知識、財(cái)務(wù)管理、教學(xué)管理等多方面的技能，才能不斷提升綜合素養(yǎng)和綜合技能，使得高職院校辦公室工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到創(chuàng)新和提升。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)，促進(jìn)科學(xué)管理

按照國家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃要求，國家示范性高職院校應(yīng)做到“管理的示范，改革的示范，發(fā)展的示范”，因此建立健全各種規(guī)章制度和行為準(zhǔn)則，明確各類管理人員的職責(zé)和責(zé)任，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的程序化和制度化是當(dāng)前高職院校辦公室工作改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

1.管理制度現(xiàn)代化。面對高職教育發(fā)展的新形勢，應(yīng)對原有的會議制度、公文處理制度、外事接待制度、安全保密制度、檔案管理制度等規(guī)章制度進(jìn)行修訂與完善，形成一套完整和完善的現(xiàn)代化管理制度。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)著力加強(qiáng)約束性制度與激勵機(jī)制兩方面的制度建設(shè)，真正做到管理的示范。

2.日常工作程序化。優(yōu)化工作流程是提高工作效率和效果的有效途徑。根據(jù)新形勢新任務(wù)的要求，高職院校辦公室要對現(xiàn)有工作流程和工作環(huán)節(jié)進(jìn)行再思考、再設(shè)計(jì)，實(shí)施流程再創(chuàng)造，推進(jìn)管理創(chuàng)新。進(jìn)一步優(yōu)化和簡化辦文、辦會、辦事工作流程，增強(qiáng)實(shí)用性和可操作性，明確辦公室各崗位職責(zé)，做到職責(zé)明確，流程規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，銜接有序，減少失誤，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.績效考評科學(xué)化。高職院校辦公室績效考評工作可嘗試實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化管理，從目標(biāo)任務(wù)的制定執(zhí)行、指標(biāo)體系的科學(xué)建立、考核主體的合理選擇、考核客體的充分激勵以及考核結(jié)果的有效反饋等方面進(jìn)行辦公室工作績效考評，使得績效考評工作能夠更加明確具體，以實(shí)際考評結(jié)果激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性。

三、履行工作職能，當(dāng)好參謀智囊

高職院校辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，充分發(fā)揮參謀助手職能的關(guān)鍵是重在主動。應(yīng)嘗試站在領(lǐng)導(dǎo)角度、全局高度、戰(zhàn)略維度去思考問題，提出建議，當(dāng)好參謀智囊，緊扣高職院校中心工作，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀基層之所需，迎師生之所盼，從而真正發(fā)揮高職院校辦公室的職能作用。新形勢下，應(yīng)重點(diǎn)圍繞現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)，校企合作、校校合作深度融合機(jī)制建設(shè)，人才培養(yǎng)模式改革，高技能人才培養(yǎng)質(zhì)量，高水平雙師結(jié)構(gòu)教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)等影響高職院校改革發(fā)展的重大問題，廣泛開展調(diào)研，深入分析比較，及時提出建設(shè)性的意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、民主決策、依法決策提供有價值的參考依據(jù)，促進(jìn)高職院校在有關(guān)長遠(yuǎn)發(fā)展的重點(diǎn)工作、重大項(xiàng)目和重要領(lǐng)域取得更大的突破。

四、強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量

以黨的群眾路線教育實(shí)踐活動的實(shí)施為契機(jī)，始終牢記為學(xué)院和廣大師生員工服務(wù)的宗旨，堅(jiān)持“基層至上、師生第一”的服務(wù)理念，把全心全意為學(xué)院和師生服務(wù)作為自己盡職盡責(zé)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，牢固樹立“師生利益無小事”的思想，把基層和師生最需要解決的困難當(dāng)成自己的困難，隨時隨地設(shè)身處地為基層和廣大師生員工著想，幫助他們克服困難、解決困難，把基層和全院師生員工的困難真正落到實(shí)處。這樣的工作方式方法極大地調(diào)動了基層部門和全院師生的工作積極性和工作熱情，他們的主人公意識也能得到進(jìn)一步增強(qiáng)，這種工作狀態(tài)十分有利于學(xué)院今后工作的深入開展。因此，辦公室工作人員唯有不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，切實(shí)提高辦公室服務(wù)質(zhì)量，才能為學(xué)院的長期穩(wěn)定發(fā)展注入新的活力。

總之，高職院校辦公室面對新形勢和新挑戰(zhàn)，只有不斷地加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、健全工作制度、拓展工作職能、提升服務(wù)質(zhì)量，積極地創(chuàng)新工作方式方法，使辦公室工作更加高效、優(yōu)質(zhì)，更好地發(fā)揮其輔助參謀、管理樞紐的作用，為高職院校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、加快和諧校園建設(shè)提供有力保障。

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