淺議引入條形碼技術(shù)提高檔案管理信息化

于冬艷

（遼寧省科學(xué)技術(shù)館，遼寧 沈陽(yáng)110166）

淺議引入條形碼技術(shù)提高檔案管理信息化

于冬艷

（遼寧省科學(xué)技術(shù)館，遼寧 沈陽(yáng)110166）

在原始檔案資料的收集、整理、歸納、立卷、保管等過(guò)程中，引入條形碼技術(shù)，通過(guò)提高檔案管理的信息化程度，提高工作效率，提升管理水平，推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

檔案管理；條形碼技術(shù)；信息化

1 在人事檔案管理中引入條形碼技術(shù)的必要性

檔案是指組織和個(gè)人在活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像以及其他各種形式的歷史記錄。它是一種信息資源，作為原始記錄，起著不可替代的知古明今的作用。

條碼技術(shù)是以計(jì)算機(jī)、光電技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)的一項(xiàng)綜合性科學(xué)技術(shù)，是信息技術(shù)自動(dòng)識(shí)別、輸入的重要技術(shù)手段和方法。在商業(yè)營(yíng)銷(xiāo)、物流管理等領(lǐng)域，已經(jīng)把條形碼技術(shù)，尤其是自動(dòng)識(shí)別技術(shù)應(yīng)用到各行業(yè)信息服務(wù)中。

如果在人事檔案管理中引入條形碼技術(shù)，使條碼技術(shù)與人事檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，在檔案的編制、使用、查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)以信息化技術(shù)替代手工操作，必將大幅提高檔案管理的工作效率。

2 條形碼技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

條形碼技術(shù)已經(jīng)是一項(xiàng)非常成熟的技術(shù)，一維條碼在國(guó)際上已經(jīng)普遍使用，二維條碼在19世紀(jì)90年代也開(kāi)始有了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。條形碼技術(shù)具有可靠準(zhǔn)確、快速高效、經(jīng)濟(jì)廉價(jià)等優(yōu)點(diǎn)，而且使用靈活，既可以單獨(dú)使用，也可以和各種相關(guān)設(shè)備及控制系統(tǒng)對(duì)接。

由于人事檔案具有動(dòng)態(tài)管理的特點(diǎn)，因而人事檔案成為檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。將條形碼技術(shù)引用到人事檔案管理工作中，對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化，將會(huì)提高檔案的利用效率。

2.1 利用條形碼技術(shù)編制檔案檔號(hào)

人事檔案工作是每個(gè)單位管理工作的重要組成部分。許多單位都將干部檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案、工人檔案、臨時(shí)人員檔案一并納入人事檔案的管理范圍。每年的人員變動(dòng)、職務(wù)晉升、工資調(diào)整、業(yè)績(jī)考核、合同的簽訂等都使歸檔材料數(shù)量巨大。人事檔案管理，首先是檔案的接收和轉(zhuǎn)遞工作，但無(wú)論是接收還是轉(zhuǎn)遞都需要登記檔案檔號(hào)。檔案檔號(hào)是每份案卷的唯一標(biāo)識(shí)，檔案檔號(hào)編制科學(xué)合理，是檔案利用和管理的重要條件。目前，人事檔案管理并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的檔號(hào)編制方案，每個(gè)單位在接收檔案后，都是根據(jù)本單位實(shí)際情況編制檔號(hào)，有的是按職務(wù)編號(hào)、有的按姓名編號(hào)、有的按職工身份編號(hào)，每?jī)?cè)檔案有用手工書(shū)寫(xiě)，有人工錄入打印粘貼的。如果采用條形碼技術(shù)編制檔案檔號(hào)，可以利用條形碼技術(shù)所特有的數(shù)字化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息量大等特點(diǎn)，提升檔號(hào)的通用性。條碼檔號(hào)具有自動(dòng)識(shí)別，采集準(zhǔn)確，傳輸快捷的優(yōu)勢(shì)。檔號(hào)通過(guò)條碼打印，既統(tǒng)一、美觀，而且在使用時(shí)工作人員只需通過(guò)掃描條碼，便可以快速、準(zhǔn)確地采集檔號(hào)信息，在檔案的錄入及使用上更加方便高效。

2.2 利用條碼技術(shù)加強(qiáng)檔案日常管理的效率

檔案在經(jīng)過(guò)條形碼技術(shù)處理后，將檔案的條碼信息錄入到檔案管理系統(tǒng)中，可以單條錄入，也可以批量導(dǎo)入。既可以指定電子檔案的目錄及對(duì)應(yīng)的掃描圖像位置，也可指定紙質(zhì)檔案存放的位置。

當(dāng)檔案需要借閱時(shí)，做好檔案的借閱登記，以便查詢(xún)所有的借閱記錄和所有留存內(nèi)容。

借閱檔案時(shí)，鼓勵(lì)借閱電子檔案。實(shí)物檔案經(jīng)過(guò)多次借閱之后，會(huì)增加磨損的程度，這樣會(huì)影響到檔案的保存。如果丟失，則會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。而電子檔案具有易于傳閱、不怕磨損、不怕丟失、不怕涂改等特點(diǎn)，還可以減少人工查找和歸檔時(shí)的工作量，從而提高工作效率。

由于很多單位員工較多，人事檔案存放時(shí)間較長(zhǎng)，借閱也較頻繁，為了避免檔案丟失、損壞、存放位置不明確等情況發(fā)生，需要經(jīng)常對(duì)人事檔案做清查工作。如果檔案管理引入條碼技術(shù)，則會(huì)提高清查工作的效率。工作人員只需要利用pda掃描現(xiàn)存檔案，再將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到電腦系統(tǒng)中進(jìn)行比對(duì)，即可得出清查結(jié)果，使檔案的存放情況、借出情況、缺失情況等一目了然。

2.3 利用條碼技術(shù)進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)

各種人事信息的統(tǒng)計(jì)，如人員組成結(jié)構(gòu)，包括姓名、性別、年齡、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、職務(wù)等要素，可以成為隊(duì)伍建設(shè)、人才測(cè)評(píng)、制度建設(shè)、工資調(diào)整和體制改革的科學(xué)參考和依據(jù)。而紙質(zhì)檔案的統(tǒng)計(jì)在檔案管理中是重點(diǎn)也是難點(diǎn)，紙質(zhì)檔案統(tǒng)計(jì)工作量大，而且統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)容易受到人工失誤的影響。

為了更好地利用檔案中的數(shù)據(jù)資料，使人事檔案成為真正的動(dòng)態(tài)檔案，成為人事管理中的有力助手，可以充分利用條碼技術(shù)中信息量大和安全性強(qiáng)等特點(diǎn)來(lái)解決檔案統(tǒng)計(jì)中的難題。

條碼技術(shù)安全性強(qiáng)，防偽性能好，不會(huì)有病毒、消磁、損壞、容量不足等問(wèn)題?？梢圆捎妹艽a防偽、軟件加密及利用所包含的信息加指紋、照片等進(jìn)行防偽，因具有極強(qiáng)的保密防偽性能。

3 條碼技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人才的頻繁流動(dòng)，檔案管理呈現(xiàn)出由狹義的單位內(nèi)部檔案管理，向與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面信息進(jìn)行融合的信息化檔案管理傾向，對(duì)單位的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換是當(dāng)前科技與社會(huì)發(fā)展的必然要求。

因此，各單位在檔案管理人員的配備上，應(yīng)該更新觀念，提高檔案管理人員的素質(zhì)，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

3.2 建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。為了使條碼技術(shù)能夠得到規(guī)范的應(yīng)用，應(yīng)由檔案管理部門(mén)制定統(tǒng)一的、規(guī)范的使用標(biāo)準(zhǔn)，并在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，確保條形碼在文件流轉(zhuǎn)、歸檔等各個(gè)階段的全程使用。還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使得將來(lái)電子檔案錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

[1]金淑斐.利用條形碼技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理[J].現(xiàn)代化管理，2008（6）.

[2]勞力.高校人事檔案管理引入條形碼技術(shù)初探[J].北京科技大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（2）.

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[4]胡清讓.條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].開(kāi)封大學(xué)學(xué)報(bào)，2007（6）.

[5]徐桂云.朱槐明.郝利.條碼技術(shù)[M].內(nèi)蒙古∶內(nèi)蒙古大學(xué)出版社，2004.

G27

A

1671-0037（2014）02-82-1.5

2014年2月19日。

于冬艷（1969-），女，館員，研究方向：科普展品檔案的管理與保護(hù)。