會計信息系統(tǒng)中輔助核算應(yīng)用策略研究①

遼寧師范大學(xué)會計系 盧舒杰 柳杭 楊寧

輔助核算的設(shè)置與應(yīng)用是完善軟件功能，提高會計信息質(zhì)量，實現(xiàn)會計信息化必不可少的一部分。企業(yè)的財務(wù)人員要認識到輔助核算的重要性，結(jié)合自身企業(yè)的實際情況，統(tǒng)籌考慮軟件中各模塊的功能設(shè)置，實現(xiàn)輔助核算之間各項核算功能的協(xié)作，主體核算與輔助核算的協(xié)作，財務(wù)核算與預(yù)算分析的協(xié)作，達到分析過去、控制現(xiàn)在、預(yù)測未來的會計信息化目標(biāo)。

1 輔助核算的含義及應(yīng)用優(yōu)勢

輔助核算是指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，通過輔助核算設(shè)置和會計信息化處理，不僅將會計信息記錄到總賬、明細賬，還要記錄到相應(yīng)輔助核算賬簿中的一種核算方式。輔助核算大致有以下三種類型:

(1)項目內(nèi)容的管理類型，有特定項目核算和自定義項目核算之分。特定項目核算主要包括客戶核算、供應(yīng)商核算、個人核算、部門核算和項目核算。這是典型的輔助核算類型，也是通常意義上的輔助核算內(nèi)容。自定義項目核算是企業(yè)根據(jù)管理所需，運用軟件系統(tǒng)提供的輔助項目設(shè)置功能，自定義輔助核算項目，建立項目和會計科目之間的內(nèi)在聯(lián)系，通過日常工作內(nèi)容的錄入和內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的控制來實現(xiàn)對相關(guān)要素內(nèi)容的管理。

(2)延展指標(biāo)的管理類型，主要包括銀行結(jié)算方式管理、實物數(shù)量核算管理、外幣匯率管理和工作量考核管理。

(3)便捷操作手段的管理類型，內(nèi)容包括期末自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置與使用、期末損益自動結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置與使用等。

輔助核算采用靈活多變的方式核算總分類賬和明細賬，運用查詢匯總的方式提供全面而準(zhǔn)確的信息，使用戶可以據(jù)此做出正確的分析和決策。相比較于會計信息化標(biāo)準(zhǔn)的會計體系，輔助核算主要有以下兩方面優(yōu)點。

首先是穩(wěn)定、簡化了會計科目體系。會計科目體系受核算規(guī)范的約束，在操作和維護中有細微差錯就會影響會計賬簿體系的正確性和完整性。而輔助核算項目相對獨立于會計賬簿體系，可以靈活設(shè)置和操作。并且輔助核算檔案代替了部分明細科目，使明細科目級次減少，科目數(shù)量也大大減少。明細科目是在會計科目下直接下設(shè)明細，而輔助核算只要修改會計科目屬性即可。例如管理費用下有辦公費和差旅費，要核算每個部門和員工的具體費用，就要在辦公費和差旅費下設(shè)三級部門明細，部門下再設(shè)四級員工明細。輔助核算只要把辦公費和差旅費修改為同時核算部門和員工，然后把部門和員工的資料錄入一次即可實現(xiàn)目標(biāo)，不用重復(fù)錄入。

其次是豐富了信息的查詢方式。通過輔助核算的立體交叉應(yīng)用，可以全方位、多角度地滿足查詢需要。例如既可以查詢醫(yī)療費在各部門各人員的使用情況，也可以查詢各部門或各人員的五險一金等各種費用的使用情況。

2 企業(yè)應(yīng)用輔助核算的現(xiàn)狀

隨著會計信息化的高速發(fā)展和會計信息系統(tǒng)的快速普及，輔助核算也逐漸走進了企業(yè)用戶的視野，得到了全面的關(guān)注。但目前企業(yè)應(yīng)用輔助核算的現(xiàn)狀并不理想，設(shè)置簡單，核算單一，只能提供有限的信息，不能滿足企業(yè)管理的需要。在輔助核算的應(yīng)用實務(wù)中，多數(shù)財務(wù)人員對財務(wù)軟件本身的功能缺乏良好的認知，對輔助核算的認識不清晰、不深刻，對其設(shè)置和使用也只是簡單地按照軟件使用說明書進行操作。對于少數(shù)已經(jīng)立體交叉設(shè)置的輔助核算項目，因設(shè)置的局限性，使得數(shù)據(jù)的綜合加工應(yīng)用能力減弱，影響了分析效果和決策?？偠灾?，輔助核算的現(xiàn)狀是認識不深刻、設(shè)置不全面、應(yīng)用不廣泛，導(dǎo)致不能滿足企業(yè)多元化、多角度的信息查詢需求，無法實現(xiàn)企業(yè)的精細化管理。

目前企業(yè)的常規(guī)做法是:應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)設(shè)置為客戶核算；其他應(yīng)收款分一級明細科目應(yīng)收單位款和應(yīng)收個人款，分別設(shè)置為客戶核算和個人核算；應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)設(shè)置為供應(yīng)商核算；應(yīng)付職工薪酬設(shè)置為部門核算或個人核算；管理費用和制造費用設(shè)置為部門核算；生產(chǎn)成本和在建工程設(shè)置為項目核算。這些比較單一的設(shè)置，雖然滿足了穩(wěn)定、簡化會計科目體系的要求，但要達到減少工作量、提高財務(wù)管理信息化進程的目標(biāo)還遠遠不夠。

3 深度挖掘輔助核算的管理功能

如何在現(xiàn)有的應(yīng)用基礎(chǔ)上，深度挖掘會計信息系統(tǒng)中輔助核算的管理功能，使得用戶可以針對自身企業(yè)的特點，有目的地設(shè)置輔助核算，真正地實現(xiàn)企業(yè)的高品質(zhì)管理，是現(xiàn)階段要探究的內(nèi)容。下面從會計科目的角度出發(fā)，突破性地設(shè)置輔助核算，以期滿足企業(yè)提供多元信息的核算目標(biāo)。

3.1 銷售收入的深度挖掘

3.1.1 銷售收入的單一設(shè)置

經(jīng)濟利益的流入即主營業(yè)務(wù)收入的增加是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的前提。通過對主營業(yè)務(wù)收入的核算和分析，可以客觀地了解客戶的購買能力、產(chǎn)品的貢獻能力、銷售人員的業(yè)務(wù)能力、部門的業(yè)績等。

將主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為客戶核算?？梢愿鶕?jù)企業(yè)和客戶的銷售交易情況，將商品銷售進行流向分析，來反映各客戶的購買排序和比重情況，將客戶按客戶價值分成不同的等級和層次，這樣企業(yè)才可以把有限的時間、精力、財力放在高價值的客戶身上。關(guān)注目標(biāo)客戶，剔除負價值客戶，從而可以減少操作成本，提高經(jīng)營效率，永葆企業(yè)的生機和活力。

將主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為項目核算。根據(jù)企業(yè)的分析目標(biāo)，將不同的分類看成項目。如不同系列的商品、不同的銷售渠道(經(jīng)銷、直銷、代銷；專賣店、大賣場、連鎖超市等；客戶、企業(yè)、個人客戶等)、不同的地區(qū)、不同的時間段，都可以看作項目。當(dāng)企業(yè)需要不同地區(qū)的銷售情況來準(zhǔn)確掌握整個企業(yè)銷售收入的分布情況時，就可以將各地區(qū)看作不同的項目。當(dāng)零售企業(yè)需要分析不同系列商品的貢獻度時，就可以將日常用品、家居、文具等設(shè)為不同的項目。記錄各類客戶的采購頻率和購物結(jié)構(gòu)，分析客戶的需求動態(tài)和發(fā)展趨勢，使企業(yè)能夠及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu)和經(jīng)營策略，對客戶需求變化迅速做出反應(yīng)，從而最大限度地滿足客戶需求。

將主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為部門核算。當(dāng)企業(yè)的銷售部門不止一個時，可以將主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為部門核算，對部門業(yè)績的考核可以作為各級銷售經(jīng)理和業(yè)務(wù)員績效評估的依據(jù)，同時要找出實際銷售額與計劃銷售額的差距，分析原因，為未來的銷售計劃做基礎(chǔ)。比較各部門的銷售收入，找出差異，查找原因，總結(jié)經(jīng)驗。

3.1.2 銷售收入的交叉設(shè)置

對主營業(yè)務(wù)收入輔助核算的單一設(shè)置，使人們清楚了分析銷售收入的角度。這樣從簡到繁，立體交叉設(shè)置輔助核算，才可以輕松地掌握分析銷售收入的思路。

將主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為個人核算和項目核算。這里的項目指的是不同類別的商品。通過這樣的設(shè)置來反映不同業(yè)務(wù)員、不同商品的銷售情況。首先，可以多角度地對銷售情況進行統(tǒng)計分析。各業(yè)務(wù)員對不同商品、各業(yè)務(wù)員對所有商品、各商品對不同業(yè)務(wù)員、各商品對所有業(yè)務(wù)員的銷售情況的統(tǒng)計分析。其次，可以多角度地對銷售情況進行趨勢分析。對各業(yè)務(wù)員、不同商品的交叉趨勢分析以及對企業(yè)銷售總額的趨勢分析，便于企業(yè)對未來發(fā)展趨勢做出科學(xué)準(zhǔn)確的預(yù)測。最后，可以多角度地對銷售情況進行比例分析。對各業(yè)務(wù)員和不同商品的交叉構(gòu)成比例分析，便于企業(yè)把握重點，制定符合企業(yè)的營銷策略。

將主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為部門核算和客戶核算。一方面，可以衡量企業(yè)與客戶的銷售交易情況，穩(wěn)定老客戶，發(fā)展新客戶，達到雙贏狀態(tài)；另一方面，可以統(tǒng)計分析部門的銷售業(yè)績，便于獎懲，加強部門管理。通過輔助核算功能可全方位地實現(xiàn)對部門和客戶的信息查詢。首先，橫向可以查詢不同部門對同一客戶，不同部門對不同客戶的銷售情況；其次，縱向可以查詢往來客戶的購買能力、信用額度等信息；最后，綜合分析部門和客戶對銷售收入的影響，找出優(yōu)勢繼續(xù)保持，找出不足努力改善。

3.2 管理費用的深度挖掘

3.2.1 管理費用的單一設(shè)置

開源節(jié)流，才是企業(yè)利潤增加的關(guān)鍵。在提高營業(yè)收入的同時，還要降低成本費用。管理費用是企業(yè)行政部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動提供各項支援性服務(wù)而發(fā)生的費用，與企業(yè)的每個部門和員工都息息相關(guān)。加強管理費用控制，進行責(zé)任成本管理，切實提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

將管理費用設(shè)置為項目核算。管理費用的二級科目既繁多又雜亂，存在企業(yè)人員將個人費用以企業(yè)名義報銷的風(fēng)險，不利于企業(yè)的成本控制。將汽油費、通信費、福利費等管理費用下設(shè)科目設(shè)置為項目核算，可以對相同會計期間內(nèi)的費用額度做分析，找出費用異常的時間段以及費用異常的原因。例如汽油費明顯高于其它月份，企業(yè)可以通過輔助核算提供的信息進行分析，是有外地業(yè)務(wù)的原因，還是油價提升的原因，還是報銷人員多報費用的原因。分析費用的異常，加強費用的控制，將節(jié)流具體到費用的方方面面并持之以恒，才真正加強了企業(yè)的管理。

3.2.2 管理費用的交叉設(shè)置

將管理費用設(shè)置為部門核算和個人核算?？梢詫ζ髽I(yè)不同時間段的耗費情況做出多角度的分解，找出耗費變動的真正原因。同理于主營業(yè)務(wù)收入的部門核算和客戶核算。首先，統(tǒng)計分析各部門、各人員的耗費情況。其次，對各部門的費用總額、各人員的耗費情況進行趨勢分析。最后，對各部門以及部門各人員的耗費情況進行構(gòu)成比例分析。結(jié)合管理費用明細賬，分析是人員變動導(dǎo)致工資福利、辦公費大量變動，還是為打開市場導(dǎo)致差旅費、客戶招待費增加，而部門的查旅費、招待費的增減與銷售收入、應(yīng)收賬款的回款情況是否同方向變化等可能出現(xiàn)的原因。

3.3 其他科目的深度挖掘

3.3.1 銷售費用的交叉設(shè)置

將銷售費用設(shè)置為部門核算和項目核算。分析不同部門對同類型項目的耗費情況，同一項目在不同部門的費用分配情況，與以往的耗費情況作對比，查找增減變動的原因，預(yù)測以后的耗費方向，為日后的銷售策略做鋪墊。銷售費用和銷售額之間具有密不可分的關(guān)系。通過項目核算，將銷售費用和銷售額緊密聯(lián)系起來。銷售費用是否超出預(yù)算，銷售額是否達標(biāo)，比重是否在行業(yè)的平均水平內(nèi)，通過項目的實施原因、實施人員、地點、類型等來做詳細的分析，制定銷售策略。

3.3.2 待處理財產(chǎn)損溢的單一設(shè)置

將待處理財產(chǎn)損溢設(shè)置為項目核算。對有些企業(yè)來說，很多資產(chǎn)的報廢申請?zhí)岢雠c批準(zhǔn)答復(fù)相隔很長的時間，每年的資產(chǎn)清查或決算都要重新明確此科目的組成內(nèi)容。通過該項設(shè)置，待處理資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、金額等信息一目了然，極大程度上減小了誤差，降低了工作量。

[1]遲麗華,王丹.會計信息系統(tǒng)中輔助核算交叉應(yīng)用的創(chuàng)新性研究[J].實驗技術(shù)與管理,2013(02).

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