對(duì)高速公路竣工文件檔案體系和檔號(hào)編制的幾點(diǎn)思考

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摘要：我國(guó)高速公路竣工文件檔案的編制整理經(jīng)歷了逐漸成長(zhǎng)的一個(gè)過(guò)程，本文從檔案的整理歸檔和開(kāi)發(fā)利用、高速公路竣工文件編制方法和吉林省的高速公路竣工文件編制三方面，對(duì)我省在近三十年高速公路建設(shè)中的路竣工文件編制進(jìn)行了反思和總結(jié)。

關(guān)鍵詞：高速公路 竣工文件 檔案管理

我國(guó)高速公路竣工文件檔案的編制整理經(jīng)歷了從無(wú)到有、從初始的探索階段到現(xiàn)在的日趨成熟的逐漸成長(zhǎng)過(guò)程，發(fā)展為我國(guó)目前越來(lái)越規(guī)范、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。隨著我省高速公路建設(shè)的蓬勃發(fā)展，一批又一批的竣工文件檔案相繼產(chǎn)生，這些檔案少則幾千卷，多則上萬(wàn)卷，不僅為高速公路的建設(shè)和管理留下一批真實(shí)、完整、系統(tǒng)、有可利用價(jià)值的檔案，而且對(duì)我國(guó)的檔案系統(tǒng)的充實(shí)和豐富發(fā)展有著非常重要的意義。

1 檔案的整理歸檔、開(kāi)發(fā)利用是為將來(lái)檢索查找提供方便

在高速公路運(yùn)營(yíng)和養(yǎng)護(hù)的過(guò)程中，尤其是一些運(yùn)營(yíng)多年需要改建擴(kuò)建的高速公路工程項(xiàng)目中，對(duì)原有高速公路修建過(guò)程中形成的竣工文件檔案的查閱是不可缺少的。對(duì)于查閱者而言，假設(shè)一個(gè)沒(méi)有經(jīng)歷此項(xiàng)目工程建設(shè)的人，對(duì)已經(jīng)建設(shè)完成的工程項(xiàng)目的具體情況是無(wú)法詳細(xì)了解的，最行之有效的方法就是通過(guò)技術(shù)檔案來(lái)查閱案卷資料。

如何給閱卷人提供一套完整、詳盡、脈絡(luò)清晰的竣工文件檔案，恰恰就是竣工文件檔案結(jié)構(gòu)體系要解決的問(wèn)題。檔號(hào)的編制又是常常困繞著檔案人員的一個(gè)難題，原因主要是因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)的文件材料的內(nèi)容龐雜、時(shí)間跨度大、編制和管理的程序復(fù)雜等。例如在編制過(guò)程中把檔案號(hào)編制得過(guò)于繁瑣就使檔案查找變得困難，尤其是如果將國(guó)家檔案局的公路檔案號(hào)GL5.1做為檔號(hào)的開(kāi)頭部分，把項(xiàng)目代號(hào)、招標(biāo)代號(hào)、合同段號(hào)、案卷號(hào)、分卷號(hào)和分卷流水號(hào)等加到一起的話，最長(zhǎng)的編號(hào)可能會(huì)達(dá)到15位字符，人為的設(shè)置過(guò)多層次，不僅會(huì)使查閱者在查閱過(guò)程中會(huì)對(duì)龐雜的檔案無(wú)從下手，而且也會(huì)人為地增加檔案編制的難度。

2 高速公路竣工文件編制方法

科技檔案的組卷體系理論上應(yīng)遵循文件材料編制的一般規(guī)律，從系統(tǒng)性和統(tǒng)一性出發(fā)，按照工程專業(yè)技術(shù)本身的特點(diǎn)，對(duì)已形成的竣工資料整理、歸檔。

在以往的高速公路竣工文件編制過(guò)程中，普遍沿用過(guò)去多年的習(xí)慣性做法，以工程竣工驗(yàn)收為時(shí)間點(diǎn)，采取一種倒敘的方式；也可以按照檔案的歸檔機(jī)構(gòu)加以區(qū)分，第一、二部分為業(yè)主單位形成的檔案，第三部分為監(jiān)理單位形成，第四部分為施工單位形成。其中第一部分竣交工驗(yàn)收文件包括：①交工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書和竣工驗(yàn)收申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件；②工程總結(jié)（施工總結(jié)、監(jiān)理總結(jié)、設(shè)計(jì)總結(jié)、建設(shè)管理總結(jié)）；③征地拆遷資料；④招投標(biāo)及合同文件。第二部分決算文件分為：①工程決算；②財(cái)務(wù)決算；③審計(jì)報(bào)告。第三部分監(jiān)理資料主要內(nèi)容包括：①監(jiān)理單位就質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制與項(xiàng)目法人單位、施工單位的往來(lái)文件；②監(jiān)理抽檢資料；③監(jiān)理日志；④試驗(yàn)室管理文件。第四部分施工資料主要內(nèi)容包括；①竣工圖表；②施工單位就質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制與項(xiàng)目法人單位、施工單位的往來(lái)文件；③合同段施工資料（路基、路面、橋梁、隧道、交通工程、房建綠化等）；④進(jìn)度控制文件；⑤投資控制文件；⑥施工日志；⑦試驗(yàn)室管理文件。

3 吉林省的高速公路竣工文件編制

隨著2010年交通運(yùn)輸部關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（交公路發(fā)[2010]382號(hào)）文件的下發(fā)實(shí)施，標(biāo)志著竣工文件檔案歸檔有了新的遵循標(biāo)準(zhǔn)。我省結(jié)合以往工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，將原有竣工文件體系做出了大幅度的調(diào)整，按照公路項(xiàng)目歸檔單位的具體要求，將竣工文件結(jié)構(gòu)體系分為七個(gè)大的部分：

①立項(xiàng)審批（A）。②設(shè)計(jì)審批（B）。③工程準(zhǔn)備（C）。④施工文件。a項(xiàng)目法人工程管理文件（F）。b監(jiān)理資料（J）。c施工資料（S）。d竣工圖（T）。⑤交、竣工驗(yàn)收文件（Y）。⑥工程招投標(biāo)及合同文件（H）。⑦資金管理（Z）。

新的竣工文件編制體系采取了順序的方式，從工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批為時(shí)間點(diǎn)，按照高速公路基本建設(shè)程序?qū)π枰獨(dú)w檔的文件材料進(jìn)行歸檔，并單獨(dú)將招投標(biāo)及合同文件和資金管理文件做為獨(dú)立部分進(jìn)行編制歸檔，因?yàn)楦咚俟吠度胧褂玫娜舾赡旰?，招投?biāo)文件及合同文件和資金管理文件就不再具有永久保存的價(jià)值，而分別歸檔保存為日后進(jìn)一步探討這部分檔案移交或是銷毀創(chuàng)造了便利條件。

項(xiàng)目檔案作為一個(gè)全宗，其結(jié)構(gòu)體系具有合理性，符合文件材料形成的自然規(guī)律，便于對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目檔案及時(shí)歸檔。而對(duì)于人員變動(dòng)較大，機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定的整個(gè)漫長(zhǎng)建設(shè)周期來(lái)說(shuō)，從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批階段就應(yīng)當(dāng)設(shè)立歸檔文件材料的相應(yīng)機(jī)制，改變過(guò)去那種直到竣工驗(yàn)收時(shí)再收集整理竣工文件的做法，使檔案整理與工程建設(shè)同步完成，確保及時(shí)、完整的收集整理文件材料。

按照相關(guān)檔案部門的要求，檔號(hào)應(yīng)當(dāng)不多于三級(jí)，即：項(xiàng)目代號(hào)+檔案分類號(hào)+案卷流水號(hào)。以琿烏高速公路通化至新開(kāi)嶺段建設(shè)項(xiàng)目施工資料為例：琿烏高速公路的國(guó)家高速公路網(wǎng)代號(hào)為G11，通化至新開(kāi)嶺段建設(shè)項(xiàng)目拼音首字母為TX，施工資料檔案分類號(hào)為S，案卷流水號(hào)為10001，案卷流水號(hào)中的第一個(gè)數(shù)字1（代表合同段代號(hào)）。經(jīng)過(guò)多年的探索，卻始終擺脫不了編制過(guò)程中必須要加入合同段代號(hào)，由于工程招投標(biāo)過(guò)程貫穿整個(gè)工程建設(shè)。有時(shí)還不得不分為一期、二期工程等，一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目也會(huì)分成幾段，前后歷時(shí)數(shù)年完成，多的會(huì)達(dá)到十幾年，這樣寵大的竣工文件檔案數(shù)量，想要按照工程的項(xiàng)目進(jìn)行排列幾乎是不可能的，只能以合同段完成情況排列。

我省在近三十年的高速公路建設(shè)雖然積累了很多經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)工程事業(yè)各方面也都得到了快速的發(fā)展，但也同時(shí)存在著不可忽視的問(wèn)題，如對(duì)竣工文件的系統(tǒng)性監(jiān)督機(jī)制缺失和竣工文件的存放管理還不夠科學(xué)，仍存在一定程度上的不準(zhǔn)確、不齊全和不規(guī)范的問(wèn)題亟待解決。如何解決這些存在的問(wèn)題將成為將來(lái)我們工作和研究的方向。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：高福（1978-），男，吉林撫松縣人，吉林省高等級(jí)公路建設(shè)局辦公室科員，檔案管理員，研究方向：檔案管理。