淺談中職學(xué)校學(xué)籍管理現(xiàn)狀及對策

唐櫻心

學(xué)籍檔案是學(xué)校對學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績記載、學(xué)籍變動情況、在校表現(xiàn)、獎懲情況、學(xué)歷等各項具體的歷史記錄，是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、實習(xí)和社會實踐等活動中直接形成的。學(xué)籍檔案作為學(xué)校重要的信息資源，體現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)管理部門對教學(xué)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)、控制，在學(xué)校檔案管理工作中有著舉足輕重的地位。

1 中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

在中職學(xué)校中，學(xué)籍檔案管理基本停留在傳統(tǒng)的手工登錄、整理、編目、檢索等較低水平， 效率低下， 查找速度慢， 學(xué)籍檔案工作開展受到一定限制。

1.1 管理觀念落后

一些學(xué)校檔案管理制度不嚴，工作隨意性大，致使學(xué)籍檔案材料雜亂無章。有些管理人員思想保守、觀念陳舊，沒有認識到學(xué)籍管理與檔案管理之間相統(tǒng)一的重要性，對學(xué)籍檔案特點、規(guī)律及價值作用認識不清，不能很好地運用計算機等現(xiàn)代化工具，工作中缺乏主動性和創(chuàng)新意識。

1.2 對學(xué)籍檔案形成過程不重視

學(xué)校收集的檔案材料不夠齊全，鑒別核對、歸檔整理、保管保密和管理職責(zé)等方面的規(guī)章制度尚不盡完善。在學(xué)籍檔案形成過程中，由于有關(guān)部門職責(zé)范圍不清，所以學(xué)生在校期間的一些重要情況收集得很不完整，這不但影響了中職學(xué)籍檔案的質(zhì)量，還給今后的管理工作帶來諸多不便。

1.3 檔案管理質(zhì)量偏低，信息化管理制度不到位

學(xué)生填寫學(xué)籍檔案時大多由學(xué)生所在班級的班主任負責(zé)指導(dǎo)，個別教師的檔案意識不強，沒有要求學(xué)生按照規(guī)范來填寫，造成個別學(xué)生使用圓珠筆、鉛筆填寫學(xué)籍表格，并且出現(xiàn)字跡潦草、模糊不清或隨意涂改等現(xiàn)象，有些還出現(xiàn)錯別字和身份證號碼錯誤等現(xiàn)象，有的欄目未按要求完整進行填寫，使得學(xué)籍檔案不能準確反映它所要表達的內(nèi)容，從而大大降低了檔案的質(zhì)量。

1.4 缺乏必要的監(jiān)督審查機制

學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他工作一樣，必須要有部署、有檢查、有落實，更要有審查、監(jiān)督，這樣才能保證該工作做好。如對學(xué)生學(xué)籍表格的填寫，要實行層層把關(guān)制度，填寫每一項都要認真細致，馬虎不得。有的學(xué)校將表格一發(fā)了之，不對學(xué)生進行監(jiān)督指導(dǎo)，收回后也不檢查審核即歸檔，造成學(xué)籍檔案材料雜亂不實，可信度低。

2 加強中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的主要措施

針對當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)籍檔案的現(xiàn)狀，可從以下幾個方面入手加強中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理：

2.1做好學(xué)籍檔案的收集和整理工作，保證學(xué)籍檔案的完整齊全

首先，要做好前期指導(dǎo)工作。一是要結(jié)合所在省市教育部門統(tǒng)一印發(fā)的學(xué)籍檔案項目，與教學(xué)管理部門和學(xué)生管理部門共同制定和完成學(xué)籍材料項目的設(shè)計，完整地反映學(xué)生在校期間的全面情況。二是做好歸檔前的立卷工作。按照檔案整理立卷的規(guī)范，在形成部門移交學(xué)籍檔案前做好相關(guān)指導(dǎo)工作，盡量把問題解決在歸檔前，以保證學(xué)籍檔案進館（室）的質(zhì)量。其次，要主動收集，跟蹤收集。檔案管理人員要主動了解當(dāng)年畢業(yè)班級數(shù)量、每個班的人數(shù)等信息，要加強與學(xué)生管理部門，特別是與班主任的聯(lián)系，并做好宣講工作，從而密切配合檔案部門，主動把這些補充材料交到檔案部門。最后，要做好檢查驗收工作。由于學(xué)校專門的檔案整理人員較少，學(xué)籍檔案的立卷整理質(zhì)量難以得到保證。這就要求在收集時務(wù)必進行檢查，增加學(xué)籍檔案檢查監(jiān)督人員及檢查環(huán)節(jié)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即予以糾正。

2.2逐步完善學(xué)籍檔案管理體制，提高管理意識

必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，從而加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。建立和完善歸檔制度，分散收集，集中管理。學(xué)籍檔案的歸檔納入相關(guān)部門人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期和每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學(xué)籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠。

2.3加強學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)，提高素質(zhì)，穩(wěn)定工作隊伍

學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識；必須熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀律；必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神，經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況，解決新問題。中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)；必須有針對性地引進人才，培養(yǎng)人才，穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊伍，保證檔案管理工作的嚴肅性與持續(xù)性。

2.4推進檔案信息化，創(chuàng)新利用方式

隨著經(jīng)濟、社會和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展變化，學(xué)籍檔案管理手工操作的傳統(tǒng)方法已經(jīng)不能適應(yīng)廣大中職學(xué)校辦學(xué)形式和生源多樣化的現(xiàn)狀，“檔案信息化”“數(shù)字檔案”等是高速發(fā)展的信息時代對學(xué)籍檔案管理提出的新要求。學(xué)籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)勢，可大大提高學(xué)籍檔案管理的效率，存儲信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。利用學(xué)籍檔案包含的豐富信息，完全可以主動為學(xué)校的教學(xué)、管理，以及為社會服務(wù)。

當(dāng)前，中職教育在為社會培養(yǎng)和輸送專業(yè)人才的功能越來越凸顯，中職畢業(yè)生的社會需求也在穩(wěn)步上升，保證學(xué)籍檔案的真實、完整、準確，是衡量學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的標尺之一。因此，加強學(xué)籍檔案的建設(shè)和管理是中職學(xué)校長期且與時俱進的工作。

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