如何做好醫(yī)院公文行文制度的規(guī)范化管理

摘 要：公文是用來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院科學(xué)管理的整個(gè)過(guò)程和結(jié)果的有效指引，公文行文的規(guī)律與特點(diǎn)隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步越來(lái)越向縱深發(fā)展，所以規(guī)范公文的行文制度才能在管理發(fā)展中發(fā)揮其最大效用，且更能給醫(yī)院管理層提供正確的執(zhí)行方向提供保障。公文行文是公文寫(xiě)作的伊始，又是按公文特定體裁、以及領(lǐng)導(dǎo)者或制文發(fā)文科室的執(zhí)行意見(jiàn)，擬制提供給領(lǐng)導(dǎo)者討論、修改、審批的原始稿件的過(guò)程。本文擬在闡述更加明確規(guī)范醫(yī)院公文擬文程序在醫(yī)院管理的重要地位與作用，對(duì)于提高醫(yī)院公文的擬文過(guò)程具有一定的實(shí)用性與可行性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院公文；擬文；制度；重要性

一、規(guī)范醫(yī)院公文行文制度是時(shí)代的要求也是管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院工作以醫(yī)療為中心，長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院作為基層單位在文件管理方面偏重于病案的管理，對(duì)其他行政公文未予以應(yīng)有的重視。隨著醫(yī)院管理理念的更新和對(duì)公文管理重要性認(rèn)識(shí)程度的提高，加強(qiáng)醫(yī)院公文管理工作，越來(lái)越被人們所重視[1]。公文作為公務(wù)文書(shū)必須遵循公文行文規(guī)則，不但有利于文件制度的正常運(yùn)行，確保行文各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范、完整、準(zhǔn)確，而且大大提高了公文行文的質(zhì)量和效率，減少工作時(shí)間和誤會(huì)麻煩。如果沒(méi)有嚴(yán)格遵循行文規(guī)則，不僅工作無(wú)法開(kāi)展，連公文內(nèi)容會(huì)變得混亂不堪，會(huì)讓工作人員每天浪費(fèi)更多的精力跟時(shí)間在處理公文的行文時(shí)間比處理落實(shí)的時(shí)間要更多，俗話說(shuō)無(wú)規(guī)矩，不成方圓，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓男形囊?guī)則，并認(rèn)真積極地落實(shí)處理，行文效率就會(huì)事半功倍了。a

二、公文在醫(yī)院管理工作中起著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院公文是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)科室部門進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和作指示的重要工具。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)制發(fā)文件，傳達(dá)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子按照國(guó)家頒布的法律法規(guī)擬定的針對(duì)院內(nèi)具體事項(xiàng)的管理的政策路線方針，責(zé)成下級(jí)科室部門嚴(yán)格按照所發(fā)文件的要求，指導(dǎo)采取切實(shí)有效的措施予以貫徹落實(shí)；有的公文具有法規(guī)的效應(yīng)，如辦法、條例、規(guī)定等，一旦行文生效，管轄范圍內(nèi)的工作人員就必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，一旦違反會(huì)按照規(guī)定進(jìn)行處罰；公文還起到了領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)廣大干部群眾進(jìn)行宣傳教育的重要作用，統(tǒng)一員工思想，提高執(zhí)行力；為反映決策層的意圖，規(guī)范的公文是依法處理問(wèn)題、做出決策、拓展管理的依據(jù)和憑證，如通知、決定、決議、、規(guī)定、條例批復(fù)、指示等，這些文件都是院內(nèi)各科室組織開(kāi)展工作的依據(jù)和憑證，而下級(jí)部門上報(bào)的請(qǐng)示、意見(jiàn)、報(bào)告等又是管理層制定決策、指導(dǎo)工作的有效憑證和依據(jù)。

三、公文行文審閱稿是管理者為公文行文把關(guān)的第一步。醫(yī)院公文行文審閱稿具體分為六部分，第一部分必須有簽發(fā)人、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱意見(jiàn)、審稿人意見(jiàn)三項(xiàng)內(nèi)容，簽發(fā)人是由醫(yī)院“一把手”把關(guān)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱意見(jiàn)是分管行文內(nèi)容線條的副職領(lǐng)導(dǎo)簽閱，審稿人意見(jiàn)通常是由辦公室主任把關(guān)；第二部分分為核稿人、擬稿單位以及擬稿人，核稿人是由行文首發(fā)的科室領(lǐng)導(dǎo)為核稿人，擬稿單位是需行文的科室，擬稿人是公文內(nèi)容編寫(xiě)人員；第三部分有：編號(hào)是此公文的年份以及序號(hào)，密級(jí)按國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局的標(biāo)準(zhǔn)，文件的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、公開(kāi)6個(gè)層次，印發(fā)份數(shù)由文件擴(kuò)散的范圍而定；第四部分是打字，校對(duì)人員簽名和行文日期；第五部分是抄送、抄報(bào)單位、主題詞，便于以后工作中的查詢；最后一部分是標(biāo)題與正文的內(nèi)容，其內(nèi)容力求規(guī)范、準(zhǔn)確、精煉，切忌空話、大話、套話，可加附件，公文行文審閱稿內(nèi)容必須都用鋼筆或者毛筆書(shū)寫(xiě)，審閱稿加上公文草稿與附件形成了公文行文審閱稿的第一步驟。

四、公文的送審制度應(yīng)本著誰(shuí)主稿，誰(shuí)負(fù)責(zé)的態(tài)度完成，按照公文行文審閱稿的審閱程序，擬稿單位以及擬稿人是此公文的第一負(fù)責(zé)人，應(yīng)對(duì)本公文的內(nèi)容、審核、發(fā)放、履行、回饋等進(jìn)行跟蹤落實(shí)，不能馬虎應(yīng)付、推卸責(zé)任。因此，送審的第一步應(yīng)由擬稿人先至辦公室領(lǐng)取公文行文審閱稿，再填寫(xiě)擬稿單位以及擬稿人、公文標(biāo)題、內(nèi)容、抄送單位和印刷份數(shù)等內(nèi)容，并送達(dá)本行文科室領(lǐng)導(dǎo)（即擬稿單位負(fù)責(zé)人）核稿，修改完公文第一輪后，再由擬稿單位負(fù)責(zé)人送往辦公室相關(guān)線條的副職領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽署意見(jiàn)，完成第二道審閱修改后，接著再送往正職領(lǐng)導(dǎo)審閱修改，完成第三道修改程序后，可以確定文件內(nèi)容不再做修改，最后再送回辦公室主任進(jìn)行最后細(xì)節(jié)的把關(guān)工作，并由辦公室主任填上行文編號(hào)，格式是【年份】文件編碼，再送往文印室進(jìn)行印刷。

五、沒(méi)有加蓋印章的公文不具備法律法規(guī)的效力。加蓋印章是一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié)，因此在印刷完畢后，由印章管理人員對(duì)公文的簽發(fā)手續(xù)、附件材料、公文印刷格式進(jìn)行最后審核，存檔的公文加蓋印章是檔案憑據(jù)作用的要求重要的公文在完成了它的現(xiàn)行效用之后，就變成檔案被移交到檔案部門保存起來(lái)，供日后查證參考，發(fā)揮檔案的憑證作用【2】。很多企事業(yè)單位忽略了加蓋印章的重要性，這是不規(guī)范的公文行文格式，沒(méi)有加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的文件會(huì)在日后給檔案利用帶來(lái)諸多不便與麻煩。應(yīng)由辦公室專人負(fù)責(zé)蓋章，裝訂，最后準(zhǔn)備好分發(fā)工作。

六、公文正式文件的分發(fā)應(yīng)由專門的發(fā)文科室統(tǒng)一發(fā)送。一般全院性文件應(yīng)由辦公室組織發(fā)放，其他針對(duì)性較強(qiáng)或特殊文件由擬稿科室組織分發(fā)。公文的分發(fā)應(yīng)做到準(zhǔn)確、安全、及時(shí)，確保不要漏發(fā)，誤發(fā)，有特殊要求的公文內(nèi)容，例如有需要各個(gè)科室班組回復(fù)或者上交匯報(bào)、附件之類的文件，應(yīng)在發(fā)放時(shí)再對(duì)收文者另行強(qiáng)調(diào)，確保公文內(nèi)容的要求落到實(shí)處，避免工作漏洞，另外應(yīng)準(zhǔn)備多幾份文件以備存檔及備用。根據(jù)發(fā)文范圍，屬于院內(nèi)重大事項(xiàng)需要上報(bào)的文件必須以醫(yī)院名義發(fā)文的文件，用XX[20XX]X號(hào)作為文件編碼的，正常需要抄送至上級(jí)單位，用于院內(nèi)各科室、部門傳達(dá)院部領(lǐng)導(dǎo)議定的工作任務(wù)、安排和常規(guī)等綜合性行政事務(wù)工作的，如無(wú)特殊授權(quán)，一般不對(duì)外發(fā)文，使用文號(hào)可為XX醫(yī)辦[20XX]X號(hào)。

七、公文歸檔是將處理完畢的公文按照一定的原則進(jìn)行整理后，定期移交給檔案部門集中保存的工作。通過(guò)歸檔工作，可以妥善地保存公文，同時(shí)也可以使有價(jià)值的公文不斷地輸入到檔案部門，為檔案工作奠定基礎(chǔ)【3】。也為管理者的管理工作提供有效的事實(shí)憑據(jù)。檔案管理人員負(fù)責(zé)將備份的含蓋公章的文件收集整理，分類保存。其個(gè)人不能保存歸檔的公文，根據(jù)公文相互關(guān)聯(lián)、特征和保存價(jià)值等立卷整理，確保歸檔公文的完整齊全，便于日后的利用和保管。檔案管理人員應(yīng)在保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交檔案工作。相關(guān)附件復(fù)印件要?dú)w檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。需要被撤銷的、被廢止的公文應(yīng)視為自始之日起不產(chǎn)生任何效力。不具備保存和歸檔的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可銷毀。如需要借閱檔案文件的單位機(jī)關(guān)、科室、人員等應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記，并在有效期內(nèi)歸還。機(jī)密度高的檔案文件不得擅自帶出檔案室，違規(guī)者視為違法紀(jì)律嚴(yán)格處理。

參考文獻(xiàn)

[1].王春香 《加強(qiáng)醫(yī)院公文管理》《基層醫(yī)學(xué)論壇》2008年 第26期

[2]. 杜繼紅《本單位制發(fā)公文存檔應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章》檔案天地 1999年第04期

[3].小倪《公文歸檔》北京檔案 2010年03期

作者簡(jiǎn)介

蔡希凡（1984-）、女、廣東省潮州市、潮州市中心醫(yī)院、助理館員、文學(xué)學(xué)士，大學(xué)本科、研究方向：檔案管理。