論現(xiàn)代企業(yè)秘書工作的主動性

余錚

內(nèi)容摘要：秘書是特殊的管理者，現(xiàn)代秘書工作是一項管理工作。由于秘書工作被動性本質(zhì)特征，抑制和掩蓋了秘書工作的主動性，因而在秘書工作過程中出現(xiàn)“等、靠”等消極懈怠的現(xiàn)象。本文對現(xiàn)代秘書工作的主動性特征進行分析，以呼吁秘書工作者除了認識現(xiàn)代秘書工作被動性，還應該更好地認識并發(fā)揮主動性。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代秘書工作 被動性 主動性

現(xiàn)代秘書工作是一個涵義很廣的概念，其工作范圍主要包括文書處理、公文擬寫、會務(wù)工作、調(diào)查研究、信息收集整理、督辦反饋、會晤安排、信訪接待、機要保密以及領(lǐng)導臨時直接交辦的各項工作等。由于秘書工作是伴隨著集團統(tǒng)治和領(lǐng)導群體的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，因此它的使命始終從屬于和服務(wù)于統(tǒng)治者和領(lǐng)導者。

楊尚昆在《中國秘書理論與實踐叢書》一書的總序中也強調(diào)：“秘書工作的從屬性正是區(qū)別于其他工作的顯著特點?！盵1]由于秘書工作被動性特征突出以及秘書學界對秘書工作被動性的強調(diào)，從而抑制和掩蓋了秘書工作的主動性，秘書學研究人員與秘書工作者都充分認識和非常注重秘書工作被動性的本質(zhì)特征，但對秘書工作的主動性認識不夠，甚至有些忽視了秘書工作的主動性，因而在秘書工作過程中出現(xiàn)“等、靠”等消極懈怠的現(xiàn)象。本文選取秘書工作的主動性作為研究對象，結(jié)合本人自身的實際工作，對現(xiàn)代秘書工作的主動性特征進行分析，以呼吁秘書工作者除了認識現(xiàn)代秘書工作被動性，還應該更好地認識并發(fā)揮主動性。

一.現(xiàn)代秘書工作主動性的特征

隨著時代的發(fā)展，社會變革日益激烈，社會現(xiàn)象日趨多元化，政務(wù)活動錯綜復雜，領(lǐng)導的工作變得越來越龐雜。面對這種形式，現(xiàn)代秘書工作主動性日益突出，其應該具有如下幾點特征：

第一，創(chuàng)新性。面對日益復雜的事務(wù)活動，秘書要向領(lǐng)導提供新情況、新信息、新方法、新謀略，要具有前無古人的獨到之處，在他人的基礎(chǔ)上具有新的見解、新的發(fā)現(xiàn)、新的突破。

第二，前瞻性。在現(xiàn)代秘書工作實踐中，有相當一部分活動內(nèi)容是預測將要發(fā)生的事情，安排即將到來的工作，處理可能發(fā)生的問題。這就要求秘書在思考安排未來工作時，有較強的洞察能力和預見性。這種預見性是一種有目的的科學預見，是建立在科學發(fā)展觀的基礎(chǔ)上，通過了解事物的過去和現(xiàn)在，分析事物之間的相互影響和因果聯(lián)系，從而推導出相應的未來。秘書的科學預測，其成果越體現(xiàn)實際工作，那么它對工作的指導意義越大，失誤越小。

第三，積極性。積極性是指秘書在工作中能夠進取向上、熱愛自己的這份工作的思想和表現(xiàn)。黑格爾說過：“要是沒有熱情，世界上任何偉大事業(yè)都不會成功。”熱情就是一種積極性，就是要進取向上，努力工作、敢于擔當。秘書在工作中積極性高能極大的提高工作效率，甚至讓公司在激烈的市場競爭中占得先機。

第四，謀略性。在現(xiàn)代秘書工作中，努力適應現(xiàn)代決策體制的需要，當好服務(wù)領(lǐng)導科學決策的“參謀助手”，是秘書工作強化參謀職能面臨的重大課題和新的使命。為了更好地創(chuàng)造性地發(fā)揮參謀作用，秘書在實踐中要立足于自覺積極主動，既想領(lǐng)導之所想，更謀領(lǐng)導之未謀，積極地關(guān)注和研究事關(guān)地方經(jīng)濟社會發(fā)展的重大問題，積極主動地策劃決策思路和工作方案，努力變被動服務(wù)為主動服務(wù)，在主動服務(wù)中爭取更大作為。

二.怎樣在現(xiàn)代秘書工作中培養(yǎng)和提高主動性能力

第一，具有強烈的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新意識是現(xiàn)代秘書工作主動性的出發(fā)點，也是從事創(chuàng)造性活動的出發(fā)點。秘書工作的被動性本質(zhì)特征，決定秘書多數(shù)時間坐在辦公室寫報告、整理材料等等。這種情況容易導致秘書在思考問題時，局限于周圍的小天地，視野不開闊，心態(tài)也安于現(xiàn)狀，甚至不思進取。

現(xiàn)代社會決定秘書必須是既能做事又懂管理的高素質(zhì)、復合型人才，能為領(lǐng)導工作提供既具綜合性又具專業(yè)性、既具事務(wù)性又具思想性、既具常規(guī)性又具創(chuàng)新性的輔助服務(wù)。因此，強化創(chuàng)新意識是當今秘書的必要準備。秘書在實踐中要不拘泥于一些框框，不迷信權(quán)威，不屈于權(quán)力，敢于解放思想，打破常規(guī)，敢想、敢做、敢冒風險，

第二，具有發(fā)展的、戰(zhàn)略的眼光。善于發(fā)現(xiàn)問題是現(xiàn)代秘書主動性的力量源泉。在這個飛速發(fā)展的新時代，“領(lǐng)導、上司對中高級秘書的要求已不僅僅是收集、篩選、整理、提供信息，還要求秘書能分析、研究信息，準確把握社會動態(tài)、市場形勢，提出和擬制多種方案，幫助上司選擇目標，確定任務(wù)，制訂出達到目標、完成任務(wù)的具體步驟、方法、措施、時間，以及人力、物力、財力、信息、技術(shù)的投入與分配，甚至能預測成果及下一步如何發(fā)展，預測可能產(chǎn)生的風險及防范措施等等?！盵2]要求秘書要能“聽取意見，監(jiān)視環(huán)境，反饋輿論，預測趨勢，評估效果，以此幫助領(lǐng)導部門和上司面對復雜多變的社會經(jīng)濟環(huán)境。”[3]可見，作為領(lǐng)導工作不可或缺的、有機的組成部分，現(xiàn)代秘書工作與領(lǐng)導工作在本質(zhì)上市一樣的，都具有鮮明的管理屬性，這也就決定現(xiàn)代秘書工作要具有突出的主動性。秘書要提高自己的主動性能力，就必須把自己鍛煉成為一個目光敏銳、善于捕捉信息的觀察員。秘書作為參謀和助手，不僅要了解社會情況，更要了解領(lǐng)導的在想什么，在干什么，只有這樣才能創(chuàng)造性地開展工作，增強輔助領(lǐng)導的主動性，更好地發(fā)揮參謀助手的作用。

第三，具有科學、合理、開放、立體的知識結(jié)構(gòu)。隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，尤其是新興行業(yè)不斷涌現(xiàn)、知識更新的速度不斷加快，秘書和秘書工作必然面臨全新的機遇和嚴峻的挑戰(zhàn)。作為輔助領(lǐng)導實施管理的現(xiàn)代秘書工作具有很強的綜合性，也更突顯出秘書工作的主動性。因此，現(xiàn)代秘書的知識結(jié)構(gòu)應該適應知識經(jīng)濟的發(fā)展需要，適應現(xiàn)代秘書工作的新形勢。知識全面就容易發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，多角度考慮問題，能利用多種途徑解決新問題。所以，廣博而扎實的基礎(chǔ)知識對現(xiàn)代秘書工作能力提升，構(gòu)成了至關(guān)重要的前提條件。精深的專業(yè)知識、熟練的業(yè)務(wù)知識和廣泛的臨近學科知識，以及關(guān)于政治、經(jīng)濟、法律等方面的新知識，不斷更新，防止老化，才能更好地表現(xiàn)出現(xiàn)代秘書工作的主動性。

第四，具有較強的協(xié)調(diào)、溝通能力。秘書部門在企事業(yè)單位處在一個特殊的樞紐位置，在組織運轉(zhuǎn)中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的作用，這是任何業(yè)務(wù)部門無法代替的?！坝捎谒幍臉屑~地位，使它成為除機關(guān)領(lǐng)導人之外唯一了解全面情況的機構(gòu)。由于它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各部門的行動進行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。”[4]某種程度上講，秘書部門就是協(xié)調(diào)部門，現(xiàn)代秘書的一些工作如傳達信息、召開會議、接待信訪、溝通督查等工作本身就具有協(xié)調(diào)的作用?，F(xiàn)代秘書可以通過多觀察、多思考、多分析，善于傾聽，善于體諒，通過熟悉各項法律法規(guī)和政策，熟悉各類人際關(guān)系等途徑提高協(xié)調(diào)、溝通能力。

總之，無論是秘書學研究人員還是秘書工作者都應該充分認識和非常注重現(xiàn)代秘書工作主動性。作為領(lǐng)導者的參謀和助手，為其提供輔助管理和綜合服務(wù)的秘書，全程參與領(lǐng)導者管理的過程，共同實現(xiàn)組織目標，這都決定現(xiàn)代秘書工作必須以領(lǐng)導工作為前提和基礎(chǔ)，并以領(lǐng)導的工作為核心與其相生相伴。所以我們一直強調(diào)，秘書要充分地發(fā)揮主動性，做到想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之謀，與領(lǐng)導在思想上保持同頻共振。

參考文獻：

[1]李欣.中國秘書發(fā)展史[M].高等教育出版社，1993：第2頁

[2]陳瑜芳.試論中國加入世貿(mào)組織后秘書工作職能的轉(zhuǎn)變[J].秘書，2003（3）：9-10頁

[3]羅伯特·N.盧西爾.管理學基礎(chǔ)[M].4版，北京大學出版社，2011：16

[4]陳合宜.秘書學[M].廣州：暨南大學出版社。1997：53-54

基金項目：教育部職業(yè)院校文秘專業(yè)教學指導委員會2014年度重點課題項目（JWMW201444）

（作者單位：長沙環(huán)境保護職業(yè)技術(shù)學院）endprint