辦公室檔案管理工作研究

隋麗婷

摘 要：通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進各項工作的有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。做好檔案管理工作，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題

（1）檔案管理工作的重要性沒有得到重視。隨著時代的不斷發(fā)展，信息科技的進步，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進行檔案管理的過程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作人員提出了新的考驗，工作人員需要運用相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作。在面對以上問題的時候，有時凸顯出檔案管理工作人員的專業(yè)水平不夠，缺乏專業(yè)的檔案管理技能，運用現(xiàn)代辦公軟件的能力不足等問題。因此，提高對檔案管理工作的重視程度，進一步關(guān)注和解決檔案管理人員的素質(zhì)問題，是事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問題之一。

（2）辦公室檔案管理信息化建設(shè)過緩，設(shè)施相對落后。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進行整理和保管。國家檔案行政機構(gòu)倡導無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質(zhì)文件為主，使得對紙質(zhì)文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數(shù)字化信息處于隨機存儲狀態(tài)，有些被不定期銷毀，有些被存儲在臨時可移動設(shè)備上，沒有建立系統(tǒng)管理模式。

（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數(shù)事業(yè)單位沒有建立針對辦公室檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，即便有些單位對檔案有相關(guān)的管理規(guī)范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實際操作中的執(zhí)行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發(fā)揮真正的作用。

二、如何加強事業(yè)單位的檔案管理工作

（1）提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效率的檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到極其重要的推動作用。要提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時，辦公室檔案管理人員應(yīng)跟隨社會的發(fā)展腳步，順應(yīng)時代的需求，不斷提高檔案管理意識和相關(guān)法律意識，尤其要增強辦公室檔案管理人員自身的保密意識，樹立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓，掌握管理相關(guān)操作技能，提高自身素質(zhì)及檔案管理水平，充分認識檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理工作的責任意識。

（2）加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)。當前，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式相較于紙質(zhì)文件管理方式來說，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門別類地進行管理，對復(fù)雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。

（3）建立完善的檔案管理制度。對檔案管理體制進行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。在倡導自主更新的時代洪流下，事業(yè)單位想長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當針對辦公室檔案管理工作制定相應(yīng)的適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

檔案管理改革是事業(yè)單位管理改革的一項重要內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動作用。通過提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進單位各項工作的有序發(fā)展。

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（黑龍江省哈爾濱市信訪服務(wù)中心）