鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸檔問題

滄海一粟：鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為我國最基層一級政府，每年都會收到大量的“上級來文”，這些文件多為需要貫徹執(zhí)行的通知、意見、實施方案等，也有是帶有告知性質(zhì)的通報、決定，等等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸納起來，不外乎四類：一是普發(fā)性“上級來文”，即上級主要是縣（市、區(qū)）里因工作需要普遍下發(fā)的文件；二是告知性“上級來文”，即具有告知和傳閱屬性的不需要貫徹執(zhí)行的上級來文；三是時效性“上級來文”，即在某一時間段內(nèi)有效且需要貫徹執(zhí)行的上級來文；四是專指性“上級來文”，即上級針對某一個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的專門性文件。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件歸檔整理時，這些“上級來文”要不要歸檔？如何歸檔？不需要歸檔的“上級來文”如何處理？

王茂躍：滄海一粟將鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸為四類，每一類的處理應當有所區(qū)別。普發(fā)性“上級來文”和告知性“上級來文”，沒有歸檔的必要；時效性“上級來文”，可以歸檔暫時保存起來，但不必進行系統(tǒng)整理；專指性“上級來文”對鄉(xiāng)鎮(zhèn)來說是最有查考價值的檔案，必須歸檔，按照相應的保管期限進行全過程整理。因為不同的文件有不同的價值，歸檔必須體現(xiàn)出“以我為主”的原則。

呂顏冰：不同意茂躍老師“普發(fā)性和告知性‘上級來文沒有歸檔的必要”的觀點。我認為普發(fā)性、告知性的上級來文要不要歸檔不能一概而論，在收集歸檔文件時可適當收集少部分告知性、普發(fā)性上級來文，確定保管期限時可將這類檔案劃入短期保存。

王建祥：我認為鄉(xiāng)鎮(zhèn)的上級來文需不需要歸檔主要看是否貫徹執(zhí)行和是否與我有關，同時還要看相關事項是否有查考的價值。

余厚洪：從文書的收文這個角度來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的收文量確實是非常大，但從歸檔這個角度來說，應以“本級”、“自己”的文件為主，當然，上級來文中與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作情況相關的，自然也應列入歸檔的范圍。對于不屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級歸檔范圍的，最常用的處理方式應該是銷毀。

劉子芳：對上級來文，是不是這樣分更好些：一是普發(fā)性來文。二是針對性來文。普發(fā)性來文包括：涉及方針政策性的來文、涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的來文（重要的、一般事務性的）、告知性的來文。針對性來文包括：重要的、一般事務性的。這樣給人以一目了然的感覺。

亓曉華：上級來文按行文目的簡單地可分為兩種，即普發(fā)性文件和專指性文件，其中普發(fā)性文件又可以分為以下兩類，第一類是臨時知曉性的上級文件，比如上級下發(fā)的臨時會議通知，不涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的通報、簡報、信息、表彰決定等類文件；第二類是需要貫徹落實的上級文件，如上級制定的辦法、細則、條例、規(guī)定等法規(guī)性文件。專指性文件主要包括涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的批復、函、機構(gòu)設置、干部任免、獎懲，等等。我認為普發(fā)性文件不用歸檔，專指性文件必須歸檔。

郭東升：我覺得對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的上級來文一般分兩類為好。一類是普發(fā)文件。一類是專對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文件。對普發(fā)文件采取年度——責任者——文號（或者時間）分類法排列。這類文件很難說哪份用著用不著，不如全部歸檔，以齊全完整方便鄉(xiāng)鎮(zhèn)之需。文件雖多，因排列順序嚴整，調(diào)取自然方便。因不需進館，它們的價值按最低檔次來劃。對專對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文件另劃保管期限，依年度——問題——責任者分類。

田潤：贊同郭老師的意見，上級來文把握不準用不用歸檔時，就用糊涂的方法，按照自己認為便于日后查找的方式進行匯集成冊，普發(fā)性和告知性的“上級來文”可以直接按照來文先后裝訂成冊，時效性“上級來文”可以按照辦結(jié)完畢的先后順序裝訂成冊，對于專指性的“上級來文”則要劃保管期限，依年度——問題——責任者分類進行歸檔，因為這類文件日后利用率相對高于其他三類，雖然行文單位也會歸檔，但從實踐上看，還是自己保存好自己日后利用率較高的文件比較妥善。自己的檔案比較集中齊全，避免多全宗查找和節(jié)省了查找時間。

李宗富：鄉(xiāng)鎮(zhèn)的基層檔案工作者大都是兼職人員，正如一塵總編在《檔案行政執(zhí)法手冊》中所說的：對基層檔案工作者來說，可能更需要方法流程標準等明白如話的指導。目前，在實際工作中，有沒有一個（或一些）既符合實際又切實可行、易于操作（或者說可以直接拿來參照指導運用）的鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸檔指導規(guī)范和標準？

李正平：從檔案的憑證作用看，上級來文只要不涉及本鄉(xiāng)人、財與事，不歸也罷；從工作查考看，普發(fā)性文件只要照辦了，只存自己辦理的結(jié)果就可，如要報個報表或統(tǒng)計之類的。但一些規(guī)范性文件，不是一次性使用，這次工作上用了，明天還要用，就應考慮保存了，有些還應長永保存。要注意事情的來龍去脈，來文是怎么說的，我們是怎么辦的，應是一個有機體，特別是涉及政策性的。從編史修志角度，是歸檔越完整越好，因為他們要知道一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的工作如何運行的，為什么要這樣運行，也就是注重細節(jié)。這與我們組卷時要注意保持文件之間的有機聯(lián)系是一樣的原理，因為我們要研究歷史的人會盡最大可能去還原歷史。記得一外國專家說過，我們不僅要看結(jié)果，還要注重事情的一個過程。這從一些重大歷史事件因缺少細節(jié)資料而不得不還要以口述歷史資料來補證就知道了。記得有一個村，新中國成立后歷年材料都保存得相當完整，成為研究這段村史的不可多得的珍寶。所以，我認為，鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸檔問題，應當具體問題具體分析。

一井水：鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級來文歸檔應該區(qū)別不同情況進行：一類是針對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的如人事任免、機構(gòu)設置、人員編制、土地利用、項目審批等重要文件材料應該永久存檔；二類是方針、政策、規(guī)定、辦法、標準等需要長期貫徹執(zhí)行的文件材料應該按保管期限10年歸檔，這樣既方便各部門利用，又可以避免移交進館的大量重復；三類是近期有一定查考價值的文件材料按照年度——責任者——形成時間排列裝訂成冊，保管幾年后再銷毀，這樣既節(jié)省時間，又方便利用。

王鳳珍：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室如果把“上級來文”全部整理歸檔，額外增加了工作量和庫房壓力不說，從實際利用情況來看也是沒必要的。滄海一粟將鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸為四類，我認為在檔案收集整理時可以只考慮后面兩類，也就是時效性“上級來文”，即在某一時間段內(nèi)有效且需要貫徹執(zhí)行的上級來文；再就是專指性“上級來文”，即上級針對某一個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的專門性文件。至于前面兩類只要是與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)無關的都可以當作資料存入資料室。

小魚兒：鄉(xiāng)鎮(zhèn)收到的上級來文有以下幾種歸檔方式：其一，針對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的任免、表彰和有關本鄉(xiāng)鎮(zhèn)事情的文件，這部分文件日后查找利用率相當高，歸檔時應歸入永久保管。其二，上級下發(fā)的關于一些方針、政策性且需要貫徹執(zhí)行的文件，這部分文件雖然日后利用率不太高，但是，領導在一兩年內(nèi)也許會用到，為更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導服務，歸檔時應歸入定期10年。其三，至于其他的上級文件，基本都屬于普發(fā)文，但是有時鄉(xiāng)鎮(zhèn)其他人員也有可能會用到，但又不屬于歸檔范圍，可以裝訂成文件匯集保管。

白樺：我非常贊同“小魚兒”老師的做法。關于鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸檔這個問題，還是要把握“以我為主，突出重點”的原則進行收集整理。我認為，一般對于專指性“上級來文”采取永久保存，時效性“上級來文”定期保存，普發(fā)性和告知性“上級來文”采取暫存方式整理存放，不入檔案庫房。并定期對暫存文件進行鑒定與清理，將失去保存價值的文件及時剔除，這樣既做到了不耽誤工作，又不占用庫房面積。

丁崇健：鄉(xiāng)鎮(zhèn)的“上級來文”主要包括縣級以上（含縣級）黨委政府及其所成立的工作領導小組、人大、政協(xié)、紀檢監(jiān)察、人武部、檢察院、法院以及縣級以上（不含縣級）職能工作部門等上級機關制發(fā)的文件、領導講話等。這些“上級來文”是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展工作的重要依據(jù)，必須貫徹執(zhí)行的，應當由鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室按文件材料歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定進行全部收集、歸檔整理和保存在綜合檔案室。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作部門的上級機關——縣級工作部門對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的行文則不應當按“上級來文”處理（現(xiàn)行體制下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府與大多數(shù)的縣級工作部門是平級機關），鄉(xiāng)鎮(zhèn)只需要區(qū)分其工作職能職責安排到相關承辦工作部門進行辦理并督促落實。這類“上級來文”在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案中占據(jù)著相當大的成分，應由承辦工作部門在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室的指導下進行收集、歸檔整理、移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。個人以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”歸檔的范圍適當寬泛一些好，即便不歸檔也可作為資料保存下來，確實沒有留存價值的除外。

鞏磊：單單從歸檔的角度來講，鄉(xiāng)鎮(zhèn)“上級來文”可分為需歸檔的“上級來文”即上級機關制發(fā)的需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關貫徹執(zhí)行并且辦理的文件材料和不需歸檔的“上級來文”即上級機關制發(fā)的普發(fā)性不需鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關辦理的，無查考利用價值的事務性、臨時性文件材料和上級機關制發(fā)的任免、獎懲非本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關工作人員的文件材料以及供工作參考的一般性無借鑒價值的一些抄件等。

陳少敏：鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級普發(fā)文件中，有國家政策、法規(guī)、法律執(zhí)行情況的，需要保存在檔案室，以便于自己利用并存檔。轉(zhuǎn)發(fā)的告知性上級文件則不需要存檔。時效性強的則更不需要保存。專指性上級來文則需要認真收集、整理、入室。

王富忠：個人認為，鄉(xiāng)鎮(zhèn)普發(fā)性“上級來文”不需要歸檔，即使需要鄉(xiāng)、鎮(zhèn)按文件辦理的事情，從行動上把事情辦理完畢就可以了；鄉(xiāng)鎮(zhèn)告知性“上級來文”，不需要歸檔，“告知”，顧名思義，就是讓每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)知道一下就可以了；鄉(xiāng)鎮(zhèn)時效性“上級來文”不需要歸檔，“時效”文件在某一時間段內(nèi)有效，而對鄉(xiāng)鎮(zhèn)多年后的查閱和編史修志等沒有什么實際價值；鄉(xiāng)鎮(zhèn)專指性“上級來文”，即上級針對某一個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的專門性文件均屬歸檔范疇，且大都作為永久檔案保存，是該鄉(xiāng)鎮(zhèn)將來編史修志的重要依據(jù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)普發(fā)性、告知性、時效性的“上級來文”雖然一律不歸檔，但不歸檔并不意味著不整理保存，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室應該把“上級來文”按照不同級別、不同文號等特征，裝訂成發(fā)文匯集，和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件形成的發(fā)文匯編一起，分別編目、排架，以方便查閱利用。

（摘自《檔案界》網(wǎng)站）