醫(yī)學(xué)院校成人教育工作中校本部和分教學(xué)點(diǎn)管理工作初探

王智星 李瑞洲 劉世剛 王其巨 劉榮安

（安徽中醫(yī)藥大學(xué) 繼續(xù)教育學(xué)院，安徽 合肥 230038）

醫(yī)學(xué)院校成人教育工作中校本部和分教學(xué)點(diǎn)管理工作初探

王智星 李瑞洲 劉世剛 王其巨 劉榮安

（安徽中醫(yī)藥大學(xué) 繼續(xù)教育學(xué)院，安徽 合肥 230038）

本文根據(jù)醫(yī)學(xué)院校成人教育的規(guī)章制度、政策法規(guī)和管理現(xiàn)狀，探討醫(yī)學(xué)院校成人教育工作中校本部和分教學(xué)點(diǎn)的管理，提出了“三統(tǒng)一”原則，將管理學(xué)細(xì)化運(yùn)用到工作中。在現(xiàn)有的規(guī)模和模式下，應(yīng)當(dāng)繼承與發(fā)展同行，規(guī)范操作但又不失創(chuàng)新。

醫(yī)學(xué)院校成人教育 管理工作 校本部 分教學(xué)點(diǎn) “三統(tǒng)一”原則

成人教育工作的管理首先要認(rèn)清成人教育規(guī)章制度的定義、形式、分類(lèi)及執(zhí)行方式，通過(guò)學(xué)習(xí)將規(guī)章制度具體落實(shí)到工作中。規(guī)章制度分為勞動(dòng)紀(jì)律、工作職責(zé)、工作程序、工作要求規(guī)范和成效的檢驗(yàn)。其中工作程序包含了總體思路、工作規(guī)劃和落實(shí)方案，對(duì)成人教育的認(rèn)識(shí)，政策法規(guī)和如何把握政策法規(guī)方面，強(qiáng)調(diào)了成人教育是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)依法辦教，依法治學(xué)，規(guī)范辦學(xué)行為。把握政策法規(guī)首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)政策法規(guī)；其二，貫徹執(zhí)行政策法規(guī)；其三，制定與之相對(duì)應(yīng)的管理制度。

1.校本部和分教學(xué)點(diǎn)管理中的“三統(tǒng)一”原則

校本部對(duì)各地分教學(xué)點(diǎn)采取的是“利用、限制和改造”政策。通過(guò)收費(fèi)統(tǒng)一、教學(xué)統(tǒng)一和考試統(tǒng)一，利用各地分教學(xué)點(diǎn)的有利于校本部的積極因素，限制不利于校本部的消極作用，鼓勵(lì)和指導(dǎo)各個(gè)教點(diǎn)從利益主導(dǎo)型轉(zhuǎn)變?yōu)榻逃鲗?dǎo)型的機(jī)構(gòu)，以規(guī)范有序代替混亂無(wú)序。

1.1 收費(fèi)統(tǒng)一。

以阜陽(yáng)分教學(xué)點(diǎn)為例，承辦我校成人教育較大的教學(xué)機(jī)構(gòu)有3到4個(gè)，每個(gè)大的教學(xué)機(jī)構(gòu)下往往還帶有幾個(gè)小的教學(xué)點(diǎn)，這些小教學(xué)點(diǎn)有招生和收費(fèi)的權(quán)利，管理模式是混亂的，所以在阜陽(yáng)各教學(xué)點(diǎn)收回錄取學(xué)生的報(bào)名費(fèi)有一定難度。應(yīng)該限制其收費(fèi)的權(quán)力，而利用其招生的便利?！跋拗啤?、“利用”的目的是“改造”?！案脑臁钡膶?shí)質(zhì)，就是逐步消除分教學(xué)點(diǎn)辦學(xué)管理模式中不規(guī)范的地方，尤其是收費(fèi)的不統(tǒng)一。但必須是“溫水煮青蛙”，循序漸進(jìn)。因?yàn)槲覀兒头纸虒W(xué)點(diǎn)主要是合作的關(guān)系，強(qiáng)迫往往反而帶來(lái)負(fù)面效應(yīng)，不利于工作。在自愿的原則下，通過(guò)思想教育的方式，進(jìn)行收費(fèi)統(tǒng)一的改造管理。思想教育有三個(gè)途徑：理論教育，典型教育，駐站教育。（1）理論教育。必須形成規(guī)章制度的書(shū)面材料，有據(jù)可查，有章可循，具體發(fā)文告訴分教學(xué)點(diǎn)哪些該做，做了有哪些書(shū)面材料的益處；哪些不該做，有什么嚴(yán)重的弊端。簡(jiǎn)短扼要為宜，過(guò)于冗長(zhǎng)，閱讀者不易接受。（2）典型教育，以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)為主。根據(jù)各教學(xué)點(diǎn)中希望校本部回款的數(shù)額占其總額的百分比高低，合作態(tài)度的表現(xiàn)，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并在理論教育的書(shū)面材料中體現(xiàn)，對(duì)其他教學(xué)點(diǎn)進(jìn)行示范，提高“三統(tǒng)一”的認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)各教學(xué)點(diǎn)學(xué)習(xí)、對(duì)照和仿效。（3）駐站教育。每個(gè)教學(xué)點(diǎn)在招生收費(fèi)宣傳期的1至2月期間，可安排我校本部的成員到分教學(xué)點(diǎn)駐站，進(jìn)行招生收費(fèi)宣傳的指導(dǎo)和規(guī)范，做好個(gè)教學(xué)點(diǎn)招生收費(fèi)把關(guān)工作，統(tǒng)一收費(fèi)主要靠“宣傳、說(shuō)服、協(xié)商、討論，再由點(diǎn)到面逐步推廣。這是我們利用分教學(xué)點(diǎn)掌控辦學(xué)規(guī)模和管理模式的主要方式，是我們將“三不統(tǒng)一”逐步過(guò)渡到“三統(tǒng)一”的主要環(huán)節(jié)。

1.2 教學(xué)統(tǒng)一。

對(duì)于“教學(xué)統(tǒng)一”，我們必須面對(duì)現(xiàn)實(shí)。因?yàn)槲倚W(xué)生大多是醫(yī)藥專(zhuān)業(yè)，他們都已在一定的醫(yī)療崗位上工作，尤其是護(hù)理和臨床專(zhuān)業(yè)，所以要使學(xué)生到課率達(dá)到百分之百，讓所有值班的護(hù)士和醫(yī)生學(xué)生請(qǐng)假一周以上的時(shí)間來(lái)上課，是不現(xiàn)實(shí)的。對(duì)此，我們采取了三項(xiàng)措施：（1）靈活機(jī)動(dòng)地確定上課時(shí)間，讓學(xué)生回短信，說(shuō)明上課的時(shí)間段中哪幾天有空，選大多數(shù)人都方便的時(shí)間段上課，做到人性化管理，保證到課率。（2）運(yùn)用多種形式，形成資源信息體的，加強(qiáng)教學(xué)的聯(lián)系與溝通，采用短信、QQ群、電話(huà)為學(xué)生布置修改作業(yè)和解答學(xué)習(xí)中的疑惑。（3）開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)教學(xué)和面授相結(jié)合，讓錯(cuò)過(guò)面授機(jī)會(huì)的學(xué)生在空閑時(shí)間能夠到分教學(xué)點(diǎn)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上課。

1.3 考試統(tǒng)一。

“考試統(tǒng)一”也是存在一些問(wèn)題。一是通知不到位，分教學(xué)點(diǎn)管理混亂，有時(shí)還對(duì)校本部隱瞞學(xué)生真實(shí)的聯(lián)系方式；二是有些考生住址偏遠(yuǎn)，難以及時(shí)趕到學(xué)?？荚?；三是缺乏一整套規(guī)范化的規(guī)章制度。所以，第一，必須把學(xué)生通知到位，采取提前通知的辦法，給學(xué)生留下準(zhǔn)備時(shí)間，并積極整理聯(lián)系方式，杜絕聯(lián)系方式的造假，建立網(wǎng)上學(xué)生數(shù)據(jù)庫(kù)，讓所有學(xué)生注冊(cè)，留下真實(shí)信息。其二，立規(guī)矩，完善繼續(xù)教育培訓(xùn)管理體制與運(yùn)行機(jī)制，建立長(zhǎng)效規(guī)范的管理模式，結(jié)合收費(fèi)統(tǒng)一的思想教育，約法三章，賞罰分明。

2.細(xì)化工作管理中的思考

以寄錄取通知書(shū)為例，共分為6個(gè)步驟：核實(shí)通訊地址，信封上寫(xiě)明地址，錄取通知書(shū)蓋章，信封和通知書(shū)按學(xué)號(hào)排序，將通知放入信封和粘好信紙。因?yàn)殇浫∪藬?shù)眾多和本院職工人數(shù)有限，所以該項(xiàng)任務(wù)除了分管的科室，還需要其他科室共同參與。本項(xiàng)工作涉及我校全體成員的分工協(xié)作、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和規(guī)章制度的執(zhí)行。

2.1 分工明確，制定詳細(xì)精確的進(jìn)度表。

分工明確包括人員明確，時(shí)間明確和進(jìn)度明確。（1）必須建立詳細(xì)的分工表，避免互相推諉。比如打電話(huà)確認(rèn)學(xué)生通訊地址，可根據(jù)每位老師完成本職工作后盈余的時(shí)間，規(guī)定每人200到300人數(shù)的核實(shí)量。（2）時(shí)間明確，避免無(wú)時(shí)間概念，第二項(xiàng)工作的完成時(shí)間必須定在后續(xù)工作開(kāi)展的前一天，留下一定的時(shí)間改進(jìn)微調(diào)和總結(jié)思考，避免上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查落實(shí)情況等，才發(fā)現(xiàn)還未完成，影響后續(xù)工作。（3）進(jìn)度明確，制定詳細(xì)精確的進(jìn)度表，把重要工作的各個(gè)進(jìn)程銜接好，處理好可同時(shí)進(jìn)行的關(guān)系，節(jié)約時(shí)間，避免措手不及等后續(xù)工作不能及時(shí)完成。比如錄取通知書(shū)還在蓋章時(shí)，就陸續(xù)有分教學(xué)點(diǎn)來(lái)取，但是通知書(shū)章還沒(méi)蓋好，只能白跑一趟，或留下來(lái)等一天。所以工作進(jìn)度一定要認(rèn)真安排。（4）由分管領(lǐng)導(dǎo)將分工進(jìn)度表分發(fā)每位執(zhí)行者，一起發(fā)揮監(jiān)督效應(yīng)，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可及時(shí)改進(jìn)。比如將通知書(shū)放入信封，一個(gè)人放時(shí)，有可能放錯(cuò)，會(huì)造成錄取學(xué)生不必要的麻煩，對(duì)我校產(chǎn)生不好的影響，所以應(yīng)當(dāng)由兩人合作完成，一人通過(guò)信封學(xué)號(hào)找到通知書(shū)后，遞給另一人，再檢查一遍是否匹配，降低出錯(cuò)率。

2.2 避免重復(fù)工作。

當(dāng)教務(wù)科，培訓(xùn)科和學(xué)生科三個(gè)科室共8人用十幾天的時(shí)間，進(jìn)入寄通知書(shū)的最后一道工序。粘信封時(shí)，各地分教學(xué)點(diǎn)陸續(xù)前來(lái)直接取走錄取通知書(shū)，就是說(shuō)，前面核實(shí)通訊地址、在信封上寫(xiě)明地址、錄取通知書(shū)蓋章、信封和通知書(shū)按學(xué)號(hào)排序和將通知放入信封都白做了，這樣就影響了員工工作積極性，浪費(fèi)了相當(dāng)一部分的人力、物力和時(shí)間。為避免重復(fù)工作，應(yīng)該事先溝通各教學(xué)點(diǎn)，需要自己來(lái)取的，應(yīng)該排好時(shí)間表，確認(rèn)后由專(zhuān)人索取，不能及時(shí)趕到就發(fā)送信息，以便及時(shí)在核實(shí)表中剔除，防止重復(fù)工作。因?yàn)樵诤藢?shí)地址時(shí)有大量的錯(cuò)誤聯(lián)系方式，可能是分教學(xué)點(diǎn)怕校本部和學(xué)生直接聯(lián)系，進(jìn)而失去在學(xué)生中的利益和威信。所以在做好思想工作的同時(shí)，以規(guī)章制度的形式進(jìn)行約束。最后，以人為本，通過(guò)明確分工與獎(jiǎng)勵(lì)問(wèn)責(zé)，發(fā)揮每位員工的主人翁意識(shí)，杜絕遇到問(wèn)題不作為的現(xiàn)象。

2.3 切實(shí)可行的獎(jiǎng)勵(lì)與問(wèn)責(zé)制度。

與分工協(xié)作配套的就是成效的檢驗(yàn)，具體可以表現(xiàn)在切實(shí)可行的獎(jiǎng)勵(lì)與問(wèn)責(zé)制度上?？剖要?jiǎng)勵(lì)制度的設(shè)立，一可提高員工積極性，二可引入正向的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，三可更加注重對(duì)工作完成時(shí)間和質(zhì)量的追求?？梢晕镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合，每次大型的工作任務(wù)，對(duì)積極工作并作出突出貢獻(xiàn)的，可獎(jiǎng)勵(lì)數(shù)百元不等的獎(jiǎng)金；每學(xué)期綜合各方面，進(jìn)行量化考核，院內(nèi)還可以評(píng)選出“勞動(dòng)標(biāo)兵”，頒發(fā)獎(jiǎng)狀，起到榜樣示范獎(jiǎng)勵(lì)的作用。問(wèn)責(zé)的目的一是加大對(duì)工作完成時(shí)間和質(zhì)量的重視，二是防止執(zhí)行者發(fā)現(xiàn)問(wèn)題得過(guò)且過(guò)不作為的態(tài)度，三是約束人性中的惰性和拖延癥，四是防止推卸責(zé)任，影響同事之間的關(guān)系。問(wèn)責(zé)的表現(xiàn)形式，必須制定相應(yīng)的管理制度，形成獎(jiǎng)罰具體規(guī)章制度的文件，并與分工任務(wù)表密切結(jié)合，比如細(xì)分到每人每個(gè)流程負(fù)責(zé)學(xué)號(hào)1-100或101-200的錄取通知書(shū)，出現(xiàn)問(wèn)題可以立即找到明確的執(zhí)行者?？傊瑔?wèn)責(zé)不是為了責(zé)罰，而是為了更好地分工合作，為了增強(qiáng)大家對(duì)本職工作完成時(shí)間和質(zhì)量的責(zé)任心，更為了使我們成人教育學(xué)院更好地發(fā)展。

3.結(jié)語(yǔ)

對(duì)于未來(lái)的工作，加強(qiáng)政策法規(guī)和規(guī)章制度的執(zhí)行是保證成教學(xué)院發(fā)展的關(guān)鍵。各地分教點(diǎn)的辦學(xué)管理體制與運(yùn)行機(jī)制必須進(jìn)一步規(guī)范。成人教育規(guī)章制度和政策法規(guī)是基礎(chǔ)課，“三統(tǒng)一”和細(xì)化工作中的管理是專(zhuān)業(yè)課。成人教育工作，必須以政策法規(guī)為指導(dǎo)，在規(guī)章制度的引領(lǐng)下，全盤(pán)考慮，分工協(xié)作，大力發(fā)展成人教育事業(yè)，讓醫(yī)學(xué)院校成人教育的管理大踏步地走上高速良性發(fā)展的軌道。

李瑞洲 劉世剛 王其巨 劉榮安