新政下國企檔案室該走向何方

黃群山+邱敏紅

摘要：黨的十八屆三中全會(huì)作出的深化經(jīng)濟(jì)體制改革的《決定》，將促使國有企業(yè)進(jìn)一步地深化改革。本文分析新的政策對(duì)國企檔案室發(fā)展的影響，探討新政下國企檔案室的工作目標(biāo)、工作重點(diǎn)、組織機(jī)構(gòu)、服務(wù)機(jī)制的定位等問題，以期探索國企檔案室今后走向。

關(guān)鍵詞：檔案室 檔案目標(biāo) 服務(wù)機(jī)制

0 引言

2013年11月12日黨的十八屆三中全會(huì)勝利閉幕，會(huì)議通過了《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》?！稕Q定》中關(guān)于進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持和完善基本經(jīng)濟(jì)制度，兩個(gè)“毫不動(dòng)搖”的決定（必須毫不動(dòng)搖鞏固和發(fā)展公有制經(jīng)濟(jì)，堅(jiān)持公有制主體地位，發(fā)揮國有經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)作用，不斷增強(qiáng)國有經(jīng)濟(jì)活力、控制力、影響力。必須毫不動(dòng)搖鼓勵(lì)、支持、引導(dǎo)非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展，激發(fā)非公有制經(jīng)濟(jì)活力和創(chuàng)造力），將對(duì)我國今后若干年的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，特別是國有企業(yè)的改革攻關(guān)和發(fā)展產(chǎn)生積極且深遠(yuǎn)的影響。國企檔案室是國企機(jī)構(gòu)中重要的組成部分，在新政下，國企檔案室該走向何方，這是我們檔案工作者應(yīng)該思考和實(shí)踐的課題。

1 新政對(duì)國企檔案工作的影響

1.1 國企將對(duì)檔案工作提出更高的要求 十八屆三中全會(huì)關(guān)于進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持和完善基本經(jīng)濟(jì)制度，堅(jiān)持兩個(gè)“毫不動(dòng)搖”的決定，要求國企更具活力、控制力、影響力，同時(shí)，《決定》積極發(fā)展混合所有制經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)國有資本、集體資本、非公有資本等交叉持股、相互融合。新的政策，將對(duì)國企運(yùn)營產(chǎn)生一系列的影響，一是促使國企積極響應(yīng)和適應(yīng)市場，成為市場經(jīng)濟(jì)的主體，以市場為中心調(diào)整資源配置和確定發(fā)展方向，包括檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案工作的發(fā)展方向。二是促使國企進(jìn)一步深化內(nèi)部改革，調(diào)整結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高工作效率，做強(qiáng)做優(yōu)企業(yè)，在混合經(jīng)濟(jì)體制中占有更多的份額；企業(yè)的改革將會(huì)對(duì)檔案組織、工作方向做出調(diào)整。三是促使國企更加重視建立和健全“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)”的現(xiàn)代企業(yè)制度和“歸屬清晰、權(quán)責(zé)明確、保護(hù)嚴(yán)格、流轉(zhuǎn)順暢”的現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度，保護(hù)國有資產(chǎn)不流失。上述影響，將促使國企在公司治理、組織結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化等方面產(chǎn)生深刻的變化。而要實(shí)現(xiàn)這些變化，都離不開檔案工作的支持，因此，企業(yè)將對(duì)檔案工作提出更新、更高的要求。

1.2 檔案工作更加多元化和復(fù)雜化 由于國企運(yùn)營的上述變化，國企檔案工作將邁向多元化和復(fù)雜化，體現(xiàn)在：一是開放市場，市場競爭將更加激烈，業(yè)務(wù)的調(diào)整、轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)量的增加，經(jīng)營方式的轉(zhuǎn)變等一系列的改變，將使檔案室接受和處理的檔案信息量進(jìn)一步增加，類別趨向多元化，內(nèi)容趨向復(fù)雜化。二是混合所有制的建立所引起的企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化的變化，國企的檔案資源將由原來單一的信息變?yōu)槎嘣男畔ⅰＨ腔谏鲜鲎兓?，國企的生產(chǎn)經(jīng)營工作更重視檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案室也將由后臺(tái)支持部門走向直接參與生產(chǎn)經(jīng)營的一線部門。由此可見，新政下國企檔案室將面臨更加復(fù)雜的環(huán)境和更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1.3 倒逼檔案工作人員提升綜合素質(zhì) 國企的上述變化以及對(duì)檔案工作的更高要求，倒逼檔案室提高檔案工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)檔案服務(wù)于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和生產(chǎn)經(jīng)營的要求。因此，要適應(yīng)形勢(shì)要求，在新的環(huán)境下不被淘汰，檔案工作人員要全面提高自己的綜合素質(zhì)，在知識(shí)結(jié)構(gòu)上不僅要懂檔案知識(shí)，還要掌握經(jīng)濟(jì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、信息學(xué)、市場營銷學(xué)、經(jīng)濟(jì)法學(xué)的知識(shí)；在能力上不僅能管好實(shí)物檔案，而且能夠敏銳地捕捉市場信息，并為這一市場信息開發(fā)出有效的檔案資源信息，為獲取和占領(lǐng)市場提供支撐；在觀念上，將自己定位為不僅是檔案員，也是市場營銷員，能里能外，這樣才能克服檔案工作人員“埋頭故紙堆，不愿見世面”的心理惰性，以積極、樂觀的態(tài)度投入到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理中。

2 國企檔案室的變革之路

國企檔案室伴隨著國企的發(fā)展而不斷地成長、壯大，積累了浩瀚的檔案，是我國檔案事業(yè)的重要力量。在新政下，國企深化改革對(duì)國企檔案工作提出的新要求，倒逼檔案室在檔案管理目標(biāo)、工作重心、組織結(jié)構(gòu)、服務(wù)機(jī)制等方面實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變。

2.1 檔案管理工作目標(biāo)應(yīng)由完成檔案基礎(chǔ)工作向服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營轉(zhuǎn)變 檔案是企業(yè)的核心信息資源，是一項(xiàng)重要的生產(chǎn)要素。發(fā)掘檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和生產(chǎn)經(jīng)營管理服務(wù)是檔案工作的根本。一段時(shí)間以來，一些國企檔案室將工作目標(biāo)確定為做好文件資料的收集、整理、歸檔、借閱，保證檔案的安全、齊全，對(duì)如何將檔案工作服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和生產(chǎn)經(jīng)營管理，則做得甚為不足。因此，檔案室應(yīng)有高遠(yuǎn)的目標(biāo)，要參與到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中，為企業(yè)的發(fā)展提供信息資源的支持。國外一些著名企業(yè)的檔案館對(duì)檔案工作目標(biāo)的定位和觀念值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。如世界上最大的生物科技公司瑞士羅氏制藥集團(tuán)將檔案定位為：一是為應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，將范式定位在“關(guān)注未來，而不是過去”；二是將支持企業(yè)振興的管理作為檔案館的任務(wù)；三是提出“歷史市場化”，歷史檔案要為企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展服務(wù)。美國IBM公司對(duì)檔案遺產(chǎn)的戰(zhàn)略應(yīng)用的觀念是：“我們不僅滿足于回顧過去，我們?yōu)槲磥硖峁﹥r(jià)值”。國外這些知名企業(yè)對(duì)檔案工作的定位，表明企業(yè)檔案工作必須服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展才更具活力和生命力。

2.2 檔案組織機(jī)構(gòu)應(yīng)由傳統(tǒng)的檔案室向檔案信息中心轉(zhuǎn)變 目前國企檔案室一般設(shè)置為辦公室或科技部、總工程師辦公室的下級(jí)機(jī)構(gòu)，這種傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)下業(yè)務(wù)和人員比較穩(wěn)定，能完成檔案的基礎(chǔ)性工作和較為簡單的編研工作，但缺乏活力。在新政下，檔案工作要緊貼企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理，充分發(fā)揮檔案的作用，因此，做強(qiáng)做優(yōu)檔案室，組建檔案信息中心具有重要意義。檔案信息中心定位為企業(yè)的一級(jí)經(jīng)濟(jì)獨(dú)立核算機(jī)構(gòu)，除了完成《檔案法》規(guī)定的5項(xiàng)任務(wù)外，還需增加經(jīng)濟(jì)目標(biāo)考核的內(nèi)容，賦予經(jīng)濟(jì)增值的責(zé)任。成立檔案信息中心有如下好處，一是將分散于企業(yè)各下屬單位的檔案人員集中到檔案信息中心，可以有效利用檔案人力資源，安排充足的人力進(jìn)行檔案信息的開發(fā)，有效解決“人員分散，只能做一些歸檔、借閱等基礎(chǔ)性工作”的現(xiàn)狀，同時(shí)避免多人同做一項(xiàng)工作的狀況。二是組建檔案信息中心有利于變檔案的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，有利激發(fā)檔案人員的工作積極性，特別是開發(fā)高價(jià)值的檔案信息資源，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理提供參考的積極性。三是有利于檔案信息編研、開發(fā)成果轉(zhuǎn)化的機(jī)制形成和鞏固，并使檔案信息編研、開發(fā)更有針對(duì)性、實(shí)用性。endprint

2.3 檔案工作重點(diǎn)應(yīng)由管實(shí)物向管信息轉(zhuǎn)變 國企檔案室存在著“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維，將工作重點(diǎn)定位在立卷歸檔和檔案實(shí)體的管理上，重點(diǎn)管“實(shí)物”，這工作重點(diǎn)已不能適應(yīng)市場激烈競爭下現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要，也使檔案的價(jià)值無法發(fā)揮。在信息社會(huì)里，企業(yè)擁有更多有效的信息就能在市場競爭中占有先機(jī)，企業(yè)也迫切需要檔案信息為企業(yè)服務(wù)。因此，國企檔案室應(yīng)將工作的重點(diǎn)由管實(shí)物轉(zhuǎn)向管信息，圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，充分開發(fā)、挖掘檔案信息資源，為企業(yè)開拓市場贏得競爭提供有效信息。在開發(fā)檔案信息資源方面，筆者所在的企業(yè)取得較好的成果，做法值得借鑒。該企業(yè)是港口航道疏浚企業(yè)，近幾年由于國家減少了對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資，傳統(tǒng)的港口航道開挖業(yè)務(wù)萎縮，業(yè)務(wù)不飽滿，市場競爭激烈。面對(duì)這一局面，公司敏銳地捕捉到我國城鎮(zhèn)化建設(shè)對(duì)土地的需求，特別是我國沿海地區(qū)土地供應(yīng)不足的信息，利用我公司在沿海地區(qū)施工時(shí)掌握的地質(zhì)、水文、潮汐、地形等檔案資料，開發(fā)出航道信息系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)，研發(fā)出多個(gè)港口的填海造地方案，提供給相關(guān)的政府部門，最后由我公司組織施工，將形成的土地賣給政府部門。我公司對(duì)港口施工檔案資源的開發(fā)，不僅較好地解開業(yè)務(wù)量不足的困境，也為政府部門如何利用港口水域資源解決土地供應(yīng)不足的問題提供解決的渠道。

2.4 建立服務(wù)機(jī)制，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變 檔案室應(yīng)主動(dòng)提供服務(wù)是檔案業(yè)界多年的共識(shí)，但是由于主客觀等多方面的原因，部分國企檔案室的服務(wù)仍然游離于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營之外，檔案資源信息不能真正發(fā)揮作用，因此建立檔案服務(wù)機(jī)制才能從根本上解決檔案主動(dòng)服務(wù)不足的問題。建立檔案服務(wù)機(jī)制應(yīng)考慮以下因素，一要建立檔案服務(wù)的動(dòng)力機(jī)制，將檔案價(jià)值的充分發(fā)揮與檔案工作人員的成就感結(jié)合起來，使檔案工作人員享受到成功的喜悅，感受到受人尊重的幸福，進(jìn)而自覺地、快樂地投身到檔案服務(wù)工作中。二要建立檔案信息服務(wù)的目標(biāo)機(jī)制，量化檔案工作目標(biāo)，促使檔案工作人員為完成目標(biāo)圍繞企業(yè)的需要，主動(dòng)地想方設(shè)法找課題，出效益。三是建立檔案服務(wù)的考核機(jī)制，通過對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量、效果的考核，將考核結(jié)果與檔案室集體、個(gè)人的經(jīng)濟(jì)收入、晉升、職業(yè)生涯規(guī)劃、榮譽(yù)等結(jié)合起來，促使檔案工作人員增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，為完成考核目標(biāo)而努力。

3 總結(jié)

國企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的歷史真實(shí)記錄，它充分反映了企業(yè)整個(gè)活動(dòng)的歷史面貌。它不僅是對(duì)企業(yè)過往工作的總結(jié)，更是對(duì)今后發(fā)展過程中的重要文獻(xiàn)參考。不斷跟上時(shí)代的節(jié)奏，不斷提升自身水平，轉(zhuǎn)變觀念，將傳統(tǒng)的檔案管理模式中不斷融入先進(jìn)的科學(xué)管理模式，使檔案管理更符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的潮流。

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