做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考

趙子銘

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的提高，有利于提高事業(yè)單位的工作效率，逐漸完善其服務(wù)機(jī)制。在實(shí)際的工作開展中，需要事業(yè)單位的檔案管理人員能夠結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，利用可靠的管理方法不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。基于此，該文將從不同的方面對(duì)做好事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行必要探討，以便為相關(guān)的研究工作開展提供一定的參考信息。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理工作 工作效率 服務(wù)機(jī)制

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）09（b）-0064-02

為了更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，增強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量，需要相關(guān)的工作人員結(jié)合具體工作的實(shí)際要求，采取先進(jìn)的管理理念與管理方法，確保檔案管理工作的有效性。實(shí)現(xiàn)這樣的發(fā)展目標(biāo)，需要事業(yè)單位的檔案管理人員有著先進(jìn)的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)做好檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，促使檔案管理工作在實(shí)際的開展中能夠達(dá)到預(yù)期的效果，充分發(fā)揮事業(yè)單位的職能作用。

1 事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的過(guò)程中，其中檔案工作質(zhì)量的可靠性及工作效率的高低，對(duì)于現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起著重要的保障作用。結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案工作開展的發(fā)展現(xiàn)狀，可知其主要內(nèi)容體現(xiàn)在：（1）包含了事業(yè)單位各個(gè)部門之間相互溝通交流的各種信息；（2）事業(yè)單位在發(fā)揮自身職能作用的過(guò)程中，各種文件在一定條件下最終以檔案的形式進(jìn)行有效保存；（3）事業(yè)單位專業(yè)化活動(dòng)開展的過(guò)程中，各種科研、教育、醫(yī)療等具有重要參考價(jià)值的信息將會(huì)通過(guò)檔案的形式進(jìn)行必要保存。這些方面的不同內(nèi)容，客觀地說(shuō)明了做好事業(yè)單位檔案工作的重要性。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足

某些事業(yè)單位在實(shí)際的工作開展中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，忽視了采取必要的形式提高檔案管理工作的必要性，最終降低了實(shí)際檔案管理工作質(zhì)量。結(jié)合時(shí)代的發(fā)展要求，利用與時(shí)俱進(jìn)的理念開展事業(yè)單位檔案管理工作，不僅有利于增強(qiáng)檔案的保存效果，也會(huì)提高事業(yè)單位各種活動(dòng)開展中相關(guān)信息的利用效率，有利于推動(dòng)現(xiàn)代化事業(yè)單位的快速發(fā)展。而一些事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，勢(shì)必會(huì)影響檔案管理理念的轉(zhuǎn)變及工作質(zhì)量的提高，間接地影響了檔案價(jià)值的不斷提升。

2.2 信息化技術(shù)的利用效率低

紙質(zhì)化檔案在長(zhǎng)期的保存過(guò)程中，由于某些因素的客觀存在，容易造成檔案丟失或者損毀問(wèn)題的產(chǎn)生。因此，合理地運(yùn)用信息化技術(shù)，加快電子化檔案的發(fā)展速度，將會(huì)成為未來(lái)事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展方向。但是，在構(gòu)建可靠的檔案管理系統(tǒng)過(guò)程中，一些事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏必要的信息化意識(shí)，對(duì)于各種可靠的信息化技術(shù)掌握不充分，一定程度上影響了智能化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，致使檔案管理工作質(zhì)量無(wú)法滿足事業(yè)單位實(shí)際工作開展的具體要求。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，可知部分事業(yè)單位的檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)不高，對(duì)于檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，實(shí)際工作開展中缺乏一定的責(zé)任意識(shí)，間接地影響了事業(yè)單位檔案管理水平的提升。加上某些事業(yè)單位的檔案管理人員是從其他部分調(diào)用過(guò)來(lái)的，致使檔案管理工作中存在著許多的問(wèn)題，制約了事業(yè)單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，將會(huì)降低事業(yè)單位的檔案利用效率，影響著事業(yè)單位職能作用的充分發(fā)揮。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效措施

3.1 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理工作能否達(dá)到預(yù)期的效果，對(duì)于事業(yè)單位職能作用的發(fā)揮及服務(wù)水平的提升具有重要的保障作用。因此，為了增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，提高這些檔案的實(shí)際利用效率，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)際的工作開展中能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，強(qiáng)化檔案管理工作重要性的思想意識(shí)，從根本上為檔案管理效率的提高提供可靠的保障。隨著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作重視程度的加深，將會(huì)為檔案的有效分類及各種資料的有效整理提供必要的指導(dǎo)，有利于加快現(xiàn)代化事業(yè)單位的建設(shè)步伐。

3.2 提高各種信息化技術(shù)的利用效率

結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需求，合理地使用各種信息化技術(shù)，構(gòu)建功能完善的檔案管理系統(tǒng)，有利于提高檔案管理工作質(zhì)量，及時(shí)地處理實(shí)際管理工作開展中存在的各種問(wèn)題，有利于現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提升。在可靠的檔案管理系統(tǒng)支持下，事業(yè)單位檔案管理中的各種信息傳遞效率將會(huì)不斷地提高，各部門之間的協(xié)調(diào)性也將得到進(jìn)一步增強(qiáng)，確保了各種檔案資源在實(shí)際的應(yīng)用中可以得到有效利用。在利用信息化技術(shù)的過(guò)程中，檔案管理人員需要強(qiáng)化自身的信息化信息，加強(qiáng)對(duì)各種信息化技術(shù)的理解，促使最終構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際的應(yīng)用中能夠達(dá)到預(yù)期的效果。

3.3 加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低，對(duì)于檔案管理工作是否有著正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量及工作效率有著一定的影響。因此，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，提升現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的綜合水平，需要開展各種專業(yè)性的培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的思想意識(shí)，促使他們?cè)趯?shí)際的工作開展中能夠運(yùn)用專業(yè)的知識(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量，滿足當(dāng)前形勢(shì)下影響檔案管理工作的各種要求。通過(guò)這些專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)的有效培養(yǎng)，可以規(guī)范事業(yè)單位檔案管理人員的實(shí)際操作行為，最大限度地發(fā)揮他們?cè)趯?shí)際工作崗位上的職能作用。

4 結(jié)語(yǔ)

采取有效的方法做好事業(yè)單位的檔案管理工作，有利于提升這些單位的服務(wù)水平，推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。在具體的管理工作開展中，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該對(duì)這些工作的管理特點(diǎn)及管理方式有著必要的了解，在轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理理念的同時(shí)提高實(shí)際的管理工作質(zhì)量，為加快現(xiàn)代化事業(yè)單位改革的步伐提供可靠的保障。

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