ERP在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用

盧文濤

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)開始進(jìn)入人們的視野，國(guó)內(nèi)諸多企業(yè)開始考慮傳統(tǒng)采購(gòu)方式與科學(xué)技術(shù)的新結(jié)合。ERP系統(tǒng)作為企業(yè)采購(gòu)管理和信息技術(shù)結(jié)合的標(biāo)志登上歷史舞臺(tái)，統(tǒng)籌了企業(yè)、客戶、和供應(yīng)商三者的實(shí)際需求，為企業(yè)降低生產(chǎn)成本，擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)效益發(fā)揮了重要作用。ERP系統(tǒng)以其獨(dú)有的管理思想，進(jìn)一步優(yōu)化資源配置，并成為現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行運(yùn)行管理的主要方式。本文就ERP系統(tǒng)與采購(gòu)管理集成，ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用效益，以及企業(yè)應(yīng)用準(zhǔn)備工作進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)采購(gòu)；運(yùn)行管理

一、ERP系統(tǒng)與采購(gòu)管理的集成

ERP是建立在全局角度去考慮企業(yè)事務(wù)的一項(xiàng)系統(tǒng)，它把企業(yè)運(yùn)行的整個(gè)流程當(dāng)做一個(gè)整體，是相對(duì)于整個(gè)業(yè)務(wù)流程而言的，并將對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理拓展到外部，在企業(yè)整條運(yùn)行鏈上進(jìn)行集成管理。企業(yè)內(nèi)部的集成是ERP系統(tǒng)與各個(gè)子系統(tǒng)之間的集成，可以直觀的了解到物流、資金以及其余信息的實(shí)時(shí)狀況，方便采購(gòu)人員更好的工作。另外，企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)集成時(shí)必然會(huì)接觸到產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈前端信息，通過技術(shù)和信息的集成來保持穩(wěn)定的貨源，從而進(jìn)一步提升企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)管理的工作質(zhì)量。企業(yè)ERP系統(tǒng)與采購(gòu)管理集成思想主要包含如下兩個(gè)層次：

1.企業(yè)內(nèi)部集成。ERP系統(tǒng)有效的把企業(yè)內(nèi)部各部門統(tǒng)一為一個(gè)整體，其中，企業(yè)的采購(gòu)管理處于初始位置，各部門信息的及時(shí)共享對(duì)于更好的完成采購(gòu)任務(wù)有重要作用。ERP注重對(duì)在職人員傳統(tǒng)工作方式和流程的二次創(chuàng)造，涉及的范圍越深越廣，產(chǎn)生的效果就越強(qiáng)烈，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益也會(huì)變得更好。不斷改進(jìn)企業(yè)采購(gòu)方式，進(jìn)一步融合信息技術(shù)與工序流程，不斷發(fā)揮ERP集成功效，將直接提升企業(yè)采購(gòu)效果和質(zhì)量， 實(shí)現(xiàn)資源最優(yōu)配置。ERP系統(tǒng)依靠計(jì)算機(jī)核心技術(shù)，整個(gè)集成效果的展示和運(yùn)用都是建立在數(shù)據(jù)的形式上。因此，對(duì)于集成數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性就顯得十分重要，一個(gè)完善健全的數(shù)據(jù)收集制度，科學(xué)合理的數(shù)據(jù)決策依據(jù)，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的高低密不可分。

2.企業(yè)外部集成。ERP系統(tǒng)在企業(yè)供應(yīng)鏈上的有效集成，是企業(yè)整合社會(huì)資源的結(jié)果，通過認(rèn)真分析社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，比對(duì)供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)間和速度優(yōu)劣來實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源重組優(yōu)化。很大程度上改善了傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)時(shí)資金，物流，信息運(yùn)轉(zhuǎn)較慢的狀況，去除了中間不必要的繁雜環(huán)節(jié)，降低了企業(yè)采購(gòu)成本，并在一定程度上提升了企業(yè)面對(duì)突發(fā)狀況的應(yīng)變能力。ERP供應(yīng)鏈系統(tǒng)通過現(xiàn)代信息技術(shù)，很好的把企業(yè)和供應(yīng)商家聯(lián)系起來，讓企業(yè)在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求得發(fā)展。加快工作效率，形成了不錯(cuò)的社會(huì)效應(yīng)和企業(yè)效應(yīng)。

總的來說，ERP在企業(yè)內(nèi)部的集成有利于企業(yè)各個(gè)部門信息之間及時(shí)互通，以提高采購(gòu)總體質(zhì)量；ERP在企業(yè)外部的集成有利于企業(yè)和供應(yīng)商之間保持較穩(wěn)定的合作關(guān)系，以提升企業(yè)采購(gòu)效率，落實(shí)信息技術(shù)與采購(gòu)管理的結(jié)合的集成思想。

二、ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

企業(yè)采購(gòu)是一項(xiàng)非常重要且極為繁雜的工作，諸多企業(yè)經(jīng)常因?yàn)樯舷卢嵤露绊懥似髽I(yè)正常工作，比如說對(duì)應(yīng)用材料的具體采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格區(qū)間、供貨速度和時(shí)間并未經(jīng)過耐心準(zhǔn)備，也沒有去分析供應(yīng)商和市場(chǎng)，牢固的客戶和供應(yīng)商關(guān)系自然無從談起。但是，ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用推廣為整個(gè)企業(yè)部門運(yùn)行更添了新意，系統(tǒng)化了企業(yè)運(yùn)行管理機(jī)制。其中，建立在ERP基礎(chǔ)上的采購(gòu)管理系統(tǒng)可以按照如下順序進(jìn)行：

1.設(shè)立供應(yīng)商。供應(yīng)商的選取是企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要首先考慮的因素。ERP系統(tǒng)首先要對(duì)各個(gè)級(jí)別的供應(yīng)商設(shè)立不同類別的供應(yīng)檔案，細(xì)化供應(yīng)商供貨方式、時(shí)間、具體價(jià)位、種類等等，供應(yīng)商的確認(rèn)資料必須經(jīng)過仔細(xì)核對(duì)，甚至實(shí)地考察確認(rèn)。系統(tǒng)運(yùn)行訂單命令時(shí)，首先應(yīng)進(jìn)行供應(yīng)商賬務(wù)資料讀取過程，讀取完成后進(jìn)行訂單確認(rèn)命令。供應(yīng)商的賬務(wù)信用資料是系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)管理的一項(xiàng)根本資料。

2.制定采購(gòu)單。ERP生成的材料采購(gòu)單要考慮到采購(gòu)數(shù)量、運(yùn)輸方式、周期和庫(kù)存等等，需要進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)生成，必要時(shí)進(jìn)行人為干預(yù)操作。比如有的材料需要提前幾個(gè)月下單，就可能會(huì)發(fā)生與實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度不符情況，此類材料的購(gòu)進(jìn)需要經(jīng)過各個(gè)部門負(fù)責(zé)人之間的綜合考慮而定，最后可人為對(duì)采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間進(jìn)行適當(dāng)修改。

3.刪選供應(yīng)商。次系統(tǒng)程序設(shè)定的主要目的確立最后某采購(gòu)材料的實(shí)際供應(yīng)商。企業(yè)采購(gòu)人員需要根據(jù)系統(tǒng)提供的資料進(jìn)行刪選，仔細(xì)比對(duì)供應(yīng)商供貨的時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)位、數(shù)量、技術(shù)含量等等，對(duì)用到的各個(gè)材料的供應(yīng)商進(jìn)行刪選，最終確認(rèn)穩(wěn)定的專項(xiàng)供貨商。對(duì)于新興的供貨商資源必須進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證和實(shí)際調(diào)查，檢測(cè)合格后才能列入供選行列。

4.款項(xiàng)意見下發(fā)。采購(gòu)訂單確認(rèn)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生產(chǎn)符合企業(yè)生產(chǎn)規(guī)律的款項(xiàng)計(jì)劃，并對(duì)其進(jìn)行后期維護(hù)。企業(yè)財(cái)務(wù)根據(jù)實(shí)際生成情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，下達(dá)款項(xiàng)意見給企業(yè)采購(gòu)部門。

5.訂單下發(fā)。綜合考慮采購(gòu)提前期、數(shù)量、運(yùn)輸方式等影響因素后，在物料合并的前提下讀出企業(yè)采購(gòu)單，經(jīng)過工作人員仔細(xì)核對(duì)后進(jìn)行訂單打印輸出，供應(yīng)商獲取。當(dāng)然，也可充分利用網(wǎng)絡(luò)的便捷發(fā)布求購(gòu)信息，對(duì)于額外增設(shè)的特殊訂單可直接與供應(yīng)商獲得聯(lián)系。

6.及時(shí)反饋訂單生產(chǎn)信息。相關(guān)采購(gòu)工作人員需要對(duì)下發(fā)供應(yīng)商的訂單進(jìn)行跟蹤督促，對(duì)于供應(yīng)商實(shí)時(shí)生產(chǎn)的狀況和困難要及時(shí)了解和給予支持。做好采購(gòu)和產(chǎn)品交工的工作，對(duì)質(zhì)量狀況和生產(chǎn)周期做好及時(shí)的記錄和反饋，以免發(fā)生意外

7.查收貨物。工作人員仔細(xì)核對(duì)下發(fā)供應(yīng)商訂單的詳細(xì)信息，對(duì)上交的產(chǎn)品進(jìn)行一一核對(duì)，并及時(shí)納入企業(yè)收貨單。當(dāng)然，也可以通過ERP系統(tǒng)集成的統(tǒng)籌優(yōu)勢(shì)，由貨物管理員對(duì)供應(yīng)商供貨進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于某些供貨商提前或延期交貨的狀況，要根據(jù)企業(yè)實(shí)際工作流程進(jìn)行控制。

8.采購(gòu)單核算。貨物查收完畢后，財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)交涉，根據(jù)企業(yè)采購(gòu)清單對(duì)相應(yīng)的供貨商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)備工作，并及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目采購(gòu)成本。

9、采購(gòu)單結(jié)賬。采購(gòu)單經(jīng)過企業(yè)部門收貨驗(yàn)收及核算之后進(jìn)行結(jié)賬環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可根據(jù)不同流程采用分期結(jié)賬方式，必要時(shí)系統(tǒng)也可進(jìn)行強(qiáng)制性結(jié)賬。

10.系統(tǒng)后期防護(hù)。ERP系統(tǒng)中含有多個(gè)子系統(tǒng)，子系統(tǒng)的維護(hù)工作對(duì)于企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要作用。其中，采購(gòu)子系統(tǒng)中包含了企業(yè)采購(gòu)原料的供貨商，采購(gòu)人員，采購(gòu)周期等基礎(chǔ)性信息，應(yīng)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)防護(hù)。

三、ERP采購(gòu)子系統(tǒng)應(yīng)用效益

ERP采購(gòu)子系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)于企業(yè)提高管理能力有著重要影響，主要表現(xiàn)有：

1.采購(gòu)速度加快。比如，在催促供貨商時(shí)間上由原來施工前的百分之五十降為現(xiàn)在的百分之十二，大大減少了平常清點(diǎn)庫(kù)存的工作。

2.流程效益增大。比如，系統(tǒng)集成化的采購(gòu)清單可以直觀的看到企業(yè)各部門運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際情況，可以便捷的完貨物驗(yàn)收和錄入工作，改變了原先數(shù)據(jù)查詢的復(fù)雜度，增加了一定的流程效益。

3.處理信息的速度加快。各部門公共信息的共享，省去了不少中轉(zhuǎn)流程，文件的直觀性加快了企業(yè)采購(gòu)信息的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

4.企業(yè)管理水準(zhǔn)提升。采購(gòu)部門運(yùn)轉(zhuǎn)的速度加快，空出來的時(shí)間有利于企業(yè)管理部門對(duì)員工進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)工作，有更多的精力和經(jīng)驗(yàn)去挖掘更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，提高了業(yè)務(wù)員自身素質(zhì)，改善了企業(yè)基礎(chǔ)管理工作。

5.采購(gòu)人員素質(zhì)改變。相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，ERP系統(tǒng)的推廣實(shí)施使得業(yè)務(wù)采購(gòu)人員在謀求降低采購(gòu)采購(gòu)成本的時(shí)間花費(fèi)上，由原來的百分之二十八上升為現(xiàn)在的百分之三十六，降低了約百分之五左右的采購(gòu)成本，這種調(diào)查數(shù)據(jù)間接表明ERP系統(tǒng)的應(yīng)用導(dǎo)致采購(gòu)人員素質(zhì)的改變。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迫使企業(yè)不斷實(shí)現(xiàn)自我突破，激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)要求企業(yè)不斷統(tǒng)籌優(yōu)化自身資源，ERP應(yīng)勢(shì)而生，并經(jīng)過十幾個(gè)年頭的淬煉，功能不斷豐富和完善，成為企業(yè)管理不可缺少的一部分。隨著企業(yè)涉足領(lǐng)域的增加，人們對(duì)ERP系統(tǒng)的要求也顯著增高，ERP系統(tǒng)的局限性也逐漸凸顯出來。電子商務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，要求ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)新的突破，與其它系統(tǒng)之間相互融合以實(shí)現(xiàn)自身功能拓展，更好滿足企業(yè)需求是其未來毋庸置疑的發(fā)展方向。

四、為ERP系統(tǒng)應(yīng)用做好四個(gè)準(zhǔn)備

1.思想工作要準(zhǔn)備好。企業(yè)里面主要決策層領(lǐng)導(dǎo)要有大局意識(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一項(xiàng)宏大的工程，對(duì)企業(yè)整條產(chǎn)業(yè)鏈的產(chǎn)入產(chǎn)出、施工周期、投資成本、遠(yuǎn)近目標(biāo)等都要有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，注重ERP系統(tǒng)測(cè)試階段與實(shí)際應(yīng)用階段的不同，以及新舊系統(tǒng)過渡過程所帶來的麻煩。系統(tǒng)維護(hù)和安全工作要注重崗位人員經(jīng)驗(yàn)的寶貴，對(duì)于不可抗拒的非技術(shù)因素要盡量避免。因此，RP系統(tǒng)的正式實(shí)施不僅要有快很準(zhǔn)的干勁，也要做好系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作所帶來的思想變化。

2.技術(shù)工作要準(zhǔn)備好。不僅要對(duì)全體員工進(jìn)行全方位的素質(zhì)培訓(xùn)，也要成立專家小組對(duì)企業(yè)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行及時(shí)指定完成，以完成對(duì)各項(xiàng)信息的重新組合。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等基礎(chǔ)性工作，要及時(shí)處理，也應(yīng)考慮成立屬于企業(yè)自己的網(wǎng)管中心，進(jìn)一步增強(qiáng)系統(tǒng)安全和企業(yè)管理。

3.資金工作要準(zhǔn)備好。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的推廣與建設(shè)是一項(xiàng)改造工作，而不僅僅是一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)與使用。上市企業(yè)應(yīng)及時(shí)把資金使用情況上報(bào)董事會(huì)，以便在實(shí)際實(shí)施過程中避免挪用企業(yè)流動(dòng)資金。相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)準(zhǔn)備包括硬件資金、培訓(xùn)資金、場(chǎng)地資金、軟件資金、顧問資金等多方面在內(nèi)的資金

4.物資工作要準(zhǔn)備好。ERP的主要辦公場(chǎng)所應(yīng)根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)布局，節(jié)約光纜光纖等昂貴價(jià)物的使用，對(duì)于場(chǎng)地和管線要系統(tǒng)安排，整體考慮，對(duì)于原先舊設(shè)備要進(jìn)行適當(dāng)處理，有價(jià)值的要繼續(xù)使用，以便降低企業(yè)生產(chǎn)成本。

綜上所述，企業(yè)管理層對(duì)于外在環(huán)境應(yīng)該有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和判斷，動(dòng)態(tài)環(huán)境中的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)將有助于企業(yè)獲取更大的企業(yè)效益。因此，外在環(huán)境變化的動(dòng)態(tài)大小與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和變化幅度呈負(fù)相關(guān)，外在環(huán)境的敵意性變化與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和變化幅度呈正相關(guān)。企業(yè)不同階段經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的制定與外在環(huán)境的匹配程度將直接影響到企業(yè)效益，有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)表明，不斷調(diào)整戰(zhàn)略適應(yīng)性將會(huì)提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。從經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)來說，為了始終保持企業(yè)內(nèi)外較高的匹配系數(shù)，企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際調(diào)查數(shù)據(jù)，制定合理的經(jīng)營(yíng)措施，動(dòng)態(tài)戰(zhàn)略匹配外在環(huán)境有利于企業(yè)優(yōu)化資源配置，減輕外在惡劣環(huán)境對(duì)原先制定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)可能性的沖擊。因此，企業(yè)內(nèi)外適應(yīng)度與績(jī)效是直接掛鉤的，并呈現(xiàn)正相關(guān)關(guān)系。

五、結(jié)語

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用一定要根據(jù)企業(yè)自身情況而定，企業(yè)應(yīng)制定自身不同階段的不同目標(biāo)，在資金來源有保障的情況下，一般控制在三年以下，實(shí)際應(yīng)用的時(shí)間也應(yīng)控制在兩年以下，第三年應(yīng)該進(jìn)行調(diào)整或者嘗試運(yùn)行。不斷觀察運(yùn)行細(xì)則是否達(dá)到原先預(yù)定的目標(biāo)，尋找差距并整合意見交由高層處理改善。ERP系統(tǒng)正式應(yīng)用后的后期維護(hù)費(fèi)用是相對(duì)較高的，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分考慮到這筆開銷，非必須情況則無需聘請(qǐng)專家團(tuán)隊(duì)，應(yīng)嘗試成立企業(yè)研究組，各部門信息之間相互交流和改進(jìn)，對(duì)出現(xiàn)的小問題自行解決。另外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和意外情況下數(shù)據(jù)恢復(fù)的情況應(yīng)該引起企業(yè)部門的足夠重視，因此，必須要有完善的責(zé)任追究機(jī)制和技術(shù)防護(hù)措施來保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。上世紀(jì)九十年代提出ERP應(yīng)用，但是，這項(xiàng)系統(tǒng)能否完美契合以后的發(fā)展，還需要進(jìn)一步的觀察和實(shí)踐。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們對(duì)于世界的認(rèn)知也時(shí)刻發(fā)生著變化，但是，ERP方向肯定是作為企業(yè)未來管理的基礎(chǔ)方向存在。

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