強化規(guī)范管理 提升服務效率——吳江經濟技術開發(fā)區(qū)檔案工作紀實

孫 潔

（吳江經濟技術開發(fā)區(qū)，江蘇蘇州，215200）

吳江經濟開發(fā)區(qū)設立于1992年，1993年升格為省級開發(fā)區(qū)，2010年升格為國家級經濟技術開發(fā)區(qū)。近年來，開發(fā)區(qū)檔案工作以信息化建設為重點，以規(guī)范化管理為抓手，全面深化檔案基礎建設、檔案資源建設，提升檔案管理水平和服務效率，實現(xiàn)了開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。2011年，開發(fā)區(qū)檔案室被評為“省四星級”檔案室。

一、理念引導，科學定位檔案服務工作

吳江經濟技術開發(fā)區(qū)堅持檔案工作與時俱進，不斷拓展服務對象和服務領域，緊緊圍繞開發(fā)區(qū)經濟社會發(fā)展的新形勢，把檔案工作與開發(fā)區(qū)建設、發(fā)展的大局緊密結合，在服從服務全局中，牢牢把握工作的主動權。

1. 逐步構建檔案工作新格局。自1995年開始，管委會把開發(fā)區(qū)檔案工作擺上議事日程，研究和提出開發(fā)區(qū)檔案工作管理思路，組建成立了檔案室，將開發(fā)區(qū)各個部門的各種門類、載體的檔案進行集中統(tǒng)一保管，同時建立了開發(fā)區(qū)檔案管理網絡，組織各室、局新任檔案人員參加市檔案局舉辦的檔案專業(yè)崗位培訓班，并取得上崗資格。在建檔階段，及時制定了《吳江經濟開發(fā)區(qū)分管檔案領導崗位職責》和《吳江經濟開發(fā)區(qū)檔案員崗位職責》，形成了一套比較完善的檔案管理體系，檔案工作列入部門工作考核內容。2000年3月，開發(fā)區(qū)檔案室獲得由省檔案局、省政府對外開放辦公室聯(lián)合頒發(fā)的開發(fā)區(qū)檔案工作目標管理二級證書。2005年，開發(fā)區(qū)調整加強檔案工作領導小組、鑒定小組和檔案管理網絡，進一步規(guī)范開發(fā)區(qū)檔案工作，提高檔案管理水平，吳江開發(fā)區(qū)檔案管理走上了協(xié)調可持續(xù)發(fā)展軌道，并于2011年晉升省四星級檔案室。2013年11月，吳江經濟技術開發(fā)區(qū)和同里鎮(zhèn)實行“區(qū)鎮(zhèn)合一”新體制，原同里鎮(zhèn)檔案納入開發(fā)區(qū)統(tǒng)一管理。

2. 逐步優(yōu)化檔案管理網絡。建立了一支自上而下的檔案管理網絡，在吳江區(qū)檔案局的業(yè)務指導下，開發(fā)區(qū)明確一名管委會領導分管檔案工作，黨政辦公室主任主管檔案工作，并配備多名專（兼）職檔案人員，專、兼職檔案員保持相對穩(wěn)定，黨政辦公室、規(guī)劃建設局等部門均配備了專職檔案員，管理網絡穩(wěn)定發(fā)展，形成了系統(tǒng)的檔案管理網絡。檔案管理機構逐步明朗化，以開發(fā)區(qū)管委會作為一個機關的管理對象來進行管理，黨政辦公室下設檔案室，并擁有一支相對穩(wěn)定、素質高、專業(yè)性強的檔案管理人員隊伍。

3. 逐步延伸檔案管理內容。在檔案工作中，逐步突破了狹隘的只是管委會機關文書檔案管理內容的模式，從只管理文書檔案向各種門類載體檔案管理的擴大延伸；從注重開發(fā)區(qū)建設中重點工程項目檔案的管理到關注開發(fā)區(qū)拆遷過程中土地檔案、拆遷檔案等關系百姓利益的各類檔案的管理；從注重紙質檔案到重視電子文件等特殊載體檔案的收集管理，從而進一步延伸規(guī)范檔案管理內容。

二、強化建設，不斷夯實檔案管理基礎

檔案室是檔案事業(yè)的基礎，館庫建設是保證和提升館藏容量、檔案安全和公共服務等重要功能的基礎和前提。在管委會領導的高度重視下，檔案室硬件基礎建設進一步夯實。

1. 加強檔案庫房建設。在規(guī)劃新辦公大樓時，黨政辦公室本著檔案用房設計須遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則，向設計部門提出檔案用房的建筑要求。實行檔案庫房、辦公用房、閱檔室“三分開”，現(xiàn)檔案庫房面積達350 平方米，安裝了符合國家質量標準、數量充足的檔案密集架42 組318 立方，基本能滿足今后10年的需要。檔案室設計新穎、功能齊全，它的建成和投入使用，為開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供了堅實可靠的保證。

2. 加強檔案防護設施建設。多年來，我們始終堅持把檔案安全放在檔案工作的首要位置來抓，不斷加強防火、防盜系統(tǒng)的建設，整個庫房使用中央空調、氣體滅火系統(tǒng)及溫濕度自控系統(tǒng)，并且按照“八防”要求做好檔案庫房的安全防護工作，從硬件設施上確保了檔案的完整與安全。不斷加強檔案安全管理，定期對檔案保管狀況進行全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案實體安全。加強對檔案利用的監(jiān)管，既保證檔案實體不丟失、不損壞，又要保證未開放的檔案信息不失密、不泄密。

3. 加強檔案信息化建設。按照《江蘇省檔案信息化建設安全保密管理辦法》的要求，采取防火墻、殺毒軟件、權限設定、身份識別等方式，確保檔案數據、上網檔案信息和檔案系統(tǒng)的安全。在開發(fā)區(qū)檔案室不僅配備了計算機、光盤刻錄機、復印機、掃描儀、數碼相機、檔案工作專用服務器等專用設備，還在吳江經濟技術開發(fā)區(qū)門戶網站上以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳的網頁。在檔案管理專用計算機上安裝符合《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》等法規(guī)性文件的PDE 軟件，將文書檔案保管期限為永久、長期（30年）的全部文件資料，均按《蘇州市紙質檔案數字化加工標準（試行）》的通知要求進行了全文掃描掛接，對照片檔案、實物檔案也進行了掛接工作，其它類別的檔案的卷內目錄、案卷目錄全部錄入計算機。檔案人員具備一定的計算機應用能力，能較熟練運用檔案管理系統(tǒng)。

目前正在研究如何用開發(fā)區(qū)辦公自動化系統(tǒng)設立檔案管理功能模塊，逐步實現(xiàn)在線歸檔，推進檔案的現(xiàn)代化管理。

三、多措并舉，逐步健全檔案管理制度

1. 始終堅持依法治檔。為了提高開發(fā)區(qū)干部職工的檔案管理意識，普及檔案管理知識，專門組織全區(qū)人員學習了《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理條例》《蘇州市檔案條例》等檔案法律法規(guī)，積極參與市檔案局組織的檔案條例知識競賽，組織檔案人員到太倉經濟開發(fā)區(qū)、張家港開發(fā)區(qū)、吳江市國土局等單位學習考察。區(qū)檔案局部署的各項工作任務都能高質量高效率地完成，在區(qū)鎮(zhèn)機關檔案工作年度檢查中都達到了合格或優(yōu)秀標準。

2. 不斷理順管理體系。結合開發(fā)區(qū)實際情況制定了《吳江經濟開發(fā)區(qū)檔案管理制度》。明確規(guī)定了檔案分管領導、專兼職檔案員的職責和《檔案保密制度》《檔案利用借閱制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案鑒定銷毀和移交制度》等多項規(guī)章制度。還逐步實行“三納入”、“四參加”制度，要求規(guī)劃建設局的檔案人員深入到各參建單位，協(xié)助項目負責人抓好工程各時期檔案資料的收集，特別是抓好重要階段資料的收集。按照《江蘇省機關團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，對各門類檔案進行了全面清理、歸類。在2010年、2014年重新調整了吳江經濟開發(fā)區(qū)鑒定小組，對部分超過規(guī)定保管年限的會計檔案進行了鑒定。檔案室對每年移交進檔案室的檔案都及時辦理檔案交接文據，對各類檔案進行了統(tǒng)計，報送市檔案局。

3. 認真開展編研工作。高度重視和加強檔案資源開發(fā)利用工作，檔案編研工作取得顯著成績。除了做好《全宗介紹》《大事記》《組織機構沿革》《領導干部任免匯編》等編研材料的每年續(xù)編工作，還新推出了《開發(fā)區(qū)通訊》《吳江經濟開發(fā)區(qū)機構設置文件》《招商引資優(yōu)惠獎勵文件》專題匯集，以及《吳江經濟開發(fā)區(qū)重點工程項目簡介》《科技新城 跨越發(fā)展》吳江經濟技術開發(fā)區(qū)開發(fā)建設20 周年紀念畫冊匯編資料、《崛起與跨越》吳江經濟技術開發(fā)區(qū)開發(fā)建設20 周年紀錄片等形式多樣的編研材料。

四、凸顯成效，持續(xù)提升檔案利用水平

開發(fā)區(qū)積極開拓創(chuàng)新，大力提升檔案接待利用服務水平，取得顯著實效。

1. 進一步擴大利用服務的覆蓋面。堅持檔案資源為黨工委、管委會、企事業(yè)單位、人民團體服務與為廣大人民群眾服務并重的理念，使檔案服務社會、促進開發(fā)區(qū)社會經濟發(fā)展的作用發(fā)揮好。如檔案在開發(fā)區(qū)文明單位創(chuàng)建、申報國家級開發(fā)區(qū)、招商引資、幫助企業(yè)辦理業(yè)務等重要工作中，提供了大量有價值的信息。

2. 切實滿足不同利用群體的不同需求。檔案利用服務要堅持“便民、利民、惠民”的宗旨，努力構建多種形式的信息查閱載體和平臺，最大限度地發(fā)揮政府機關和普通群眾相連接的橋梁作用。檔案室室藏檔案涉及經濟建設、教育科技、醫(yī)療衛(wèi)生、勞動人事、社會保障、財政貿易、住房制度等各個方面，查檔接待做到一視同仁、全心全意。

3. 不斷營造良好的檔案利用服務氛圍。據統(tǒng)計，近三年開發(fā)區(qū)檔案室接待查檔540 余人次，調閱檔案875 卷（件）。黨政辦還將各單位利用檔案取得效果典型事例進行匯編后分發(fā)給各個單位，加強了檔案工作的宣傳。開發(fā)區(qū)在企業(yè)投資服務中心大樓設有面積為350 平方米的開發(fā)區(qū)陳列展示廳，并以豐富的內容、多樣的形式，反映開發(fā)區(qū)的歷史沿革和發(fā)展歷程，展示了開發(fā)區(qū)的重大活動、重大事件、重要成果和主要榮譽，成為開發(fā)區(qū)開展職工教育的基地和對外宣傳接待的窗口。