在檔案實習(xí)中成長

徐夢松

2013年9月2日至11月1日，我在中關(guān)村發(fā)展集團的檔案室進行了為期9周的畢業(yè)實習(xí)。9周的時間很短，但在我的專業(yè)成長過程中卻顯得彌足珍貴。

剛得知實習(xí)分組的時候，我心里非常緊張不安，因為只有我一個人在集團。我上網(wǎng)搜索了“中關(guān)村發(fā)展集團”，對實習(xí)環(huán)境有了大概了解，卻也無疑加重了我緊張的心情。一個還沒畢業(yè)的學(xué)生，成績和各方面能力都不是班里最拔尖的，第一次單獨去一個完全陌生的地方實習(xí)，而且對方還是個總資產(chǎn)600多億的國企。當(dāng)時我心里的想法是：“我何德何能？兩個月之中只要不給自己丟人、不給學(xué)校丟臉就算成功?！?/p>

在臨出發(fā)的前兩天，我給帶隊的孫愛萍老師打了個電話，表達了我激動緊張的心情。孫老師跟我說：“這是非常難得的鍛煉機會，不用緊張，那邊的老師一定會耐心地教你，其實一個人才能學(xué)到更多的東西?！边€一再叮囑我一定要帶個本子，把每天的工作、遇到的問題和自己的思考感想記下來。打完這個電話，我心里踏實了一些，不斷地告訴自己：“機遇與挑戰(zhàn)并存，一定要把握好這個機會，好好鍛煉自己。”

指導(dǎo)我實習(xí)的李賀英老師是北京市“十佳”檔案員，自1989年開始從事檔案工作。李老師兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，她不僅陪伴我走過了9周充實的實習(xí)生活，也在我的專業(yè)人生中留下了不可磨滅的影響。

文書檔案和項目檔案是整理的重頭戲，在實習(xí)期間，我在李老師的指導(dǎo)下整理了大量文書檔案和項目檔案，編頁共370多卷（約26000多頁）、錄入共670多卷（約2300份）、掃描共5卷（約70份）、裝訂共370多卷（約34200頁）、裝盒共150多盒（約610卷），這些工作量現(xiàn)在看來還挺有成就感的，但在當(dāng)時每天下班后都感覺很累。尤其是諸如裝訂裝盒都是體力活兒，錄入時精神需要高度集中，會經(jīng)常問自己何必那么辛苦？但第二天在辦公室看到李老師在很努力地工作，就會想到她已經(jīng)五十多歲了，活兒等著老師去做會更辛苦，我就會努力堅持下來。檔案信息化方面，就是在集團使用的“東方飛揚檔案管理系統(tǒng)”上錄入以及掃描一些重要檔案。錄入時需要輸入文號、責(zé)任者、文件標(biāo)題、機構(gòu)、保管期限、頁號和成文日期，經(jīng)過老師檢查后進行掛接，這樣在查檔時就可以直接將掃描好的圖片打印出來，不用再到庫房里去找原件，省時省力，十分方便。

集團檔案室（也是平時辦公的地方）與檔案庫房是相通的，有一門之隔。我特意觀察了一下集團的檔案庫房，庫房與辦公區(qū)之間的門是防火防盜門，且屋內(nèi)和走廊里都有滅火器，可以很好地保護檔案；庫房內(nèi)沒有窗戶，靠空調(diào)來調(diào)節(jié)溫濕度，而且屋內(nèi)設(shè)有溫濕度計，這樣可以有效地防潮、防塵、防強光及防高溫；李老師還建立了各類檔案移交目錄、歸檔文件目錄等賬冊，檔案接收、外借時都必須履行登記手續(xù)，借出的檔案須在承諾時間內(nèi)歸還，并按照檔號順序排列入庫；存放光盤、照片等聲像檔案都使用了特別的密封盒和專門的案卷，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。總體來說，檔案保管工作非常嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

平時檔案室只有我和李老師兩個人，當(dāng)李老師外出時，有人打電話，我會在紙上記下對方電話、所在部門及姓名，以便老師回來及時與對方取得聯(lián)系。平時部門每周的例會我都會參加，雖然不用發(fā)言，但是我會把自己當(dāng)成部門的一員記錄下會議的主要內(nèi)容。慢慢地對自己所在部門加深了解，知道了部門的主要工作內(nèi)容以及每個人具體負(fù)責(zé)的部分。我會著重記錄負(fù)責(zé)文秘工作姐姐的發(fā)言，大致了解集團秘書需要做的工作，也算為自己未來的工作積累一些經(jīng)驗。

對于這次實習(xí)所接觸到的工作，也不是完全陌生的，所有的內(nèi)容在學(xué)校里都聽老師講過，但是聽和做之間還是有很大差距的。比如第一周剛開始編頁的時候，我總忘記老師說的“不管正反面，只要有字就算一頁”，經(jīng)常忘了編背面，編錯了好幾份檔案。還好李老師及時發(fā)現(xiàn)了這個問題，把編錯的頁碼都擦掉重新編，數(shù)量不多也沒有耽誤太多時間。之后格外注意這個問題，就沒有在這個簡單的問題上犯過錯了。錄入前我一般沒有習(xí)慣去檢查上一條目錄里是否有內(nèi)容，但是有一次因為沒有檢查，導(dǎo)致之后錄入的檔案序號全都亂了，要手動一個一個地改，非常麻煩。也是經(jīng)過老師提醒，我在每次錄入前都會檢查上一條目錄有沒有內(nèi)容，避免這個錯誤。裝訂是我第一次動手操作，一開始裝訂出的檔案要不露白邊，要不就是打的三個孔根本不在一條線上，雖然不影響以后的查檔，但非常不美觀。而老師裝訂出的檔案就非常整齊，每卷都是“三孔一線”。后來每次裝訂時我會仔細地把每個邊都戳齊，用夾子固定好，再用尺子比著畫出三個點，裝訂出的檔案也非常整齊了。

通過這次實習(xí)，我感覺自己不論在動手操作，還是在專業(yè)方面的信心等各個方面都得到很大的提升。不僅加深了對檔案專業(yè)知識的領(lǐng)悟，同時也體驗到了在企業(yè)單位工作的感覺，也學(xué)到很多為人處世上的方法，這些不親自去體驗是感受不到的。