檔案科學(xué)化規(guī)范化管理的重要性和實(shí)施

王麗敏

摘 要：檔案管理對(duì)于不斷提升單位或部門綜合實(shí)力、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)健康發(fā)展具有重要意義。要根據(jù)實(shí)際情況，學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷從人財(cái)物三個(gè)方面給予足夠的投入，吸取管理過程中出現(xiàn)的教訓(xùn)，從自我出發(fā)，逐步完善檔案管理工作，強(qiáng)化責(zé)任感和使命感的教育，采用各種方式激發(fā)管理者的工作熱情，促進(jìn)專業(yè)知識(shí)和能力的提高，形成人人參與檔案管理的良好氛圍，使檔案管理工作走上科學(xué)化規(guī)范化的道路。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化 規(guī)范化

中圖分類號(hào)： G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)1674-098X（2014）03（a）-0189-01

檔案管理是一個(gè)單位整體工作管理的組成部分之一。管理是否做到科學(xué)化規(guī)范化，可以影響檔案及其信息能否發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案是對(duì)一個(gè)單位在自身發(fā)展過程中的真實(shí)記載，回顧分析過去的檔案資料，進(jìn)行檔案信息化，科學(xué)化規(guī)范化管理檔案可以不斷提高工作效率和工作質(zhì)量，有利于提高單位領(lǐng)導(dǎo)的決策能力，可以為單位指明今后的發(fā)展方向提供客觀的依據(jù)。

1 檔案科學(xué)化規(guī)范化管理的重要性

在我國全面改革的局面下，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展有賴于檔案的科學(xué)化規(guī)范化管理。這要求我們必須跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理觀念，將現(xiàn)代高精尖設(shè)備應(yīng)用于其中，以先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，從檔案及其信息中全面真實(shí)反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。

通過科學(xué)化規(guī)范化管理檔案，可以及時(shí)掌握單位的整體運(yùn)行情況，通過經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施調(diào)整工作決策和策略提供客觀依據(jù)，保證各部門處于高質(zhì)量運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)；有關(guān)部門可以及時(shí)了解單位工作成績，為單位與相關(guān)部門溝通通奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

檔案管理融合于單位整體工作管理，有利于更好地進(jìn)行資源合理配置和整合，對(duì)單位中遠(yuǎn)期發(fā)展有一定意義，更有利于提高各項(xiàng)工作的管理效率，達(dá)到提高單位綜合實(shí)力、提高經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速健康發(fā)展的目的。

2 檔案管理中存在的問題

檔案科學(xué)化規(guī)范化管理有利于各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)的健康有序發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，進(jìn)一步淡化了檔案管理在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要性，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的應(yīng)有作用，甚或認(rèn)為這項(xiàng)工作根本沒有存在的必要。加之檔案管理工作的特殊性，枯燥乏味，收入相對(duì)其他崗位較低，沒有工作積極性，有的管理者漠視該項(xiàng)工作，具體表現(xiàn)在缺乏高度的工作責(zé)任感和使命感，工作態(tài)度拖沓，整天沒精打采，沒有應(yīng)有的職業(yè)道德水準(zhǔn)，不注重專業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)久之拋之于九霄云外，對(duì)檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義不能得到充分認(rèn)識(shí)。上述表現(xiàn)可導(dǎo)致單位檔案管理工作失位，甚或出現(xiàn)無用論思潮，宣傳工作重要性和意義的力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作無暇顧及，處于不聞不問狀態(tài)，長此下去可進(jìn)一步弱化整個(gè)單位的檔案意識(shí)，在單位整體工作中被邊緣化，這阻礙了檔案科學(xué)化規(guī)范化管理工作的健康發(fā)展，不利于單位業(yè)務(wù)工作的長足進(jìn)步。

檔案科學(xué)化規(guī)范化管理必須適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的需求，不斷從人財(cái)物三個(gè)方面給予足夠的投入，學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，吸取管理過程中出現(xiàn)的教訓(xùn)，從自我出發(fā)，逐步完善檔案管理工作，強(qiáng)化責(zé)任感和使命感的教育，采用各種方式激發(fā)管理者的工作熱情，促進(jìn)專業(yè)知識(shí)和能力的提高，將這項(xiàng)工作放在單位整體足夠高的地位，使單位員工注重任何有用檔案資料的收集和利用，形成人人參與檔案管理的良好氛圍。

3 檔案科學(xué)化規(guī)范化管理的實(shí)施

3.1 傳統(tǒng)檔案科學(xué)化規(guī)范化管理的實(shí)施

這里所說的傳統(tǒng)檔案通常是指從單位建立開始，每年從上級(jí)部門或本單位形成或制發(fā)的應(yīng)及時(shí)歸檔的、完整無缺的文件、材料、聲像、報(bào)表等各類資料。檔案資料除政府相關(guān)部門和單位內(nèi)部制發(fā)的各類文件外，還包括：（1）行政綜合類。包括單位內(nèi)部或相關(guān)部門召開的各類重要會(huì)議和活動(dòng)紀(jì)事材料，單位內(nèi)部制定的相關(guān)規(guī)章制度，各年度制定的發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)，組織變革變遷、大事記、年報(bào)等相關(guān)佐證材料；（2）組織人事教育培訓(xùn)類。包括員工花名冊及其年度變動(dòng)表，教育培訓(xùn)卡及其名冊；③會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類。主要指年度計(jì)劃和各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。這些資料可以準(zhǔn)確反映相關(guān)部門和單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作相關(guān)活動(dòng)的開展情況。管理者必須根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部制定的管理制度，分門別類地及時(shí)做好檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

檔案管理要做到：（1）文件材料立卷應(yīng)齊全完整，主要包括分類、份數(shù)和每份的頁數(shù)?？缒甓任募Y料立卷時(shí)應(yīng)注意，跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃對(duì)應(yīng)的第一年；跨年度的請示，沒有復(fù)文的放在請示年，有復(fù)文的放在復(fù)文年；跨年度的總結(jié)，放在總結(jié)對(duì)應(yīng)的末年；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議對(duì)應(yīng)的召開年。（2）文件材料歸檔應(yīng)分類排列，不得分開，包括對(duì)應(yīng)的正本與副本、印件與定稿、請示與批復(fù)。

按照規(guī)章制度借閱、查閱和銷毀檔案資料：（1）按規(guī)定辦理借閱和歸還檔案資料手續(xù)，按規(guī)定的方式在特定范圍內(nèi)查閱檔案資料；（2）借閱、查閱過程中，不得涂改、撕毀檔案資料，保持清潔，及時(shí)歸還，最好提供電子文檔；（3）定期鑒定檔案是否失去保存價(jià)值，對(duì)需要銷毀的制定清單，請示領(lǐng)導(dǎo)同意后登記造冊，經(jīng)兩名及以上人員按規(guī)定方式銷毀并簽字于銷毀清冊。

3.2 現(xiàn)代檔案科學(xué)化規(guī)范化管理的實(shí)施

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，加快了信息數(shù)字化步伐，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子檔案成了檔案的主要表征形式，因此，應(yīng)該注重應(yīng)用軟件的開發(fā)利用，更加注重電子文件的規(guī)范化管理。

在電子檔案管理過程中，首先要解決的問題是電子檔案接收管理。如電子檔案以何種格式接收，如何保證電子檔案的原始性完整性、、真實(shí)性和安全性問題，如何采用適宜的技術(shù)保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)載體，如何保證電子檔案的長期可讀性等實(shí)質(zhì)問題，這是在研發(fā)應(yīng)用軟件時(shí)必須考慮的問題。

所以，應(yīng)采取不同的措施解決上述問題。如統(tǒng)一接收電子檔案數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理著錄軟件，建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便檔案館的接收和管理；采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。要充分利用電子檔案的檢索等功能，充分發(fā)揮檔案信息化的功能，為不同的利用者服務(wù)。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理要適應(yīng)新形勢的需要，搶抓機(jī)遇，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范管理檔案做好檔案的開發(fā)和利用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，可以不斷地提升一個(gè)單位和部門的管理水平，可以進(jìn)一步改善民生，進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。在今后的工作中，要避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅(jiān)持走中國特色社會(huì)主義檔案管理道路，堅(jiān)持傳統(tǒng)方法與現(xiàn)代手段相結(jié)合，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化科學(xué)化管理檔案的目的。endprint