知識(shí)管理建設(shè)如何有效開(kāi)展？

工業(yè)和信息化部電信研究院規(guī)劃設(shè)計(jì)研究所信息中心 | 付瑩國(guó)家無(wú)線電監(jiān)測(cè)中心臺(tái)站管理處 | 吳曦

知識(shí)管理建設(shè)如何有效開(kāi)展？

工業(yè)和信息化部電信研究院規(guī)劃設(shè)計(jì)研究所信息中心 | 付瑩
國(guó)家無(wú)線電監(jiān)測(cè)中心臺(tái)站管理處 | 吳曦

隱性知識(shí)是一個(gè)企業(yè)能否把握競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵，企業(yè)知識(shí)管理很大一部分工作是發(fā)現(xiàn)員工的隱性知識(shí)并使其顯性化，使之可為其他人使用并分享。

所謂知識(shí)管理，即在組織內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，通過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過(guò)程，讓組織中的信息與知識(shí)達(dá)到不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，個(gè)人與組織的知識(shí)得以永不間斷的累積和循環(huán)，從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考，這將成為組織的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的變遷。

顯性知識(shí)和隱性知識(shí)

組織內(nèi)部存在兩種類(lèi)型的知識(shí)：顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是指那些可以表達(dá)的、物質(zhì)存在的、可確定的信息，是能夠用正式、系統(tǒng)的語(yǔ)言表達(dá)和溝通的知識(shí)，如產(chǎn)品外觀、文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、說(shuō)明書(shū)等；隱性知識(shí)是個(gè)人技能的基礎(chǔ)，是通過(guò)試驗(yàn)、犯錯(cuò)、糾正的循環(huán)往復(fù)而從實(shí)踐中形成的“個(gè)人慣例”，一般以個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和組織的經(jīng)驗(yàn)、印象、技術(shù)訣竅、組織文化、風(fēng)俗等形式存在。表1能夠清晰地說(shuō)明顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的區(qū)別。

隱性知識(shí)，多為個(gè)人長(zhǎng)期創(chuàng)造和經(jīng)驗(yàn)的積累，不宜用語(yǔ)言表達(dá)，與所有者的個(gè)人素質(zhì)有關(guān)。它不能像顯性知識(shí)那樣通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件系統(tǒng)等方式傳播來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。但這種難以傳播的隱性知識(shí)，在組織內(nèi)卻有著極其重大的意義——它是其他組織無(wú)法復(fù)制的惟一資產(chǎn)。而且，正如人們用“冰山的尖端”來(lái)比喻顯性知識(shí)，隱性知識(shí)就是冰山底部的大部分。綜合種種特性，可以說(shuō)隱性知識(shí)是一個(gè)企業(yè)能否把握競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。因此企業(yè)知識(shí)管理很大一部分工作是發(fā)現(xiàn)員工的隱性知識(shí)并使其顯性化，使之可為其他人使用并分享。

諸多因素制約國(guó)內(nèi)企業(yè)知識(shí)管理

相對(duì)于企業(yè)管理，知識(shí)管理還是一個(gè)很新的概念，并且知識(shí)管理的作用也不是立竿見(jiàn)影的，因此在企事業(yè)推廣時(shí)還會(huì)面臨很多阻力。結(jié)合多年開(kāi)展知識(shí)管理工作的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為目前制約國(guó)內(nèi)企事業(yè)單位知識(shí)管理發(fā)展的因素有以下幾個(gè)方面。

第一，領(lǐng)導(dǎo)層思想轉(zhuǎn)變困難。

知識(shí)管理是一種新型的企業(yè)管理模式，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)它的接受程度因人而異。只有高層管理人員認(rèn)識(shí)到知識(shí)資源的低效利用問(wèn)題，知識(shí)管理才得以開(kāi)展。簡(jiǎn)而言之，領(lǐng)導(dǎo)層支持與否直接關(guān)系著企業(yè)知識(shí)管理的成敗?？墒侵R(shí)管理本身又是一項(xiàng)短期內(nèi)只見(jiàn)投入不見(jiàn)回報(bào)的工作，短期內(nèi)很難看到收獲，這就很容易失去領(lǐng)導(dǎo)層的支持。也有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可了知識(shí)管理的價(jià)值，但是不了解知識(shí)管理的精髓，而只是單純地引入知識(shí)管理的概念，這樣發(fā)展到后來(lái)的知識(shí)管理更應(yīng)該稱(chēng)為知識(shí)共享。

第二，員工參與積極性低。

在知識(shí)管理模式下，組織內(nèi)的每一名員工不僅僅是知識(shí)管理的受益者，也是參與者，知識(shí)管理過(guò)程是一個(gè)“人人為我，我為人人”的操作過(guò)程?？墒窃谂f的組織模式中，員工已經(jīng)習(xí)慣了知識(shí)的不共享狀態(tài)，他們體會(huì)不到知識(shí)共享為工作帶來(lái)的便利，只把知識(shí)共享當(dāng)作增加工作量的一項(xiàng)管理活動(dòng)。而作為知識(shí)管理重要部分的隱性知識(shí)，則被很多員工認(rèn)為是個(gè)人價(jià)值的集中所在，如果拿來(lái)分享會(huì)影響個(gè)人價(jià)值的體現(xiàn)。所以，如何讓員工心甘情愿地將個(gè)人知識(shí)拿出來(lái)共享，是一個(gè)困擾很多知識(shí)管理者的難題。

第三，知識(shí)管理人員定位不明確，需求不合理。

知識(shí)管理的開(kāi)展往往是自上而下的，由組織高層提出、專(zhuān)門(mén)人員來(lái)實(shí)施，這就很可能導(dǎo)致一個(gè)問(wèn)題——與業(yè)務(wù)脫節(jié)。知識(shí)管理人員從領(lǐng)導(dǎo)者要求出發(fā)去設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)知識(shí)系統(tǒng)，就會(huì)忽視知識(shí)管理系統(tǒng)的真正需求。這樣的系統(tǒng)可能理念先進(jìn)、功能齊備，但是得不到使用者的好評(píng)。究其原因，就是沒(méi)有結(jié)合本組織的實(shí)際情況做充分的需求分析。

事實(shí)上，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)知識(shí)管理的期望是知識(shí)管理的目標(biāo)而不應(yīng)該是需求。真正能夠得以推廣使用的知識(shí)管理系統(tǒng)必須以員工、項(xiàng)目、部門(mén)需求為基礎(chǔ)，經(jīng)過(guò)充分調(diào)研，從使用者角度出發(fā)，易上手、可用性和客戶感知俱佳。

表1 顯性知識(shí)和隱性知識(shí)

如何做好知識(shí)管理

建立知識(shí)系統(tǒng)有戰(zhàn)略層面的問(wèn)題，這是領(lǐng)導(dǎo)層考慮的，很可能是將效果想得比天高；也有戰(zhàn)術(shù)層面的問(wèn)題，這個(gè)是實(shí)際操作層的問(wèn)題，但很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)層給的資源比地下室還低。

對(duì)于知識(shí)管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，戰(zhàn)略層面的問(wèn)題不在其能力范圍內(nèi)，只能盡力影響，戰(zhàn)術(shù)層面的問(wèn)題則是必須考慮的。通過(guò)這幾年在工作中的摸索，筆者認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)想要做好，必須要解決好以下幾個(gè)問(wèn)題。

1．什么范圍的人使用這個(gè)系統(tǒng)？用戶使用系統(tǒng)的方式大致是什么？操作后想要達(dá)到什么樣的效果？

2．系統(tǒng)要解決什么樣的問(wèn)題或達(dá)到什么樣的效果？使用場(chǎng)景是什么？

3．達(dá)到效果或解決問(wèn)題需要系統(tǒng)中存儲(chǔ)哪些內(nèi)容？?jī)?nèi)容和樣式是什么樣的？有什么要求？

4．分享的內(nèi)容從哪里來(lái)？如果已有系統(tǒng)，要分享這些內(nèi)容員工如何在系統(tǒng)進(jìn)行操作？操作的工作量有多少？需要細(xì)化到翻多少頁(yè)面，點(diǎn)擊多少次鼠標(biāo)，輸入多少字符等。

5．分享內(nèi)容的人能獲得什么收益或成果？如果不分享有什么損失？

6．用什么方式確保分享人的收益？是否公平？通常采用積分方式，那么積分量化方式是否合理，能否做到以質(zhì)為主，多勞多得？

7．管理者在系統(tǒng)中起到什么作用？?jī)?nèi)容價(jià)值的評(píng)判由誰(shuí)來(lái)完成？這些事情是不是都堆在領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家的身上？

8．分享內(nèi)容的方式是什么？工作量有多大？用什么樣的方法和系統(tǒng)功能分發(fā)內(nèi)容？如何通知有用信息？

9．準(zhǔn)備和領(lǐng)導(dǎo)要多少資源，有沒(méi)有具體數(shù)字分析？希望在公司級(jí)達(dá)到什么效果？

10．用什么方式策劃執(zhí)行知識(shí)管理，與制度、人性等如何配合？

綜上所述，知識(shí)管理在企事業(yè)單位的推廣不單純是依靠一個(gè)系統(tǒng)的問(wèn)題，更多涉及到管理和制度的問(wèn)題，這些問(wèn)題不解決，單靠一個(gè)功能完備的系統(tǒng)和專(zhuān)業(yè)的知識(shí)管理者也不可能做好知識(shí)管理。