做好退休人員檔案管理勢(shì)在必行

張大賀

摘 要：筆者通過(guò)調(diào)查現(xiàn)在離退休人員檔案管理的現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)有許多不足的地方，離退休人員檔案的管理對(duì)于穩(wěn)定民生是非常重要的也是非常有必要的，因此根據(jù)目前的現(xiàn)狀提出了建立健全離退休人員檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：民生檔案；離退休人員檔案；現(xiàn)狀；完善措施

離退休人員的人事檔案的內(nèi)容都比較豐富和完善，幾乎記錄了每位離退休人員的學(xué)習(xí)、應(yīng)聘、升職、考核、培訓(xùn)、選拔等等過(guò)程，不但如此還包括了離退休人員在工作過(guò)程中的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作調(diào)動(dòng)等等情況。這些都是關(guān)于離退休人員自身的資料，檔案里面還有勞動(dòng)部門審批的資料，還有社會(huì)保險(xiǎn)，還有離退休人員辦理的一些手續(xù)。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)和目前離退休人員檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析和探討。

1 企業(yè)退休人員人事檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理機(jī)構(gòu)方面。企業(yè)退休人員的認(rèn)識(shí)檔案都是由員工戶口所在地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中管理，但是還是有部分人員的檔案仍然放置在原來(lái)單位處。

2）管理制度方面。現(xiàn)在很多城市在發(fā)展離退休人員人事檔案管理的工作，都發(fā)展得非常不平衡，很明顯的變現(xiàn)為，發(fā)達(dá)地區(qū)比不發(fā)地區(qū)好，省市級(jí)比區(qū)縣級(jí)發(fā)展得好，發(fā)展最為不平衡的是在同一城市不同的市縣級(jí)發(fā)展得也相仿不平衡。

3）檔案收集方面。有些企業(yè)在進(jìn)行發(fā)展的過(guò)程中由于改制或是經(jīng)營(yíng)不善導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)，因此對(duì)職工檔案管理根本不到位，管理較為好的就是將檔案移交到檔案部門托管，有的企業(yè)直接把檔案交由員工自己保管，但是有不少企業(yè)把員工的檔案丟失，或是導(dǎo)致員工檔案不完全等等情況。

4）基礎(chǔ)設(shè)施方面。在管理基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)看，我過(guò)的社會(huì)保障系統(tǒng)沒(méi)有很好的保管設(shè)施，有的地方是租房的庫(kù)房或是其他什么場(chǎng)地，有的地方就把檔案直接散放在辦公室，這樣不負(fù)責(zé)任或是不系統(tǒng)的管理很容易導(dǎo)致企業(yè)退休人員的檔案丟失或損壞。

5）人員素質(zhì)方面。從現(xiàn)在管理退休人員人事檔案管理員這一職位來(lái)看，多數(shù)都是沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并且在文化程度是專業(yè)的素質(zhì)上都是非常缺乏的。如果遇到企業(yè)退休人員要開(kāi)具一些關(guān)于自己的證明或是關(guān)于退休人員親屬入黨參軍等情況需要對(duì)退休人員進(jìn)行政審材料等等，檔案管理人員根本就不知道該如火如何解決。

2 加強(qiáng)離退休人員檔案管理的具體措施

2.1 建章立制完善離退休人員檔案管理工作機(jī)制

一是要明確管理職責(zé)。關(guān)于如何能更好的管理好離退休人員的認(rèn)識(shí)檔案，就必須在讓每個(gè)部門都清楚自己的崗位職責(zé)，同時(shí)還可以指定一些考核指標(biāo)和獎(jiǎng)懲辦法。二是，各部門在進(jìn)行工作時(shí)一定要配合好。凡是有涉及到離退休人員人事檔案的工作人員都應(yīng)該積極的做好管理工作，為更好的做管理工作而努力。通過(guò)大家的配合讓管理工作更加好。三是建立健全離退休人員檔案管理制度。為了更好管理離退休人員的檔案應(yīng)該制定一些管理標(biāo)準(zhǔn)，并且制定出一些詳細(xì)的規(guī)章制度，例如：核查制度、統(tǒng)計(jì)制度、查閱制度、外借制度、出具證明制度、轉(zhuǎn)遞制度等等具體詳細(xì)的制度。

2.2 熱情服務(wù)使離退休人員檔案的管理與利用相得益彰

檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)一定要以全心全意為人民服務(wù)為宗旨，并且還要以三個(gè)代表重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想然后樹(shù)立為人民群眾的服務(wù)意識(shí)。必須要有想用者之需急用者之急，徹底改變過(guò)去檔案管理就是一個(gè)單純的管理員的想法。充分調(diào)動(dòng)檔案管理員的主動(dòng)性和積極性為檔案館公共服務(wù)平臺(tái)作用而作出自己的積極貢獻(xiàn)。

2.3 加大經(jīng)費(fèi)投入，不斷改善企業(yè)退休人員人事檔案管理?xiàng)l件

要想管理好離退休人員的人事檔案必須做好物質(zhì)保障工作。各級(jí)政府應(yīng)該給予大力的支持，也應(yīng)該加大費(fèi)用的投入，應(yīng)該設(shè)立一個(gè)關(guān)于離退休人員人事檔案的檔案庫(kù)，保證企業(yè)離退休人員人事檔案能安全長(zhǎng)久的保存。

2.4 與時(shí)俱進(jìn)離退休人員建檔工作需適應(yīng)時(shí)代發(fā)展

一是要更新管理觀念。檔案管理人員的管理理念和思想必須要保持與時(shí)俱進(jìn)的理念，使得檔案工作更加能夠適應(yīng)社會(huì)主義社會(huì)科學(xué)發(fā)展的需要。二是在管理方式上我們應(yīng)該采用一些先進(jìn)的設(shè)備，逐步讓離退休人員的人事檔案實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，這不但便于保存同時(shí)也便于取閱使用。檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代也是檔案管理發(fā)展的一個(gè)很重要的節(jié)點(diǎn)。通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)儀器將離退休人員的檔案管理資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，能更加準(zhǔn)確和及時(shí)的調(diào)閱離退休人員的認(rèn)識(shí)信息。目前我們也進(jìn)入了信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，這是我們應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將離退休人員人事檔案管理信息達(dá)到共享，便于為離退休人員或是家屬提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。三是將離退休人員的人事檔案信息化后做到更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化將給便于我們?cè)诠芾黼x退休人員的人事檔案時(shí)，更加方便和快捷，同時(shí)也更加完善。逐步建立健全檔案信息庫(kù)，便于離退休人員的人事檔案能更加長(zhǎng)久和完善的保存，同時(shí)也便于以后進(jìn)行查閱。

2.5 加大宣傳力度，使企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)退休人員

人事檔案管理的重要性。應(yīng)該讓各級(jí)政府官員意識(shí)到離退休人事管理工作的重要性，同時(shí)還應(yīng)該意識(shí)到離退休人員的認(rèn)識(shí)檔案丟失會(huì)帶來(lái)的嚴(yán)重后果。我們應(yīng)該通過(guò)開(kāi)展關(guān)于檔案法活動(dòng)或是利用報(bào)紙和電視等傳媒工作宣傳檔案管理的重要性。讓企業(yè)管理人將離退休人員人事檔案能納入議事日程，加大對(duì)檔案管理的費(fèi)用，積極維護(hù)好廣大的企業(yè)離退休人員的合法權(quán)益。

總而言之，我國(guó)處于社會(huì)初級(jí)階段，因此離退休人員還是一直很重要的力量。他們?yōu)閲?guó)家和企業(yè)不斷發(fā)揮著光和熱。在這些離退休人員的人事檔案中不但記錄了他們的人事變動(dòng)同時(shí)還是總結(jié)他們的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。他們也用許多經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)告訴我們一些至理名言和做人做事的道理，我們?cè)谧鍪聲r(shí)善加利用他們的經(jīng)驗(yàn)我們就能為國(guó)家的建設(shè)做出更加的偉大的貢獻(xiàn)，同時(shí)我們國(guó)家現(xiàn)在的繁榮他們也是功不可沒(méi)。我們?cè)诖罅Πl(fā)展企業(yè)和國(guó)家的時(shí)也不能忘了對(duì)企業(yè)離退休人員認(rèn)識(shí)檔案的管理和服務(wù)，這不但是任務(wù)也是使命。

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