人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

楊曉云

摘 要：檔案具有重要性，一定要做好檔案的保管工作，檔案里的資料要保證它的真實(shí)、完整性。里面的內(nèi)容也是非常重要的，它記錄著工作人員的基本信息、工作信息等，如果不進(jìn)行安全管理，將會(huì)損失很多的信息，所以一定要做好人事檔案的管理，現(xiàn)在我們都實(shí)行了檔案信息化的管理，這樣很方便的就把人員檔案的信息儲(chǔ)存了，而且不容易丟失，記錄也比較齊全。

關(guān)鍵字：信息化管理；人事檔案；管理

1 人事檔案信息化的含義

人事檔案的管理辦法不是單一的，人事檔案具有重要性，但是現(xiàn)在往往人事檔案的管理出現(xiàn)了問題，比如信息的更新不及時(shí)，導(dǎo)致信息發(fā)生變化，但是檔案管理卻跟不上變更的情況，要從多方面考慮人事檔案的管理和創(chuàng)新意義，面對(duì)一些問題找出不足之處，進(jìn)行處理，找出根本原因，根本性進(jìn)行處理。要進(jìn)一步的處理好檔案管理與信息化的共同進(jìn)步，要有好的創(chuàng)新意識(shí)，把傳統(tǒng)的人事檔案管理變更為信息化，有規(guī)律的處理好檔案的管理。還要把人事檔案充分利用起來，為工作人員提供方便，要采用合適的方式進(jìn)行檔案信息化管理。

2 人事檔案現(xiàn)在存在的問題

人事檔案的管理是項(xiàng)重要的工作，但是現(xiàn)在很多單位不重視人事檔案的管理，認(rèn)為這不是什么應(yīng)該特別注意的問題，所以對(duì)人事檔案的管理相當(dāng)隨意，部門也不安排有工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行這項(xiàng)工作，而是隨便安排人做這項(xiàng)工作，對(duì)人事部門也沒有過多的重視，導(dǎo)致人事部門的工作效率不是很高，工作的謹(jǐn)慎性不高，這都需要特別注意，人事部應(yīng)該安排一些優(yōu)秀的人員，重視起這項(xiàng)工作，而且安排的人員一定要具有相對(duì)應(yīng)的專業(yè)能力，還要懂一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，這樣才能擔(dān)任這份工作。人事檔案信息化還沒有得到一定的實(shí)施，現(xiàn)在很多事業(yè)單位仍舊用傳統(tǒng)的方式來查詢一些人事檔案信息，不能用現(xiàn)在無紙化的計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行操作，這是一種落后的現(xiàn)象，需要全面更新，跟得上時(shí)代的腳步，要隨著科技的發(fā)展而發(fā)展。人事檔案管理的檔案要有專門的人員進(jìn)行工作，但是現(xiàn)在的情況是人事檔案管理人員還同時(shí)管理者別的工作，不能一心把心放在人事檔案管理上，工作人員甚至對(duì)人事檔案的管理工作不夠熟悉，導(dǎo)致人事檔案管理工作上經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。人事檔案管理部門工資也不高，導(dǎo)致人事管理人員產(chǎn)生不滿的情緒，不甘于只在人事檔案管理部門工作，一旦有一定的工作經(jīng)驗(yàn)就想干些其他的工作，人事檔案管理的工作受不到重視，更不可能做到專業(yè)化管理，不能很好的管理好檔案。

3 人事檔案信息化管理應(yīng)采取的措施

針對(duì)人事檔案信息化管理存在的問題要采取一定的措施，把這份工作做到最好，從發(fā)生的錯(cuò)誤中找到原因，然后對(duì)這些問題進(jìn)行處理，而且根本性的處理，以后不要再出現(xiàn)這種錯(cuò)誤，人事檔案信息化的管理要采取新的措施，使其有序的進(jìn)行整理，做到合理的歸檔，使這項(xiàng)工作受到重視，得到很好的工作效果，服務(wù)大眾。

3.1 做到網(wǎng)絡(luò)管理

如果做到網(wǎng)絡(luò)管理檔案是非常的安全的，能有序的進(jìn)行歸檔，每個(gè)資料都有其獨(dú)特的記錄，不會(huì)發(fā)生記錄混亂的情況，對(duì)檔案還能進(jìn)行及時(shí)分類，還能使檔案被完整的保存下來，網(wǎng)絡(luò)管理還能使人事檔案具有真實(shí)性的原則，記錄也是比較及時(shí)的，更新的較快。

3.2 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的責(zé)任感

人事檔案信息化管理缺少管理意識(shí)，這就需要采取一定的措施使工作人員有很強(qiáng)的工作意識(shí)，需要給工作人員灌輸好的專業(yè)知識(shí)和教育，授予工作人員如何正確管理檔案的方法和經(jīng)常告誡保管人事檔案的重要性和作用，使工作人員提高警惕性，能更好、更積極的去進(jìn)行工作，工作人員要有負(fù)責(zé)人的心，可以實(shí)行獎(jiǎng)罰分明的政策，以此來提高工作人員的積極性。工作人員的素質(zhì)教育也是需要重視，檔案管理人員有好的素質(zhì)才能更好的進(jìn)行工作，這就需要上機(jī)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常對(duì)員工進(jìn)行教育，傳授一些專業(yè)知識(shí)，使其對(duì)人事檔案管理的工作非常熟悉，能夠很好的完成工作，盡量少出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)也要很好的掌握的，人事檔案信息化的管理是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的，沒有計(jì)算機(jī)技術(shù)是不能做好這份工作的，工作人員還要做好保密工作，對(duì)各項(xiàng)資料的內(nèi)容都不能外泄，堅(jiān)持好工作準(zhǔn)則。

3.3 對(duì)檔案的信息化工作制定好的制度

檔案的信息化管理需要一定的制度來進(jìn)行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進(jìn)行工作，在工作過程中，嚴(yán)格做好每一項(xiàng)工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規(guī)定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對(duì)一些有漏洞的制度進(jìn)行糾正，保持制度的嚴(yán)密性。人事檔案的安全性一定要有保障，做好安全性管理是最重要的，只有信息安全了，才能更好的使用人事檔案，起到一定的作用，這就需要采取安全的措施，要對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個(gè)殺毒軟件，對(duì)檔案進(jìn)行定時(shí)的消毒，防止一些病毒的侵入。

3.4 讓人事檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

現(xiàn)在的人事檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，運(yùn)用高科技設(shè)備進(jìn)行檔案管理，采用獨(dú)立的系統(tǒng)進(jìn)行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預(yù)測(cè)、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統(tǒng)的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)用來管理檔案，把檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析，合理的運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)，實(shí)行信息化，無紙化。還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，人事檔案信息化的管理需要網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳輸，所以一定要做好網(wǎng)絡(luò)方面的工作，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)制度，合理的輸入、輸出數(shù)據(jù)，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，規(guī)范工作人員的行為，工作要有效率和質(zhì)量。

4 總結(jié)

做好人事檔案信息化的管理是有很大的幫助的，對(duì)各方面的工作都有益處，人員檔案是最基礎(chǔ)的信息，必須做好這項(xiàng)工作的維護(hù)。人事檔案信息化的管理要跟得上社會(huì)發(fā)展的腳步，采取合法、合理的方法進(jìn)行工作，做好檔案管理的安全性，人事檔案要有一定的保密性，對(duì)公民的信息嚴(yán)格遵守保密的制度，不損害公民的利益。人事檔案信息化管理需要不斷的創(chuàng)新，管理方法要不斷的進(jìn)步，把檔案管理工作做到最好。

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