醫(yī)院檔案紙質(zhì)文件和電子文件的配套管理

楊立斌

摘 要：醫(yī)院的檔案管理正從傳統(tǒng)的保存紙質(zhì)的檔案為主，向紙質(zhì)文件和電子文件的配套管理進(jìn)行轉(zhuǎn)移，促使醫(yī)院的檔案管理工作更加的規(guī)范、可靠、安全。本文從醫(yī)院檔案管理人員必須掌握的紙質(zhì)文件和電子文件配套管理的技能入手，提出可以由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定適合本單位的紙質(zhì)文件和電子文件配套管理的方法和相關(guān)的措施進(jìn)行規(guī)范，指出醫(yī)院在紙電配套管理工作必須提供的物質(zhì)保障。

關(guān)鍵字：醫(yī)院檔案；紙質(zhì)和電子文件；配套管理

隨著醫(yī)院各項工作的不斷開展，檔案作為醫(yī)院進(jìn)步發(fā)展的見證以日常工作記錄的形式存在著。檔案是醫(yī)院工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)的積累，可以為日后的醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)學(xué)管理和醫(yī)學(xué)教學(xué)提供重要的參考依據(jù)。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式較為簡單、落后，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的快速發(fā)展，由于計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和普及，電子文件管理的方法得到很好地利用。電子文件的管理在很大程度上彌補了紙質(zhì)文件管理中不足的地方。當(dāng)然電子文件在技術(shù)、證據(jù)性等方面也出現(xiàn)一些問題，所以運用紙質(zhì)文件和電子文件的配套管理成為一種新的模式。醫(yī)院的檔案管理人員可以與時俱進(jìn)的運用兩種文件的特點進(jìn)行優(yōu)勢互補，更好的對檔案實施有效的管理。如何做好醫(yī)院的紙質(zhì)文件和電子文件的配套管理工作是管理人員面臨的重要問題。

1 醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)具備紙質(zhì)文件和電子文件配套管理的技能

醫(yī)院的檔案管理人員一定得對歸檔紙質(zhì)文件和電子文件配套管理中所要用到的基本術(shù)語和涵義進(jìn)行掌握。比如：在進(jìn)行邏輯的歸檔過程中，就是要運用計算機網(wǎng)絡(luò)在不改變原有的存儲方式和位置的情況下做到電子文件移交至檔案部門的過程。物理歸檔則是運用計算機網(wǎng)絡(luò)中的電子文件整體性的傳到獨立的或者可以離開機器的保存載體中。

醫(yī)院檔案的管理人員必須對電子文件光盤的標(biāo)簽和紙質(zhì)文件與電子文件相互對應(yīng)的標(biāo)簽實施標(biāo)注。光盤標(biāo)簽可以很好地展示出光盤里所保存的電子檔案的內(nèi)容，為了確保不影響日后對光盤內(nèi)電子文件的利用和觀看，必須正確規(guī)范的進(jìn)行光盤標(biāo)簽的填寫，同時把電子文件的存儲位置在檔案電子文件的目錄和紙質(zhì)文件檔案目錄中的互見號一欄中進(jìn)行標(biāo)注。這對于醫(yī)院檔案管理者的要求非常的嚴(yán)格，其必須對光盤文件的所有內(nèi)容掌握清楚，可以正確、規(guī)范的對相關(guān)的標(biāo)號、保管日期、文件名稱、套別、文件的密級這些內(nèi)容進(jìn)行填寫。

醫(yī)院檔案管理人員必須掌握一定的計算機的操作能力和網(wǎng)絡(luò)知識的了解。計算機的準(zhǔn)確應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的掌握對于電子文件的管理有著不可忽視的作用。為了確?？梢詼?zhǔn)確的對醫(yī)院的檔案進(jìn)行整理、歸檔和開發(fā)利用，檔案管理人員一定得熟練地應(yīng)用計算機的操作能力，對于光盤的刻錄、信息的處理和文件的掃描這些技術(shù)也要熟練的應(yīng)用。

醫(yī)院檔案管理人員要對電子文件在管理過程中所有表格的填寫方法有熟練的掌握。有些檔案局印發(fā)有相關(guān)紙質(zhì)文件和電子文件的管理辦法，它們基本把電子檔案管理的所有程序進(jìn)行了總述，可以加以學(xué)習(xí)。能不能把文件的內(nèi)容進(jìn)行正確的填寫，對于日后電子文件的保存和正常的利用有很大的影響。所以，檔案管理人員必須對電子文件的記錄特征、電子文件設(shè)備的特征、電子文件的檢驗等等這些內(nèi)容的了解，可以準(zhǔn)確的填寫這些內(nèi)容，熟練各類文件表格的填寫方法。

2 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定適合本單位的紙電配套管理的方法和有關(guān)的制度規(guī)范

對于醫(yī)院的紙質(zhì)文件和電子文件檔案的配套管理工作，它不只是醫(yī)院檔案部門的工作，也是醫(yī)院里每個科室、每個層面和每個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工作。一方面，怎樣加強醫(yī)院各個科室對于紙質(zhì)文件和電子文件檔案的配套管理工作的重視，這和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和統(tǒng)一的要求有很大的關(guān)系；另一方面，可以對檔案的配套管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，提出科學(xué)合理的辦法。雖然紙質(zhì)文件和電子文件檔案的配套管理工作是把紙質(zhì)文件管理進(jìn)行歸檔的基礎(chǔ)上所實施的 ，但因為電子文件的形成方式、記錄的方法、其載體的形式、閱讀的方法這些部分和紙質(zhì)檔案的管理不相同，如此必須依照電子檔案的形成特點，對其實施相應(yīng)的工作程序。各個科室和醫(yī)院在建立相關(guān)的配套管理工作的辦法時，必須清晰地把握配套工作中的重要的部分，對于檔案部門和其他有關(guān)的部分應(yīng)擔(dān)任的職責(zé)做出明確的規(guī)范，對于電子文件的歸檔的數(shù)量、歸檔的時間和歸檔時的相關(guān)要求等有一個準(zhǔn)確的了解。由于電子文件到達(dá)電子檔案管理的這個環(huán)節(jié)時，需要把紙質(zhì)文件到達(dá)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)性的工作上進(jìn)行實施，因此有以下幾點必須注意：1、在電子文件形成的環(huán)節(jié)中，為了確保所形成的電子文件具有真實準(zhǔn)確可以保存的價值，檔案管理人員必須對于電子檔案的管理進(jìn)行提出來，在電子文件形成的過程中就可以考慮。2、為了保障文件的安全保管和開發(fā)運用，可以進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立，把全部的將要歸檔的電子文件盡最大的可能集中到一個數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理。3、為了確保電子檔案保存的日期長久，可以運用多種的科學(xué)措施進(jìn)行輔助保管工作。

可以把醫(yī)院紙質(zhì)文件和電子文件檔案配套管理工作添加到相關(guān)的管理規(guī)范和醫(yī)院有關(guān)人員的崗位責(zé)任里面，電子文件因其產(chǎn)生的環(huán)境不相同，所涉及的科室和部門也比較多。例如：有些電子文件是在個人的電子計算機上形成的，有些電子文件則是由計算機的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)形成的。電子文件形成者的能力水平和所形成的渠道的多樣性，對于電子文件的質(zhì)量和進(jìn)行歸檔時電子文件的正確性和完整性有較為嚴(yán)重的影響。為了規(guī)避電子文件在配套管理過程中出現(xiàn)的有關(guān)問題，各個科室和單位必須把紙質(zhì)文件配套管理工作中電子文件所形成的環(huán)境、文件的積累、文件的鑒定、文件的整理、文件的歸檔等等這些工作添加到相關(guān)的管理章程和相關(guān)醫(yī)院人員的責(zé)任規(guī)范中去，確保電子文件在形成和歸檔的工作可以一同的進(jìn)行，保障了歸檔的電子文件的準(zhǔn)確性和完整性。

3 醫(yī)院為紙質(zhì)文件和電子文件配套管理工作必須提供的物質(zhì)保障

在對紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行歸檔的利用方法和保存的環(huán)境有一定的不同之處。紙質(zhì)檔案通常都保存在庫房和裝具里面，可以直接進(jìn)行閱覽。由于電子檔案在文件的記錄方法、文件的載體、文件的閱讀方式上具有特殊性，對于紙質(zhì)檔案和其它的有關(guān)檔案的載體和對設(shè)備所依賴的程度具有相當(dāng)大的差異，所以在對于檔案管理的環(huán)境和設(shè)備的要求上也有不同之處。在對歸檔紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行配套的管理后，各個醫(yī)院必須依照電子文件管理的準(zhǔn)確需求，為檔案部門在對檔案的管理上提供必要的物質(zhì)保障。例如：可以為檔案部門選擇溫度較適宜的庫房，遠(yuǎn)離強磁場的地方，可以配備一些具有防止灰塵、防止光、防止磁力的設(shè)備，運用較為先進(jìn)的計算機和軟件硬件的平臺，配備功能強大的打印機、文件掃描儀和光盤的刻錄機等設(shè)備。

4 結(jié)束語

醫(yī)院的檔案管理工作經(jīng)歷了簡單的手工操作、科學(xué)的管理階段，隨著醫(yī)院管理工作辦公自動化的廣泛應(yīng)用，計算機網(wǎng)絡(luò)在醫(yī)院各個方面的滲透，如何做好醫(yī)院的紙質(zhì)文件和電子文件的配套管理成為各醫(yī)院著重關(guān)注的問題。電子文件和紙質(zhì)文件都有各自的長處和弊端，如若二者配套進(jìn)行管理，可以確保醫(yī)院的檔案管理更加的規(guī)范，為日后醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)、方便的參考信息。

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