淺談設(shè)備檔案的規(guī)范化管理

周仕博　孫小婷　張旭利

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)也不斷壯大，所擁有的設(shè)備不僅數(shù)量與日俱增，質(zhì)量上高科技、現(xiàn)代化程度也越來(lái)越高。而與此相對(duì)應(yīng)的是我國(guó)設(shè)備檔案的管理情況存在一些問(wèn)題，管理跟不上設(shè)備更新的步伐，管理手段落后等。因此要加強(qiáng)設(shè)備檔案的管理，提高設(shè)備檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案；規(guī)范化；科學(xué)化

1 設(shè)備檔案的重要性

設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的主體，作為一項(xiàng)重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，任何企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)都離不開(kāi)設(shè)備的運(yùn)行。設(shè)備檔案是對(duì)企業(yè)設(shè)備使用全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督管理，包括設(shè)備的購(gòu)置、調(diào)試安裝、使用、故障處理、報(bào)廢等。通過(guò)對(duì)設(shè)備情況做詳細(xì)的記錄可以了解設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，對(duì)于提高企業(yè)的生產(chǎn)監(jiān)督管理水平、提高設(shè)備的使用效率十分重要。

1、保障設(shè)備購(gòu)置的合理性。設(shè)備購(gòu)置關(guān)系到企業(yè)的成本控制和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，企業(yè)如果不重視購(gòu)入設(shè)備時(shí)的詳細(xì)檔案 ，就可能造成付出較高的成本購(gòu)入已經(jīng)過(guò)時(shí)的或質(zhì)量較低的產(chǎn)品，也極可能造成企業(yè)采購(gòu)人員的貪污腐化。如果加強(qiáng)設(shè)備購(gòu)入時(shí)的原始檔案記錄管理，則對(duì)于設(shè)備的性能、質(zhì)量、價(jià)格等有一個(gè)全面的了解，最大程度上避免了買賣雙方的不公平交易和權(quán)利的腐敗，也對(duì)企業(yè)以后的資產(chǎn)管理提供了保障。

2、有利于設(shè)備的安裝、維護(hù)。設(shè)備檔案中關(guān)于設(shè)備安裝使用說(shuō)明、圖紙介紹等方面的資料可以保障設(shè)備的順利安裝和規(guī)范使用，如果缺少相應(yīng)的檔案資料，對(duì)于設(shè)備的安裝就很可能耗費(fèi)大量的人力物力，企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)也會(huì)因?yàn)樵O(shè)備使用的不合理受到影響。而設(shè)備檔案中關(guān)于運(yùn)行情況、維修記錄方面可以更明確地幫助企業(yè)了解設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況，及早消除故障隱患。

3、對(duì)設(shè)備的更新、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢提供依據(jù)。隨著企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)入到一個(gè)更高的水平，當(dāng)前的設(shè)備已不能滿足生產(chǎn)的需要，企業(yè)就應(yīng)該對(duì)當(dāng)前的設(shè)備做一個(gè)處置，選擇更新、轉(zhuǎn)讓或?qū)匣脑O(shè)備進(jìn)行報(bào)廢，而這種處置的依據(jù)就在于企業(yè)的設(shè)備檔案。通過(guò)對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行分析，可以了解如何對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新改造以及轉(zhuǎn)讓和報(bào)廢成本收益。

4、促進(jìn)企業(yè)管理和經(jīng)營(yíng)。企業(yè)通過(guò)對(duì)設(shè)備檔案管理不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，可以提高檔案的管理水平，而檔案的規(guī)范化管理更有效的結(jié)合了技術(shù)和管理兩個(gè)方面，因此檔案管理水平的提高對(duì)于企業(yè)技術(shù)水平和管理水平的提高具有重要的意義。另一方面，通過(guò)檔案規(guī)范化的管理節(jié)省大量的物力、人力，節(jié)省了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的成本，有助于企業(yè)利潤(rùn)最大化的實(shí)現(xiàn)，從而最大的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的效益。

2 設(shè)備檔案管理存在的主要問(wèn)題

1、不重視設(shè)備檔案管理，管理不規(guī)范。設(shè)備檔案管理本應(yīng)該是企業(yè)日常管理的重要內(nèi)容，但在實(shí)際操作中往往被忽視，企業(yè)往往缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，沒(méi)有一個(gè)比較完善的系統(tǒng)體系來(lái)規(guī)范設(shè)備檔案管理工作，同時(shí)管理不規(guī)范也造成了專門的管理部門和管理人才的缺失，企業(yè)設(shè)備檔案管理不健全會(huì)帶來(lái)一系列問(wèn)題，諸如資料收集不夠全面、查詢不方便等，影響設(shè)備檔案應(yīng)有的作用。

2、設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)較低。隨著市場(chǎng)化的進(jìn)一步深化，企業(yè)為了生存以及取得更高的利潤(rùn)往往會(huì)進(jìn)一步壓縮單位的編制，正是由于對(duì)設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不夠和出于成本控制的角度，設(shè)備檔案管理部門人員缺乏專門的系統(tǒng)培訓(xùn)，這就使得設(shè)備檔案管理只是根據(jù)管理人員的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性。同時(shí)由于管理人員素質(zhì)偏低，單位人事的變動(dòng)也會(huì)對(duì)管理產(chǎn)生影響，交接不清、檔案丟失等現(xiàn)象也時(shí)有存在[1]，這就大大影響了企業(yè)的生產(chǎn)效率，尤其是一些重要的機(jī)器設(shè)備的檔案資料沒(méi)有及時(shí)歸檔，當(dāng)進(jìn)行人員更替時(shí)新的管理者無(wú)法了解該設(shè)備的具體使用情況，萬(wàn)一出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)嚴(yán)重拖累企業(yè)的生產(chǎn)。

3、設(shè)備檔案信息利用率較低。作為記錄設(shè)備狀況的最原始的資料，設(shè)備檔案不僅要注重保管工作，更要注重其運(yùn)用。設(shè)備檔案管理的最初目的就是能夠通過(guò)對(duì)其合理的應(yīng)用來(lái)更科學(xué)課管理設(shè)備，因而企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其應(yīng)用。但是出于各方面原因，使得企業(yè)設(shè)備檔案利用率較低，僅僅用于為核查、少量的資料查詢服務(wù)。

4、設(shè)備檔案管理現(xiàn)代化程度較低。對(duì)于大部分企業(yè)的設(shè)備檔案管理，仍然采用較為傳統(tǒng)的模式，因而存在檔案存放擁擠、檔案利用不方便等問(wèn)題，影響了檔案使用的效率。有些企業(yè)雖然實(shí)行了信息化的管理模式，但這種信息化水平仍然比較低，缺乏更為專業(yè)有效的指導(dǎo)。例如陜西省監(jiān)測(cè)站的實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)，集成了儀器、人員、文件等要素，在軟件設(shè)計(jì)時(shí)考慮了儀器維護(hù)、保養(yǎng)、核查等一系列因素[2]，大大提高了設(shè)備檔案的管理水平，促進(jìn)了設(shè)備更好地發(fā)揮起效能。這種管理方式可以為企業(yè)的設(shè)備檔案管理提供借鑒。

3 加強(qiáng)設(shè)備檔案的規(guī)范化管理

為了更加科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行檔案設(shè)備管理，企業(yè)單位要積極做好以下幾個(gè)方面：

1、加強(qiáng)設(shè)備檔案重視程度。企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)都比較重視生產(chǎn)工作，而設(shè)備檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)利用率低，企業(yè)對(duì)這方面重視不夠。但設(shè)備檔案管理仍然是企業(yè)管理的重要組成部分，管理的好壞能接關(guān)系到能否發(fā)揮設(shè)備的高效能，能否促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)和質(zhì)量水平的提高從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技水平的不斷提高，設(shè)備檔案不再停留在傳統(tǒng)的模式上，因此檔案管理方法也要與時(shí)俱進(jìn)，管理工作者要與設(shè)備操作者緊密聯(lián)系，確保設(shè)備在設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、改進(jìn)等方面檔案的全面完整。

2、確保設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性、科學(xué)性。準(zhǔn)確性是進(jìn)一步管理設(shè)備檔案的基礎(chǔ)，因此設(shè)備檔案記錄所記錄各項(xiàng)數(shù)據(jù)的來(lái)源必須根據(jù)設(shè)備的實(shí)際情況如是建立檔案，不能憑空捏造、猜測(cè)。這就要求管理人員認(rèn)真收集各項(xiàng)數(shù)據(jù)并且及時(shí)歸檔。同時(shí)設(shè)備檔案對(duì)于設(shè)備從購(gòu)入到變賣各個(gè)過(guò)程的情況，如購(gòu)置計(jì)劃、購(gòu)置合同、使用說(shuō)明、維修記錄等應(yīng)做完整的記錄，用以為設(shè)備的管理提供完整的依據(jù)。在完整性與準(zhǔn)確性的前提下，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的科學(xué)性管理，在建立檔案時(shí)，要對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行合理的分類、排列，對(duì)于檔案中存在的問(wèn)題要及時(shí)糾正彌補(bǔ)偏差，在檔案使用過(guò)程中要充分發(fā)揮設(shè)備檔案的第一實(shí)用價(jià)值。

3、提高設(shè)備檔案利用效率。設(shè)備檔案的建立目的就在于對(duì)其合理的利用，在當(dāng)今信息化時(shí)代，檔案作為企業(yè)的一項(xiàng)重要的資源，更應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行更為有效的利用來(lái)確保設(shè)備的良好運(yùn)行和企業(yè)的正常生產(chǎn)。因此要不斷加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)，通過(guò)數(shù)字化的管理提高資源的質(zhì)量，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重生產(chǎn)和管理并行，提高對(duì)設(shè)備檔案管理的重視程度、提高設(shè)備檔案的利用率，加大對(duì)設(shè)備檔案的重視程度，努力提高管理人員的素質(zhì)并且不斷根據(jù)實(shí)際情況改善管理方法，更加規(guī)范科學(xué)的管理設(shè)備檔案，以便更好的在企業(yè)的生產(chǎn)和效益中發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

[1].魏梅霞，張鐵錚，曹滇霞.設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策. 機(jī)電兵船檔案.2007（5）

[2]趙曉峰. 加強(qiáng)儀器設(shè)備管理提高項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量. 中國(guó)現(xiàn)代教育裝備， 2008， （ 4）