基于OpenKM的高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用

高青斌　張衛(wèi)　馬修強(qiáng)　賀佳

摘要：隨著高校信息化教學(xué)的發(fā)展，教學(xué)資源和教學(xué)檔案的數(shù)字化趨勢(shì)日益明顯，數(shù)量和種類(lèi)也急劇增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)遠(yuǎn)不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。本文針對(duì)高等院校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了建立教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的必要性、基本需求和開(kāi)發(fā)思路，并利用開(kāi)放源代碼的OpenKM軟件進(jìn)行了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。該系統(tǒng)在作者所在單位的教學(xué)檔案管理工作中進(jìn)行了實(shí)際應(yīng)用，有效實(shí)現(xiàn)了對(duì)各類(lèi)教學(xué)檔案資源的管理和整合，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。系統(tǒng)還可用于教員之間優(yōu)秀教學(xué)檔案資源的共享，使其得到更加充分的利用。

關(guān)鍵詞：教學(xué) 檔案管理 文檔管理 高校 OpenKM

中圖分類(lèi)號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2014）01-0044-02

教學(xué)檔案是指院校（系、教研室）在教學(xué)過(guò)程中積累起來(lái)的一系列有關(guān)教學(xué)工作的原始資料，如課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)制度、考試試卷、課程培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍培養(yǎng)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等的文檔[1]。它是對(duì)院校教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等工作的真實(shí)記錄，也是院校教學(xué)管理工作的縮影。教學(xué)檔案管理是對(duì)這些積累起來(lái)的原始文檔資料進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理和歸檔。教學(xué)檔案管理貫穿于整個(gè)教學(xué)的過(guò)程，是高等院校教學(xué)管理工作的重要組成部分。加強(qiáng)教學(xué)檔案的有效管理是強(qiáng)化教學(xué)管理的需要，也是深化教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量的需要。教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)主要有：（1）教學(xué)原始資料分類(lèi)多，數(shù)量大。既有來(lái)自各級(jí)主管部門(mén)對(duì)教學(xué)工作、教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)等方面的工作安排、規(guī)章制度，也有各級(jí)教學(xué)單位對(duì)教學(xué)過(guò)程的原始記錄、教學(xué)工作安排，還有教研室活動(dòng)、教研室建設(shè)、學(xué)員活動(dòng)的原始記錄和材料；（2）教學(xué)檔案整理的周期性比較強(qiáng)。教學(xué)過(guò)程一般以學(xué)期為單位開(kāi)展，原始材料的產(chǎn)生具有較強(qiáng)的周期性；（3）教學(xué)檔案資料的形式多樣化。院校教學(xué)活動(dòng)形式多種多樣，例如課堂教學(xué)、課外教學(xué)、課內(nèi)實(shí)驗(yàn)、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)、校外實(shí)習(xí)等。不同教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，例如電子文檔、紙質(zhì)材料、照片和光盤(pán)等[2，3]。這種多樣性的原始資料，既可以反映教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)面貌，又體現(xiàn)了檔案的作用和價(jià)值。

1 教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

目前，國(guó)內(nèi)很多高校教學(xué)檔案管理的手段還處于初級(jí)階段，沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高管理的效率。也正因如此，檔案資料利用率低，不利于教學(xué)質(zhì)量的提高以及教學(xué)改革的推進(jìn)。具體體現(xiàn)在：（1）教學(xué)檔案管理仍停留在紙質(zhì)檔案、僅用檔案柜保存的狀況，大部分檔案資料整理還處于手工操作階段，工作效率低，自動(dòng)化和信息化程度不高。每次迎接教學(xué)檢查和評(píng)估，都需要抽出專(zhuān)門(mén)時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行重新梳理；（2）電子檔案保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏有效的電子檔案管理系統(tǒng)，給電子檔案查詢(xún)利用帶來(lái)很大的不便；（3）電子檔案保存比較分散，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沒(méi)有依靠強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成，資源不能共享，導(dǎo)致很多檔案重復(fù)建檔，利用率低，利用手段單一。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理已經(jīng)成為提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要途徑。目前已有研究人員針對(duì)教學(xué)檔案管理的信息化開(kāi)展了卓有成效的研究，提出了一些理念和方法[4-6]，但還沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式。OpenKM作為開(kāi)放源代碼的文檔管理系統(tǒng)，提供了更加靈活和方便實(shí)用的應(yīng)用體驗(yàn)，已被一些公司、企業(yè)用于文檔管理[7]，但在高校則很少使用。本文根據(jù)所在單位關(guān)于教學(xué)檔案管理制度化、規(guī)范化和信息化的要求，基于OpenKM定制開(kāi)發(fā)了方便實(shí)用、易于管理和維護(hù)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，并在所在單位進(jìn)行了試用，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。該系統(tǒng)可為教研室教學(xué)管理、教學(xué)研究和教學(xué)改革服務(wù)，提升教研室教學(xué)檔案管理的水平和質(zhì)量。

2 OpenKM簡(jiǎn)介

OpenKM是一個(gè)開(kāi)源的文檔管理系統(tǒng)，適合于各類(lèi)需求的文檔管理解決方案，可通過(guò)http：//www.openkm.com/en/下載源代碼和安裝文件。OpenKM可以通過(guò)名稱(chēng)、內(nèi)容、關(guān)鍵字等來(lái)搜索文檔，同時(shí)具有文件上傳、用戶(hù)管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、索引及版本控制等功能。它基于利用J2EE三層體系結(jié)構(gòu)，不僅能跨平臺(tái)，跨數(shù)據(jù)庫(kù)，且功能完備，界面簡(jiǎn)潔友好，融入Web 2.0的應(yīng)用元素，具有良好的用戶(hù)體驗(yàn)。OpenKM 的定制有著很大的空間，可以根據(jù)具體需求進(jìn)行擴(kuò)展和變動(dòng)，能適合不同用戶(hù)的需求。利用該系統(tǒng)可以分院系、分教研室建立不同的文檔組進(jìn)行管理，也可以把公用文檔、課件等分享給所有的教員，輕松實(shí)現(xiàn)文檔共享。總之，OpenKM具備了常用的文檔管理功能，可通過(guò)一定的定制和個(gè)性化就可直接用于教學(xué)檔案的管理，開(kāi)發(fā)成本較低，適用于教學(xué)科研單位推廣使用。

3 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能

現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)有兩種結(jié)構(gòu)模式：傳統(tǒng)的C/S（Client/Server）結(jié)構(gòu)模式和最新的B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)模式。B/S的結(jié)構(gòu)不僅平衡了應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器之間的負(fù)載，還實(shí)現(xiàn)了分布式計(jì)算，其優(yōu)點(diǎn)為用戶(hù)的操作和使用簡(jiǎn)單，客戶(hù)端只需安裝瀏覽器就可使用；高等院校一般都有完善的校園網(wǎng)環(huán)境，B/S體系結(jié)構(gòu)是教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的最佳選擇。OpenKM的自帶數(shù)據(jù)庫(kù)為 °HSQLDB，其在某些情況下不能滿(mǎn)足用戶(hù)的一些特別需求，可能導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定。為此我們使用MySQL作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)運(yùn)行于windows操作系統(tǒng)。根據(jù)本單位實(shí)際需求，本系統(tǒng)主要包括用戶(hù)管理、檔案管理、檔案查詢(xún)、日志和安全管理等功能模塊。

3.1 用戶(hù)管理模塊

根據(jù)實(shí)際需要為不同用戶(hù)設(shè)定工作權(quán)限。用戶(hù)分為系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員和普通用戶(hù)。系統(tǒng)管理員具有最高管理權(quán)限，可以對(duì)任何用戶(hù)進(jìn)行管理、審批以及對(duì)其它用戶(hù)賦予不同的權(quán)限；數(shù)據(jù)管理員具備對(duì)所有數(shù)據(jù)的操作權(quán)限，如數(shù)據(jù)的上傳、刪除和管理；普通用戶(hù)只可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢(xún)和瀏覽。用戶(hù)必須通過(guò)輸入用戶(hù)名和密碼才能登錄系統(tǒng)。

3.2 檔案管理模塊

用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際需要，建立自己的文檔管理目錄結(jié)構(gòu)，施行文檔分類(lèi)管理；允許用戶(hù)在目錄中添加、刪除和修改文件及文件名。文檔提交支持逐一文件提交和批量提交兩種方式，并具備文件夾的導(dǎo)入導(dǎo)出功能，方便數(shù)據(jù)的備份和移植。支持各種格式電子文檔的上傳。通過(guò)本模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案的添加、修改、瀏覽、檢索和下載等操作。檔案的名稱(chēng)、存儲(chǔ)路徑，上傳人、版本號(hào)等屬性在系統(tǒng)里面有所體現(xiàn)。用戶(hù)對(duì)檔案進(jìn)行操作過(guò)程，后臺(tái)以log形式有記錄，并生成log文件，系統(tǒng)管理員有權(quán)進(jìn)行審閱。

3.3 檔案查詢(xún)模塊

經(jīng)審核的用戶(hù)都可進(jìn)行檔案文件的查詢(xún)。用戶(hù)可以指定查詢(xún)目錄和查詢(xún)范圍，通過(guò)輸入文檔名稱(chēng)、關(guān)鍵字等進(jìn)行查詢(xún)。通過(guò)查詢(xún)結(jié)果鏈接，可以直接返回到文檔存儲(chǔ)的目錄，進(jìn)行文檔下載和查看。

3.4 日志和安全管理模塊

系統(tǒng)可以對(duì)各項(xiàng)操作都提供日志信息記錄，方便管理員掌握系統(tǒng)的運(yùn)行及被訪問(wèn)、登錄、修改等情況，主要滿(mǎn)足安全性方面的需求。同時(shí)，該模塊還具有完成數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全設(shè)置等功能。

4 結(jié)語(yǔ)

本文提出了利用OpenKM開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的基本思路和需求，并根據(jù)所在單位的實(shí)際進(jìn)行了擴(kuò)展和定制開(kāi)發(fā)。通過(guò)在實(shí)際檔案管理工作中的推廣應(yīng)用，檢驗(yàn)了系統(tǒng)的各個(gè)功能，并對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行了改進(jìn)和完善。實(shí)踐表明，OpenKM的很多功能可直接用于高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，利用該系統(tǒng)可以提高高校教學(xué)檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

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