對(duì)如何提高辦公室人員業(yè)務(wù)能力的幾點(diǎn)思考

張秀英

摘 要：本文就針對(duì)辦公室人員在管理中的一些技巧和方法進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：辦公室；業(yè)務(wù)能力

辦公室作為單位的綜合管理部門，工作業(yè)務(wù)綜合性很強(qiáng)，具有三大特點(diǎn)：一是接觸面廣。既要承上，又要啟下，還有橫向聯(lián)系。二是工作范圍廣，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。三是服務(wù)面寬。上下左右、大大小小的事都會(huì)匯集到辦公室來，工作內(nèi)容極其繁雜。由此可以看出，面對(duì)如此寬廣的業(yè)務(wù)工作，辦公室工作人員必須有較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)

一、靈活辦公室管理中的人事方法。

成功的辦公室管理者要博得下屬的尊敬和忠心以確保部門的最高工作效率，必須具有一定的個(gè)人品質(zhì)。那就是把下屬作為朋友對(duì)待、使自己成為單位一員而又絲毫無損于管理職位的尊嚴(yán)。管理者對(duì)人不能過于親近，因?yàn)檫^于親近往往導(dǎo)致過于寬厚，而過于寬厚又會(huì)導(dǎo)致失去尊重和信任。當(dāng)然冷淡和采取過分嚴(yán)格的紀(jì)律同樣也是不成功的。因?yàn)檫@樣管理者要求服從以犧牲合作為代價(jià)。一種能使管理員成為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人而不是一個(gè)工頭的態(tài)度應(yīng)是介于這兩個(gè)極端之間，這種態(tài)度能贏得最大的合作。辦公室管理者在處理有時(shí)會(huì)破壞其部門工作高效運(yùn)行的日常問題時(shí)，必須做到公正、坦率。必須要有思想準(zhǔn)備，樂于了解問題的雙方，并公平合理地解決問題。

二、制定辦公室工作行之有效的運(yùn)行計(jì)劃。

辦公管理不當(dāng)，沒有計(jì)劃的人經(jīng)常被日常的文書工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向。如果努力使辦公室有一個(gè)良好的秩序，就要建立起一套切實(shí)可行的制度并堅(jiān)持下去。辦公室工作中的通病就是事必躬親。適當(dāng)?shù)奈?，把某?xiàng)任務(wù)還同完成任務(wù)的權(quán)力交給別人，讓別人和你一起為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而共同努力，既可以節(jié)省時(shí)間，又可以使下屬得到充分得鍛煉。作為管理人員，一定要讓別人來分擔(dān)你的工作。想成為一個(gè)有效的時(shí)間管理者，就一定精通委派的藝術(shù)。

三、合理有效地安排辦公室時(shí)間。

用盡可能少的時(shí)間辦盡可能多的事。具體方法是對(duì)遇到的事情提出三個(gè)問題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪費(fèi)時(shí)間，沒有效果。如果有些事不能，也不會(huì)有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并？把能夠合并起來的事盡理合并起來辦。三是能不能代替它？用費(fèi)時(shí)少的辦法代替費(fèi)時(shí)多的辦法而同樣能達(dá)到目的，自然是最佳方案了。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室工作量化管理。

辦公室工作的量化管理需應(yīng)用定性與定量相結(jié)合的原理和方法。衡量腦力勞動(dòng)和體力勞動(dòng)勞動(dòng)兩者的比重，定性、定量相結(jié)合的分析方法可以避免機(jī)構(gòu)臃腫、“人浮于事”、浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。定性，就是對(duì)人與事的特性進(jìn)行鑒別和確定。定性分析帶有較強(qiáng)的主觀性。定量是通過一種數(shù)字符號(hào)顯示人的功能特性或人的效率特性。同時(shí)，辦公室工作量化管理也需進(jìn)行測量與評(píng)定工作效率。對(duì)于辦公室工作時(shí)間及業(yè)績和貢獻(xiàn)的都需要全面確定行為價(jià)值。再其次，就是掌握好動(dòng)靜結(jié)合的原則。具體可通過制定工作標(biāo)準(zhǔn)，制訂工作定額的要求，辦公室工作分類。

五、做到辦公室管理權(quán)責(zé)相稱，適當(dāng)授權(quán)。

授權(quán)就是把工作委托給勝任工作職責(zé)的那些人。必須授予足夠的權(quán)力才能保證工作的完成，工作要出成果就必須互相了解。從上到下，權(quán)責(zé)關(guān)系必須清楚，這樣才能貫徹全部職能，有交進(jìn)行管理，盡可能減少任務(wù)的重復(fù)和交錯(cuò)現(xiàn)象。有些從來就不去學(xué)習(xí)授權(quán)，卻堅(jiān)持要自己去處理瑣碎的工作。有些是把許多職責(zé)交給下級(jí)，卻很少給予或根本不給權(quán)力。然而，辦公室要想管理好，就非適當(dāng)?shù)氖跈?quán)不可，至少給予足夠的權(quán)力，使工作完成，得以讓骨干工作人員發(fā)揮主動(dòng)性，并保證工作能夠正常的進(jìn)行。當(dāng)然，這得看被授權(quán)力和職責(zé)的人必須愿意承擔(dān)義務(wù)，必須勝任所負(fù)責(zé)的工作的情況下。但不幸的是，許多管理者不會(huì)授權(quán)，因?yàn)樗麄儾荒艹浞掷斫庾约旱淖饔茫蛘哒f他們不相信下屬的工作才能，以為工作非他們自己是不能做好的。也還有一些管理員，對(duì)工作只喜歡自己動(dòng)手做，而不愿讓別人碰一下。管理員也有由于心理上的動(dòng)機(jī)而不肯授權(quán)于人的，他們怕競爭，怕失去信譽(yù)和賞識(shí)，怕自己的短處會(huì)暴露出來。這種懼怕心理往往會(huì)導(dǎo)致工作不好、生產(chǎn)率低下，并使部門中工作人員的士氣嚴(yán)重低落。

六、確保有效的辦公室人際溝通。

溝通是一種高度個(gè)人的、感情的過程。單位的辦公室，如同在其中工作的個(gè)人一樣，都有自己的個(gè)性。在改進(jìn)溝通上，一個(gè)辦公室內(nèi)行之有效的辦法會(huì)產(chǎn)生事半功倍的效果。溝通者不但應(yīng)關(guān)心選擇合適的溝通手段，而且，要關(guān)心接受信息者的情感反應(yīng)、態(tài)度和感覺。但是，除非發(fā)出信息者已得到某種確認(rèn)信息已被收到和內(nèi)容已被準(zhǔn)確理解，就不能肯定溝通已經(jīng)完。

人際溝通有助于激勵(lì)工作人員以盡可能有效的方式完成他的工作。建立辦公室管理者與下屬之間的有效溝通是單位面臨的人際關(guān)系中最重要與亟需解決的問題之一。溝通不是一種由管理者到下屬到管理者的單向通道。溝通要能有效，必須是雙向的---上下于管理者與下屬之間，而且在管理者的之間和下屬之間還有“便道”。雙向溝通是許多單位成功的一個(gè)重要因素。在有效的雙向溝通中起助手作用的是辦公室管理者，他起著“連接拴”的作用，是上、下溝通的主要渠道。作為“連接拴”，管理員在一個(gè)群體他的下屬中是上級(jí)，而在另一個(gè)群體管理員要對(duì)其中層管理者負(fù)責(zé)，他是下屬。作為一個(gè)“夾在中間”的人，辦公室管理者必須小心地選擇用于雙向溝通的合適媒介，這種媒介能清楚地向接收者傳輸信息，而后者通過反饋將表明他們對(duì)信息內(nèi)容有明確的理解并將采取預(yù)定的行動(dòng)。endprint