談企業(yè)檔案信息資源的合理開發(fā)

劉海艷

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)經(jīng)營模式發(fā)生了巨大變化，成為面向市場的直接經(jīng)濟(jì)行為，而且對信息的需求日益增大。在這種情況下，對于企業(yè)檔案工作來說，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，企業(yè)檔案工作者必須轉(zhuǎn)變觀念和作風(fēng)，大力開發(fā)檔案信息資源，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

在激烈的市場競爭中，企業(yè)要想立于不敗之地，就得不斷地了解市場和開發(fā)新產(chǎn)品，拓寬市場，而一切都需要信息，離開信息企業(yè)就無法生存和發(fā)展。因此，企業(yè)檔案工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識到檔案信息資源開發(fā)利用工作的必要性。

1.1 為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供依據(jù)

檔案部門通過國家政治性、政策性信息的收集、整理，并及時提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的部門，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。

1.2 為企業(yè)的科研生產(chǎn)提供理論依據(jù)

檔案部門通過對本企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、遠(yuǎn)景規(guī)劃的深入了解，并積極參與到企業(yè)的各項科研生產(chǎn)活動中去，不斷地收集、整理一些與企業(yè)擴(kuò)大改造、新產(chǎn)品開發(fā)和一系統(tǒng)與科研生產(chǎn)活動有關(guān)的信息資料，幫助科技人員了解一些最新科技信息，同時，也為企業(yè)節(jié)省了人力、物盡其用力和財力。

1.3 為企業(yè)的營銷決策提供依據(jù)

檔案工作者通過對過去、現(xiàn)在國內(nèi)外市場信息的收集、整理，去粗取精，及時有效地提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及營銷部門，使企業(yè)的營銷活動緊跟市場，避免盲目性，為企業(yè)直接或間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

2 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的問題

新時期，企業(yè)模式及管理理念正發(fā)生著巨大的變化，而一些企業(yè)檔案工作僅僅停留在對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等實體的管理上，而在檔案信息開發(fā)利用上下的功夫很不夠。提供利用還僅限于"你來我找"這種原始、最簡單的服務(wù)方式，許多有實用價值的檔案信息被埋在庫房深處，無法轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，這與信息時代要求提供高質(zhì)量、高效率的信息服務(wù)很不協(xié)調(diào)，造成檔案信息資源的極大浪費(fèi)。

3 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

3.1 明確開發(fā)企業(yè)檔案信息資源的目的，強(qiáng)化全員檔案信息意識

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的最終目的是為企業(yè)服務(wù)，考核的標(biāo)準(zhǔn)是通過擴(kuò)大和加強(qiáng)檔案信息量的投入以節(jié)省企業(yè)資金、物資等物質(zhì)緊張及時間的投入、增加產(chǎn)業(yè)、效益的產(chǎn)出。這就要求我們必須沖破傳統(tǒng)思維模式的束縛，克服單純?yōu)榱藨?yīng)付檢查的作法，按照現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的具體要求來強(qiáng)化檔案信息管理工作。企業(yè)要把檔案信息資源的開發(fā)利用工作與人、財、物一樣列為企業(yè)管理的主要內(nèi)容，與總產(chǎn)值、利稅、消耗、質(zhì)量一樣列為考核企業(yè)升級的主要因素，使領(lǐng)導(dǎo)干部、技術(shù)人員、銷售人員、人人關(guān)心檔案工作，培養(yǎng)人人利用檔案信息的意識。

3.2 建立檔案信息資源開發(fā)利用工作領(lǐng)導(dǎo)體系和網(wǎng)絡(luò)

這里所說的領(lǐng)導(dǎo)體系，指建立一個由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的各有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人參加的非常設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、研究、指導(dǎo)整個檔案信息資源的開發(fā)利用工作；這里所說的網(wǎng)絡(luò)組織，指分散在企業(yè)所屬各基層單位的兼職檔案員，這些兼職檔案員負(fù)責(zé)定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報各基層單位的需求情況，并對利用工作提出建設(shè)性意見。這樣，不僅可以搞清楚基層單位需要"什么"，而且可以根據(jù)自己有"什么"，有針對性地開發(fā)"什么"，以增強(qiáng)開發(fā)利用的可行性。

3.3 加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)建設(shè)

其內(nèi)容主要包括以下幾個方面：①加強(qiáng)文件材料形成的保證體系，使歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、合格。②豐富檔案信息資源，擴(kuò)大信息存儲量。③搞好檔案立卷工作，提高組卷質(zhì)量。④搞好檔案人員素質(zhì)培訓(xùn)，提高開發(fā)利用質(zhì)量。⑤完善檢索工具，加強(qiáng)檢索工具的深度和專指度，最大限度地揭示檔案信息的內(nèi)容。⑥建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，疏通檔案信息流通渠道。

4 檔案信息資源的合理開發(fā)

鑒于檔案信息資源開發(fā)利用面臨的種種困難，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現(xiàn)實，積極進(jìn)取，采取有力措施，徹底加以解決。

4.1 更新思想觀念，確立檔案信息資源開發(fā)利用工作的地位

檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其它環(huán)節(jié)的落腳點。

4.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，努力提高檔案管理水平

一要抓館庫建設(shè)。檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。各級檔案部門要加強(qiáng)對檔案信息資源開發(fā)利用工作的組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，制訂檔案信息資源開發(fā)利用的計劃，爭取將其納入各級地方政府信息化規(guī)劃之中。進(jìn)一步推進(jìn)檔案資源建設(shè)，提高對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)重要性和緊迫性的認(rèn)識，不斷豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，更好地為黨和政府的中心工作服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

4.3 建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務(wù)體系

為提高檔案信息資源利用率，應(yīng)適時建立檔案信息利用制度。檔案部門要加強(qiáng)檔案接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源服務(wù)體系。

4.4 搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會環(huán)境

檔案部門在宣傳《檔案法》等法律、法規(guī)的同時，還應(yīng)采取靈活多樣的形式，廣泛開展檔案信息系列宣傳活動。首先，要開展有關(guān)檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導(dǎo)更多的人利用檔案。其次，要開展有關(guān)檔案利用程序的宣傳，讓社會知道如何利用檔案，利用檔案的益處，從而引導(dǎo)人們用好、用活檔案。再次，要開展檔案開放目錄的宣傳，使人們了解館藏檔案信息的具體內(nèi)容，從而引導(dǎo)人們有針對性的利用檔案。