淺析城建檔案管理在市政工程監(jiān)理工作中的重要性

晏麗英

摘 要：隨著我國市政工程建設(shè)速遞的加快，規(guī)模的擴大，工程質(zhì)量安全成為政府、監(jiān)理、施工企業(yè)重點關(guān)注的問題。而監(jiān)理資料作為工程質(zhì)量安全保障的重要信息，對工程質(zhì)量的把關(guān)顯得非常重要，如何完善監(jiān)理資料管理也成為越來越多監(jiān)理公司亟待解決和重點關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：市政工程；監(jiān)理資料；管理

1 前言

在市政道路施工階段，項目工程監(jiān)理制度的完善直接影響到工程質(zhì)量，而對項目工程的真實反映，就體現(xiàn)在監(jiān)理資料的記錄當中。市政道路工程監(jiān)理資料的管理，是項目信息化管理的重要方面，也是工程建設(shè)過程中監(jiān)理工程師對項目總體目標把控、目標進度控制、安全質(zhì)量把關(guān)的重要體現(xiàn)。工程監(jiān)理資料管理的好壞，同樣也是反映工程管理水平高低、監(jiān)理人員綜合素質(zhì)以及監(jiān)理工作質(zhì)量的標準之一，因此，建立完善的監(jiān)理質(zhì)量管理制度、提高監(jiān)理資料管理人員的業(yè)務(wù)能力對市政道路施工管理非常重要。

2 市政道路工程監(jiān)理資料檔案管理工作的意義

2.1 完善監(jiān)理檔案管理是開展市政道路工程監(jiān)理工作的重要依據(jù)之一

工程建設(shè)監(jiān)理的主要任務(wù)是對項目的工程進度、安全、質(zhì)量目標控制，而對以上目標控制的基礎(chǔ)就是對相關(guān)信息的把關(guān)。涉及到工程進度、質(zhì)量、安全的信息主要包括國家政策和法規(guī)、法律文件、工程合同、設(shè)計勘察合同、監(jiān)理日志、監(jiān)理體系管理制度等等。通過將工程相關(guān)信息進行收集，整理，處理，工程質(zhì)量、安全、進度管理和監(jiān)督的才能得到切實保障。這些信息也是工程監(jiān)理師開展建立工作，把控項目總體目標的依據(jù)，是建立和完善市政道路監(jiān)理工程工作順利開展的必備前提條件。

2.2 監(jiān)理資料檔案是監(jiān)理基礎(chǔ)工作內(nèi)容和成果的詳細記錄

同勘察、設(shè)計以及施工不同，工程監(jiān)理更顯得是一種軟性的工作，更多的是一種服務(wù)性工作。“用事實為依據(jù)，通過數(shù)據(jù)來說明，以規(guī)范來作為行為準則”是監(jiān)理工作需要重點強調(diào)和認識的。在市政道路的工程監(jiān)理資料檔案中，詳細記錄了工程建設(shè)施工過程中監(jiān)理人員對所進行工程的監(jiān)理內(nèi)容，切實反映監(jiān)理工程師在項目施工過程中的作用，充分體現(xiàn)了監(jiān)理工程師的工作成果。同樣，監(jiān)理資料檔案作為一項可查的文件資料，對項目工程質(zhì)量的建設(shè)具有可追溯性，可還原性。因此，監(jiān)理資料檔案是監(jiān)理工作的具體反映，完善監(jiān)理資料管理對項目的目標控制有著非常重要的作用。

2.3 監(jiān)理資料是市政道路工程各方責任明確的重要依據(jù)

施工監(jiān)理單位作為一個既不同于施工單位，有不同于業(yè)主的獨立個體，其工作內(nèi)容相對獨立。作為客觀、公正的第三方，其資料也必然是客觀、公正的。監(jiān)理資料能夠客觀的反映施工的實際情況，通過對規(guī)范、完善監(jiān)理資料的檢查，能夠追溯工程建設(shè)過程中出現(xiàn)質(zhì)量、安全問題的責任單位。因此，在工程交付的之后，通過查詢監(jiān)理資料檔案，能夠第一時間了解并找出相關(guān)證據(jù)，對明確責任，解決問題有著不可替代的作用。

3 市政道路工程監(jiān)理資料管理不足的原因

3.1 管理者對監(jiān)理資料管理重要性認識不夠

許多監(jiān)理單位的管理者，在對待監(jiān)理資料管理的認識不足，是引起監(jiān)理資料管理難以完善的重要原因。部分監(jiān)理單位的管理者認為，單位只要有業(yè)務(wù)、有工程就可以了，其它的都是不重要，這種思想直接致使監(jiān)理資料管理得不到全單位的重視，監(jiān)理資料管理制度難以執(zhí)行。

3.2 資料檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

在許多市政道路工程的建立單位，資料管理人員大都是中專畢業(yè)生，有的最多就是大專畢業(yè)生，這些人往往是剛畢業(yè)或者沒有實際工程施工經(jīng)驗的人，他們對資料管理大都認為是把資料歸檔就行，對待資料管理沒有系統(tǒng)認識，而是片面的、機械的完成檔案歸檔工作。另外，在很多監(jiān)理單位，資料管理人員的地位也不高，這也是制約監(jiān)理資料管理發(fā)展的重要因素之一。

3.3 監(jiān)理檔案管理制度不健全

在很多市政道路工程監(jiān)理單位，檔案管理制度幾乎沒有，就算有，也僅僅是停留在文件里，沒有切實落實，如對違反資料管理的績效考核管理制度，更是在許多監(jiān)理單位認為是多余的。沒有一套切實可行的檔案管理制度，是無法保證建立檔案管理的有效落實。

4 完善監(jiān)理資料管理的措施和建議

4.1 提高監(jiān)理單位管理人員對資料管理的重視程度

監(jiān)理單位管理人員作為監(jiān)理資料檔案的第一管理者，其管理意識的提高對提升監(jiān)理資料管理有著直接的作用。通過提升監(jiān)理單位管理者對資料管理的重視，不僅能夠給監(jiān)理資料管理帶來更多工作便利，更為重要的是能夠?qū)⒈O(jiān)理資料管理上升到一個臺階，讓單位所有的員工都重視監(jiān)理資料管理，最終實現(xiàn)監(jiān)理資料科學(xué)化、合理化。

4.2 加強監(jiān)理資料管理人員的培訓(xùn)

1、提升對監(jiān)理資料管理重要性的認識

在對監(jiān)理資料管理人員培訓(xùn)過程中，不僅要對資料員進行培訓(xùn)，還要做到讓每一個監(jiān)理人員都參與到監(jiān)理資料管理培訓(xùn)當中，使得所有的監(jiān)理人員都意識到監(jiān)理資料管理工的重要性和嚴肅性，從而大家齊心協(xié)力共同把監(jiān)理資料管理工作做好、做扎實。

2、多種方式培訓(xùn)，提升大家對監(jiān)理資料管理的實際技能

在對監(jiān)理資料管理培訓(xùn)中，可以通過座談、講座以及問答的形式提升大家對監(jiān)理資料管理的重視和實際管理技能。同時，監(jiān)理單位還可以印發(fā)監(jiān)理資料歸檔管理手冊，讓所有的監(jiān)理人員人手一本，時刻學(xué)習(xí)如何完善監(jiān)理資料管理，將監(jiān)理資源管理的重要性深入到工作的每一個細節(jié)當中。

4.3 完善監(jiān)理檔案績效考核管理

1、領(lǐng)導(dǎo)者意識的改善

監(jiān)理單位管理人員作為企業(yè)發(fā)展的領(lǐng)頭羊，在企業(yè)任何制度的制定過程中起著至關(guān)重要的作用。尤其是在對監(jiān)理檔案考核管理制度的建設(shè)方面，更是直接關(guān)系到此項制度的成功與否。監(jiān)理單位的領(lǐng)導(dǎo)者在對待監(jiān)理檔案考核管理制度的建設(shè)和改良過程中，首先自己要解放思想，從根本上意識到監(jiān)理檔案考核管理制度的改革是單位發(fā)展的必然選擇，是單位發(fā)展的動力源泉，只有提出了適合單位發(fā)展監(jiān)理檔案考核管理制度，才能讓員工感覺到公平、公正。endprint

2、充分的企業(yè)調(diào)研

做監(jiān)理檔案考核管理制度的改革，不能停留在幾個人關(guān)起門來埋頭研究，而應(yīng)該是在大量的員工調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定出符合公司實際，同時又能充分調(diào)動員工積極性的監(jiān)理檔案考核管理制度。

3、監(jiān)理檔案考核管理制度執(zhí)行過程中的事中管理

當一項監(jiān)理檔案考核管理制度正式執(zhí)行時，首先不能半途而廢，要做到堅持不懈。因為監(jiān)理檔案考核管理制度的改革，就是將原有考核體系打破，建立新的監(jiān)理檔案考核管理制度，這樣必然會涉及到很多人的切身利益，打破以前的平衡體系。在執(zhí)行新的監(jiān)理檔案考核管理制度過程中，需要經(jīng)常關(guān)注大家對監(jiān)理檔案考核管理制度的認識，這樣能夠讓更多員工意識到監(jiān)理檔案考核管理制度的改革是大家的事，從而讓員工感覺到自己就是企業(yè)的主人，企業(yè)的發(fā)展與我息息相關(guān)，從而提高員工對監(jiān)理資料管理的重視程度。

4、總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)

作為任何一項制度的實施，都有成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，這個過程中只有做好總結(jié)，尤其是讓部分骨干員工對該項制度的執(zhí)行情況進行總結(jié)，這樣能夠讓這些骨干員工認識到企業(yè)對他們的重視和認可，從而進一步提升自己的企業(yè)忠誠度，從而完善監(jiān)理資料管理。

4.4 深入工程現(xiàn)場， 掌握第一手材料

一套完整、準確的工程監(jiān)理檔案，光靠監(jiān)理人員的自覺性和責任感是不夠的，還要求監(jiān)理檔案員必須深入實際并服務(wù)全程。一是遵循基本建設(shè)程序，擬定檔案歸檔計劃并付諸實施。對不同類型的工程項目，建立不同的歸檔計劃。對于建設(shè)周期長的大型項目，高層建筑和市政工程，可按照單位工程，建檔立卷，或由質(zhì)量監(jiān)督工程師根據(jù)工程實施階段的監(jiān)督工作情況進行歸檔。二是跟蹤服務(wù)，增強參與意識，監(jiān)理檔案員應(yīng)該深入工地現(xiàn)場，隨時進行服務(wù)，增強參與力度，掌握第一手材料。

5 結(jié)束語

建立資料檔案是工程項目建設(shè)的歷史記錄，是各項工程施工的真實寫照，是今后安全運行、維修、管理和改造的重要依據(jù)，必須給予高度的重視。監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規(guī)模越大，技術(shù)越復(fù)雜，監(jiān)理資料就越多。

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