加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理之我見

黎少端

摘 要：會(huì)計(jì)檔案既是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，同時(shí)他也直接影響著財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。如何管理好財(cái)務(wù)檔案，以及在檔案管理過程中如何采取相應(yīng)的措施，并探求解決的對(duì)策，是會(huì)計(jì)檔案管理中所面臨的一個(gè)重要問題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案工作的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一， 會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了單位財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及其作用

1.1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1、來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

2、整體性。一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，他們之間相互聯(lián)系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報(bào)表，這是一個(gè)不可分割的整體，保持會(huì)計(jì)檔案的整體性，是管理好會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)。

3、形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

4、規(guī)律性。一個(gè)會(huì)計(jì)年度所形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，要反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報(bào)，能連續(xù)不斷地記錄，便于進(jìn)行正確的計(jì)算和綜合分析，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內(nèi)在的規(guī)律性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其它檔案。

1.2 會(huì)計(jì)檔案的作用

1、會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作。會(huì)計(jì)檔案是預(yù)測(cè)、決策經(jīng)濟(jì)情況，開展會(huì)計(jì)分析的重要依據(jù)，真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案是反映、監(jiān)督、參與經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資源，國(guó)家利用各企事業(yè)、機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總，可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策；還可以利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

2、會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力，但由于原有法律法規(guī)還不夠完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，鋪張浪費(fèi)，使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。

2 我校會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀

裝訂會(huì)計(jì)憑證使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容逐項(xiàng)填寫齊全，裝訂完畢按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了會(huì)計(jì)賬簿按賬頁編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁編制序號(hào)，填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”。按照高等學(xué)校檔案要求在左上角蓋上全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)印章，并填寫內(nèi)容，一年會(huì)計(jì)年度一個(gè)案卷號(hào)。 當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，第二年年初移交學(xué)校檔案保管部門歸檔，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，綜合檔案室會(huì)同會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

3 會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠 。單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。

2、會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全。首先是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是綜合檔案管理的一部分，因而在制度建設(shè)中沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案管理制度。

3、會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全，或?qū)?huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料混亂放置；會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管。造成日后工作中不僅查找非常困難，也影響了單位經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)目標(biāo)的困難。

4 完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。需嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密”。單位的領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

2、健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、并結(jié)合工作實(shí)際，建立和健全一整套檔案管理制度。如我單位綜合檔案管理辦法實(shí)施以來，先后制定了《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校會(huì)計(jì)檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。

3、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)章制度要求，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程，提高學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)，重視會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)做好會(huì)計(jì)檔案管理工作起著關(guān)鍵作用， 學(xué)校每年安排檔案人員參加市檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時(shí)要求了解會(huì)計(jì)工作活動(dòng)過程，熟悉會(huì)計(jì)檔案的范圍及具體內(nèi)容，及其形成的規(guī)律及特點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

總之，會(huì)計(jì)檔案管理人員唯有不斷學(xué)習(xí)、進(jìn)取、開拓、創(chuàng)新，才能使學(xué)校綜合檔案工作有所發(fā)展和提升。endprint