基于C/S和B/S模式下的物資采購信息管理平臺(tái)建設(shè)

摘 要：本文提出構(gòu)建基于C/S和B/S模式下的物資采購信息管理平臺(tái)建設(shè)思路，通過剖析現(xiàn)行物資采購業(yè)務(wù)管理存在的問題，結(jié)合已有信息化建設(shè)現(xiàn)狀，從系統(tǒng)的總體架構(gòu)、系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能模塊設(shè)計(jì)、應(yīng)用的效果等方面進(jìn)行了詳細(xì)介紹和論述。

關(guān)鍵詞：C/S；B/S；物資采購；平臺(tái)

中圖分類號：TP311.52

隨著企業(yè)全面深化體制機(jī)制改革的發(fā)展，物資采購從原來的分散采購轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一采購，將原來分散在不同部門的物資采購職能統(tǒng)一到一起，成立獨(dú)立的物資采購中心。按照集中采購模式，集中管控供應(yīng)商、采購價(jià)格與庫存情況，降低采購成本。信息化手段做為提升企業(yè)經(jīng)營和管理不可或缺的輔助工具，在物資采購信息管理平臺(tái)的建設(shè)上以“數(shù)字采購、協(xié)同采購”為目標(biāo)，從采購需求、采購計(jì)劃入手，通過訂單管理、采購檢驗(yàn)入庫與訂單結(jié)算等業(yè)務(wù)審批流程控制與痕跡化管理，規(guī)范采購流程；同時(shí)，積極推進(jìn)采購管理向上游供應(yīng)商的延伸，建立供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作采購模式，引入供應(yīng)商管理庫存（VMI）與準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)（JIT）等理念，通過供應(yīng)商選取、與供應(yīng)商的全面協(xié)作，考核評估等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)集成與流轉(zhuǎn)，使得整個(gè)物資采購環(huán)節(jié)型成一個(gè)PDCA閉環(huán)，切實(shí)做到通過信息化來提升采購力。

1 企業(yè)信息化現(xiàn)狀

在企業(yè)成立物資采購中心之前，已經(jīng)建設(shè)有ERP、MES、財(cái)務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）、主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)等系統(tǒng)。新建設(shè)的物資采購信息管理平臺(tái)考慮保護(hù)既有投資，避免重復(fù)建設(shè)，將企業(yè)已建系統(tǒng)中的一些相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)集中到一起，通過業(yè)務(wù)協(xié)同，數(shù)出一門，實(shí)現(xiàn)采購管理、供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作、供應(yīng)商管理等功能。

2 現(xiàn)行物資采購業(yè)務(wù)管理存在的問題

（1）當(dāng)采購的物資是新物資時(shí)，采用電話、傳真或電子郵件的方式進(jìn)行詢價(jià)，雖然可以完成詢價(jià)工作，但收集的數(shù)據(jù)分散、表現(xiàn)形式多樣，不利于詢價(jià)工作的統(tǒng)一管理和統(tǒng)計(jì)分析；（2）與供應(yīng)商的采購訂單確認(rèn)采用傳真方式，該方式雖然保證了采購訂單蓋章確認(rèn)的合法性，但當(dāng)訂單需要多次調(diào)整確認(rèn)時(shí)，無法做出快速的調(diào)整和反饋；（3）需要了解供應(yīng)商的庫存情況，一般采用電話、傳真或電子郵件的方式進(jìn)行咨詢，無法實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商庫存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)了解。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

物資采購信息管理平臺(tái)的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)遵守高內(nèi)聚、低耦合的原則，C/S部分采用PowerBuilder+Oracle模式開發(fā)，B/S部分采用基于J2EE多層架構(gòu)和組件開發(fā)技術(shù)，進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開發(fā)。

3.1.1 采用C/S與B/S模式相結(jié)合。根據(jù)企業(yè)信息化實(shí)際情況，物資采購在企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理部分，業(yè)務(wù)量大且內(nèi)容相對復(fù)雜，對業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)安全、響應(yīng)速度的要求高，如計(jì)劃管理、訂單管理、采購合同、到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫管理等。對于這部分內(nèi)容，采用C/S模式來實(shí)現(xiàn)。利用C/S模式，方便個(gè)性化流程設(shè)計(jì)，減少對服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)資源的占用，更好對數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)。同時(shí)，還可以利用企業(yè)原有的數(shù)據(jù)資源和數(shù)據(jù)分發(fā)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

針對企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)量多，地域分散等特點(diǎn)，采用B/S模式，開發(fā)面向互聯(lián)網(wǎng)與供應(yīng)商業(yè)務(wù)互動(dòng)部分的內(nèi)容，很好地解決了系統(tǒng)的使用與維護(hù)管理問題。

3.1.2 系統(tǒng)集成方面。（1）確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)唯一性。為保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出處的唯一性，物資采購信息管理平臺(tái)所用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一從企業(yè)主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)獲取，如供應(yīng)商編碼、材料編碼，備件編碼、計(jì)量單位編碼、人員編碼、組織機(jī)構(gòu)編碼等；（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成與交互。物資采購信息管理平臺(tái)需要與ERP、MES、OA、財(cái)務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息交互。接口設(shè)計(jì)要求遵循企業(yè)現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)要考慮盡量減少對暨有系統(tǒng)的改造。

3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能設(shè)計(jì)

3.2.1 采購計(jì)劃管理。根據(jù)不同物資類別需求計(jì)劃為編制依據(jù)，實(shí)現(xiàn)采購月計(jì)劃和采購月調(diào)整計(jì)劃的錄入、修改、查詢功能。

3.2.2 采購合同管理。實(shí)現(xiàn)采購合同按采物資類別分類進(jìn)行管理，并將采購合同與采購計(jì)劃、采購訂單建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的追蹤。

3.2.3 訂單管理。采購訂單按物資類別進(jìn)行分類，依據(jù)采購月計(jì)劃和采購月調(diào)整計(jì)劃編制，實(shí)現(xiàn)與采購計(jì)劃、采購合同建立關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)追蹤。

3.2.4 訂單確認(rèn)。采購方和供貨方通過網(wǎng)上交互，進(jìn)行網(wǎng)上協(xié)作，解決了紙制單據(jù)傳遞和電話溝通中存在信息中斷問題。

3.2.5 發(fā)貨單管理。該功能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)貨情況的管理。在發(fā)貨單管理中，一份發(fā)貨單僅記錄一次發(fā)貨的情況，是采購訂單的一個(gè)子集。通過發(fā)貨單銜接了采購訂單和到貨登記，使采購業(yè)務(wù)的信息流變得完整、順暢。

3.2.6 到貨登記管理。實(shí)現(xiàn)對物資貨物的暫存管理。通過與發(fā)貨單的關(guān)聯(lián)查詢和到貨登記單據(jù)的自動(dòng)生成，在管理上控制和避免了供應(yīng)商發(fā)出的物品與實(shí)際采購的物品有差異的問題，減少了庫管員錄入的工作量和錄入錯(cuò)誤。

3.2.7 質(zhì)量檢驗(yàn)申請管理。依據(jù)到貨登記編制質(zhì)量檢驗(yàn)申請，通過質(zhì)量檢驗(yàn)申請和到貨登記一對一的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢驗(yàn)申請單據(jù)的自動(dòng)生成，并與到貨登記、質(zhì)量檢驗(yàn)單建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)采購信息的跟蹤。

3.2.8 質(zhì)量檢驗(yàn)管理。通過設(shè)置提交、提交、已審核、作廢四個(gè)狀態(tài)，現(xiàn)質(zhì)量檢驗(yàn)單據(jù)的生成、錄入、修改、查詢等管理功能。并通過聯(lián)查功能，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)追蹤信息的追蹤。

3.2.9 入庫管理。實(shí)現(xiàn)已檢驗(yàn)合格的物資貨物的入庫管理業(yè)務(wù)。依據(jù)到貨登記編制暫估入庫單，并在入庫管理中實(shí)現(xiàn)暫估入庫單的錄入、修改、查詢、暫估入庫單單據(jù)據(jù)聯(lián)查功能。

3.2.10 供應(yīng)商管理。該功能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基本信息管理。供應(yīng)商基本信息是供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息資料，包括供應(yīng)商代碼、名稱、地址、聯(lián)系人等信息。

3.2.11 供應(yīng)商評價(jià)管理。實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商綜合評價(jià)信息的管理。根據(jù)供應(yīng)商到貨執(zhí)行率、到貨質(zhì)量、到貨的及時(shí)性等信息，給供應(yīng)商進(jìn)行綜合評定，并將信息反饋回給供應(yīng)商。

3.2.12 統(tǒng)計(jì)分析。實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和分析。內(nèi)容主要包括物品月度計(jì)劃量、訂單下達(dá)量、截至當(dāng)前日期的發(fā)貨量、截至當(dāng)前日期的到貨量、截至當(dāng)前日期的入庫量、當(dāng)前庫存量及相關(guān)比率等信息。

3.2.13 消息提醒。該模塊采用DWR消息推送，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與采購業(yè)務(wù)員之間消息互動(dòng)，及時(shí)提醒供應(yīng)商與采購業(yè)務(wù)員協(xié)同業(yè)務(wù)處理。當(dāng)采購業(yè)務(wù)員發(fā)出報(bào)價(jià)單和采購訂單后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送消息提醒供應(yīng)商及時(shí)填寫報(bào)價(jià)單和進(jìn)行訂單確認(rèn)。同時(shí)采購業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商可以在線或離線狀態(tài)下互相發(fā)送消息。

3.2.14 權(quán)限管理。物資采購信息管理平臺(tái)權(quán)限管理作為系統(tǒng)的安全保障機(jī)制，要求靈活可配置。

物資采購信息管理平臺(tái)的用戶既有企業(yè)員工，也有供應(yīng)商方人員。因此，對權(quán)限管理有系統(tǒng)和全面的規(guī)劃要求很高，具體到功能級和數(shù)據(jù)級的權(quán)限配置和管理。權(quán)限管理分為兩個(gè)部分，分別是在C/S模式下實(shí)現(xiàn)的功能權(quán)限管理和在B/S模式下實(shí)現(xiàn)的功能權(quán)限管理。

4 結(jié)束語

通過建立統(tǒng)一的物資采購信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了采購集中化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、管理過程效率化的管理要求，可以滿足公司集中采購模式下多種管理模式的采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購行為，有效降低公司采購成本、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、大大提高公司集中采購的運(yùn)作效率。

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作者簡介：梁海玲（1972-）女，工程師，本科，主要從事信息化管理及信息系統(tǒng)開發(fā)研究工作；通訊作者：邱劍鋒（1979-）男，工程師，本科，主要從事信息化管理及信息系統(tǒng)開發(fā)研究工作。

作者單位：廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，南寧 530001