計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的探討

摘 要：當(dāng)我們進(jìn)入電子信息的新科技時(shí)代，越來(lái)越多的行業(yè)就開始投入到計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用中去。當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)普及，高校的檔案管理工作也已經(jīng)開始不斷地完善。本文筆者將結(jié)合多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理工作的發(fā)展史，以及其應(yīng)用范疇和工作類型，從而提出合理的檔案管理在計(jì)算中應(yīng)用的合理措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)應(yīng)用；檔案管理；存在問(wèn)題；有效措施；發(fā)展

中圖分類號(hào)：TP315

當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到了較大的發(fā)展，將其應(yīng)用于檔案管理工作也就是意味著，計(jì)算機(jī)技術(shù)將會(huì)通過(guò)對(duì)一些檔案改編成文檔、數(shù)據(jù)，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，使其更加方便地使用。然而在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠避免很多陳舊傳統(tǒng)的瓶頸，然而其應(yīng)用也依然存在挺多的問(wèn)題。因此，我們必須要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的技術(shù)進(jìn)行探討，以不斷地提高計(jì)算機(jī)檔案管理的應(yīng)用。

1 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)以及發(fā)展

計(jì)算機(jī)檔案是過(guò)去工作和歷史情況的記錄，它可以為高校開展工作提供備查的依據(jù)。計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用中，其技術(shù)是隨著通訊技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展得以普及的。20世紀(jì)80年代開始信息時(shí)代后，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的發(fā)展有三個(gè)階段。在計(jì)算機(jī)中，檔案管理是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)工程技術(shù)，在課題研究過(guò)程中，通過(guò)一些資料，進(jìn)行整理、歸類、提煉，對(duì)課題的設(shè)計(jì)、課題的實(shí)施、課題的成果等所形成的材料進(jìn)行整理、歸類、提煉，其次，檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上存在著或大或小的差異，至今還沒(méi)有一個(gè)大家都能接受的標(biāo)準(zhǔn)。因而這三種協(xié)議的發(fā)展還潛在很大的可能性，就目前來(lái)講很多檔案管理的信息都是通過(guò)一些文檔在計(jì)算機(jī)里面進(jìn)行儲(chǔ)存，在很多時(shí)候都比較便利，同時(shí)這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明，從而記錄、規(guī)范、指導(dǎo)課題研究，調(diào)控研究過(guò)程的管理行為。各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上存在著或大或小的差異，至今還沒(méi)有一個(gè)大家都能接受的標(biāo)準(zhǔn)。因而這三種協(xié)議的發(fā)展還潛在很大的可能性，從而記錄、規(guī)范、指導(dǎo)課題研究，調(diào)控研究過(guò)程的管理行為，因此他們發(fā)展開來(lái)并不會(huì)出現(xiàn)互相成為替代品的情況。首先，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。有的留學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及人員的親筆簽署；還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。

2 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理技術(shù)的存在問(wèn)題

2.1 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理的管理協(xié)議未夠成熟

當(dāng)前很多計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理技術(shù)的管理協(xié)議并未夠成熟，很多電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，盡管計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及普及到檔案管理中去，但是此后人們有決定采用基于OSI的CMIP協(xié)議作為Internet的管理協(xié)議，并將其修改成為CMOT。因此，其受制約因素多，但CMOT遲遲未能出臺(tái)，而且Internet和全球信息化正在飛躍進(jìn)步。無(wú)論利用何種途徑歸檔，都應(yīng)該要應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理的協(xié)議，根據(jù)規(guī)定的要求和內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行一定的管理。同時(shí)，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作時(shí)，由于缺乏管理協(xié)議，很多管理工作都錯(cuò)漏百出。因此，也意味著很多的高校并未能夠做到將這些管理文件形成計(jì)算機(jī)技術(shù)規(guī)定的統(tǒng)一格式進(jìn)行編目整理。目前，在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的深入和技術(shù)頻繁升級(jí)的同時(shí)，管理協(xié)議的不成熟使到整個(gè)檔案管理的系統(tǒng)發(fā)展存在一系列的漏洞。

2.2 計(jì)算機(jī)檔案管理的相關(guān)管理人員素質(zhì)薄弱

計(jì)算機(jī)檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜，其系統(tǒng)的應(yīng)用要求更高的網(wǎng)絡(luò)性能。從檔案管理的安全管理員的角度來(lái)說(shuō)，最直接的需求就是在一個(gè)統(tǒng)一的界面中監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)中各種安全設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)。為了滿足日益增多的檔案管理軟件需求，現(xiàn)階段的計(jì)算機(jī)檔案管理逐步邁向智能、統(tǒng)一的方面發(fā)展，并且計(jì)算檔案管理系統(tǒng)越來(lái)越要求管理安全高度集中。管理人員素質(zhì)薄弱、技術(shù)水平不高，并不能有效地對(duì)產(chǎn)生的大量日志信息和報(bào)警信息進(jìn)行統(tǒng)一匯總，也給計(jì)算機(jī)檔案管理帶來(lái)了前所未有的威脅。計(jì)算機(jī)檔案管理的性能負(fù)擔(dān)。隨著計(jì)算機(jī)檔案管理的要求不斷擴(kuò)大，呈現(xiàn)出“力不從心”的現(xiàn)狀。

3 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

3.1 應(yīng)用多種管理方式，完善其檔案管理的不足之處。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的融合，分布式的管理是得到了多方面技術(shù)支持的一種管理平臺(tái)， 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的融合。高校管理者只需要切換或者看看多個(gè)管理者，就能夠不斷切換管理系統(tǒng)，完善檔案管理存在的漏洞，顯示出技術(shù)互相“取其精華去其糟粕”的理念。同時(shí)，無(wú)論高校發(fā)展新校區(qū)或者搬遷，它都能夠通過(guò)一個(gè)操作臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)各計(jì)算機(jī)檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行透視，符合現(xiàn)在高校發(fā)展的趨勢(shì)，致使分布式的應(yīng)用技術(shù)得以發(fā)展。與此同時(shí)，分布式的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)就是設(shè)立多個(gè)域管理進(jìn)程，它能夠進(jìn)一步形成更加完善、全面的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。在進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理工作的時(shí)候，我們能夠應(yīng)用多種管理方式，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的工程技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多個(gè)校區(qū)之間檔案管理。同時(shí)，這樣一來(lái)就能夠?qū)n案管理工作不斷完善，同時(shí)還可以做到從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)到另一個(gè)系統(tǒng)，使到工作效率更加高效、更加有意義。此外，在進(jìn)行不斷擴(kuò)大的計(jì)算機(jī)檔案管理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)存在一些問(wèn)題，而恰好計(jì)算機(jī)檔案管理又能夠同時(shí)在進(jìn)程間進(jìn)行協(xié)調(diào)和交互，以完成各高校對(duì)計(jì)算機(jī)檔案不同類型的管理方式。

3.2 進(jìn)一步發(fā)展面向業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)檔案管理

目前有些檔案管理產(chǎn)品已經(jīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)程的監(jiān)控，但是在整個(gè)計(jì)算機(jī)檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)就還有一定差距。新一代的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)開始面向業(yè)務(wù)管理的層面發(fā)展。但是很多舊的網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)品雖然服務(wù)已經(jīng)終止，但是進(jìn)程仍然存在，因此計(jì)算機(jī)檔案管理的系統(tǒng)并沒(méi)有完全地想網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)的管理過(guò)渡。很多計(jì)算機(jī)檔案都應(yīng)該要傳輸給檔案部門，并且對(duì)其進(jìn)行一定的隱私保管，非相關(guān)的專業(yè)人士不能隨意下載侵犯檔案的信息管理工作，以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的時(shí)候，相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理的信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)人。由于目前的計(jì)算機(jī)檔案管理功能僅是實(shí)現(xiàn)了該網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)功能開發(fā)和應(yīng)用的一部分。很多計(jì)算機(jī)用戶更加希望得到檔案管理業(yè)務(wù)的服務(wù)提供，而不僅僅是產(chǎn)品的支持。現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)檔案管理的安全問(wèn)題并不能快速解決，計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展正在逐步轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)型額檔案管理系統(tǒng)。

3.3 不斷加強(qiáng)檔案管理的工作，提高對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作。

要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，首要的就是要加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。 從而能夠提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，使到計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用越能夠適應(yīng)當(dāng)前的需要。其次，當(dāng)計(jì)算機(jī)檔案管理出現(xiàn)故障不能及時(shí)解決，加強(qiáng)檔案管理的工作就成為了重中之重。因此，要提高計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的工作內(nèi)容，就應(yīng)該要先提高工作人員的自身素質(zhì)，可以通過(guò)開展定時(shí)的課程培訓(xùn)工作，也可以通過(guò)一些知識(shí)傳播講座，提高管理人員的培訓(xùn)工作。對(duì)于檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”的這個(gè)問(wèn)題就應(yīng)該要結(jié)合到計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過(guò)程中的自身?xiàng)l件，結(jié)合多種管理方式，對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，從而不斷推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校的檔案管理工作中的應(yīng)用。

4 結(jié)束語(yǔ)

一言以蔽之，計(jì)算機(jī)管理最大的價(jià)值，就是能夠在新世紀(jì)發(fā)展的今天，在電子信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的今天，結(jié)合多方面、多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，進(jìn)行一個(gè)方面的管理。因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，我們應(yīng)該要結(jié)合當(dāng)前計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，通過(guò)不斷地完善和發(fā)展，提高檔案管理的工作效率。

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作者簡(jiǎn)介：黃錦麗（1982-），女，廣東中山人，助教，軟件工程碩士，研究方向：計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。

作者單位：廣東建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣州 510470