探討行政事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題及改進(jìn)措施

摘要：行政事業(yè)檔案管理是行政事業(yè)單位的一項(xiàng)極其重要的工作，檔案工作做的好壞，對(duì)于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著至關(guān)重要的作用。認(rèn)識(shí)行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，并針對(duì)當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題分析相應(yīng)的解決對(duì)策，是做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要舉措。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè);檔案管理;存在問(wèn)題;改進(jìn)措施

1.行政事業(yè)單位檔案工作中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理制度不夠完善

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)行政事業(yè)單位在不斷發(fā)展完善之時(shí)，卻忽視了對(duì)行政事業(yè)單位檔案信息管理制度的建設(shè)和完善，從而使得我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理在制度方面存在著諸多問(wèn)題：人員編制不足、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、工作繁復(fù)，行政事業(yè)單位檔案工作處于應(yīng)付地位，行政事業(yè)單位管理的軟硬件設(shè)施無(wú)法得到改善，導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案信息損壞，不完整，甚至丟失。

1.2檔案室保管條件比較差

多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化;有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜五花八門(mén)，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使得部分檔案受到損害。

1.3檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

由于一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，從而忽視了管理人員的素質(zhì)。檔案工作，對(duì)這些領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，只要求進(jìn)行基本的日常維護(hù)，忽視了檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，甚至?xí)岩恍o(wú)關(guān)緊要的閑置人員調(diào)到檔案管理崗位，也會(huì)無(wú)緣無(wú)故把剛剛適應(yīng)工作的人員調(diào)離檔案工作崗位。由于對(duì)檔案工作人員只有使用，沒(méi)有培養(yǎng)加上缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，因而這些單位的檔案管理人員素質(zhì)難以得到提升。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，檔案管理工作處于應(yīng)付地位，應(yīng)該引起相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)的重視。

1.4行政事業(yè)單位檔案管理的方法單一缺乏創(chuàng)新

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化已遍及各行各業(yè)。檔案數(shù)字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優(yōu)越性也已被很多檔案管理部門(mén)所采納。但在部分行政事業(yè)單位，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠和資金的缺乏，一些行政事業(yè)單位檔案的管理還停留在過(guò)去的管理水平上，不能夠充分利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高檔案管理的技術(shù)含金量。這使得行政事業(yè)單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數(shù)字化工作并未得到很好地開(kāi)展。

2.行政事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的改進(jìn)措施

2.1健全檔案管理制度

現(xiàn)代化的檔案管理還需要做好依法治檔工作。目前我國(guó)社會(huì)基層群眾對(duì)檔案和檔案法制觀念的認(rèn)識(shí)還很欠缺。因此，檔案管理工作要增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法治觀念，使單位內(nèi)部人員和人民群眾更廣泛地了解檔案，并自覺(jué)遵守法制管理。還可通過(guò)對(duì)反面案例的分析，立案說(shuō)法，以更直接的警世效用為檔案管理工作依法治理提供保障。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

2.1.1規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)行政事業(yè)單位檔案管理的需要。

2.1.2簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

2.1.3堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。

2.1.4堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。完善的行政事業(yè)單位檔案信息管理制度，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明，對(duì)那些嚴(yán)格管理檔案信息的人員及時(shí)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激勵(lì)他們能夠更好地工作。與此同時(shí)，對(duì)那些為了自身利益，而惡意篡改檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行非法操作的人員給予相應(yīng)的處罰。這樣獎(jiǎng)罰分明的行政事業(yè)單位檔案管理制度，才能保證檔案管理健康有序地發(fā)展。

2.2提高單位檔案管理水平

檔案管理工作的最終目的是對(duì)檔案的利用。它具有非常高的權(quán)威性，因此最重要的是保證檔案的真實(shí)性。這是建立檔案最重要的原則，同時(shí)也是檔案管理人員的神圣職責(zé)。在對(duì)檔案的管理工作中，有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)遵照管理標(biāo)準(zhǔn)，遵守管理章程，堅(jiān)定執(zhí)行準(zhǔn)則，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，確保按正規(guī)程序進(jìn)行，保證檔案文件質(zhì)量。

2.3開(kāi)展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。

2.3.1各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息。

2.3.2要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

2.3.3要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

2.4加強(qiáng)檔案管理人員自身建設(shè)

現(xiàn)代檔案管理依法治檔的工作是通過(guò)檔案管理人員的執(zhí)行來(lái)落實(shí)的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執(zhí)行，就需要保證工作人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案法的相關(guān)管理規(guī)定。通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的教育培訓(xùn)，可有效提高在依法治檔工作中的執(zhí)行效率和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

除了對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法律法規(guī)的相關(guān)教育之外，還應(yīng)培養(yǎng)檔案工作人員擁有高度責(zé)任感和榮譽(yù)感的敬業(yè)精神。通過(guò)對(duì)職業(yè)素質(zhì)的教育，培養(yǎng)工作人員對(duì)待工作能有正確的行為準(zhǔn)則和不辭辛苦的工作態(tài)度，全心服務(wù)于單位的檔案管理工作，并以熱情的態(tài)度做好對(duì)來(lái)訪人員的接待工作。

2.5加強(qiáng)檔案室的安全管理

2.5.1檔案管理工作最后一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容就是檔案的安全保管。要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進(jìn)行時(shí)不出任何意外，就應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，通過(guò)對(duì)安全監(jiān)控設(shè)備的使用，嚴(yán)格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。

2.5.2通過(guò)對(duì)電路系統(tǒng)和電器設(shè)備使用情況的定期檢查，及時(shí)排除火災(zāi)隱患，保證消防設(shè)施設(shè)置齊全，將火災(zāi)發(fā)生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。

2.5.3對(duì)檔案的保管采用科學(xué)手段和防護(hù)措施，通過(guò)利用高科技的先進(jìn)設(shè)備、專業(yè)的安全防護(hù)和先進(jìn)技術(shù)，保證檔案存放環(huán)境的無(wú)霉、無(wú)蛀、無(wú)塵和空氣潔凈，使檔案在保存過(guò)程中不受損壞。

3.結(jié)語(yǔ)

總之，行政事業(yè)單位檔案工作存在的一些問(wèn)題，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的社會(huì)形勢(shì)下，行政事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求，健全管理制度，完善硬件設(shè)施，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張莉.行政事業(yè)單位檔案管理方略[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2012（24）：28

[2]李雋.探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)：中旬刊，2011（3）：69