數(shù)字管理平臺(tái)下的現(xiàn)代檔案管理體系發(fā)展趨勢(shì)

摘要：伴隨互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的日趨成熟，數(shù)字檔案管理制度也變得越來(lái)越完善。在數(shù)字管理平臺(tái)下，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)形成了一套系統(tǒng)、完善、健全的管理機(jī)制，新檔案管理制度的出現(xiàn)沖擊著我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理模式，即將全面代替過(guò)去紙質(zhì)檔案管理方式。本文從現(xiàn)代檔案管理體系的現(xiàn)狀和優(yōu)越性入手，就數(shù)字管理平臺(tái)下的現(xiàn)代檔案管理體系發(fā)展趨勢(shì)做了探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字管理平臺(tái)；檔案管理；數(shù)字化；發(fā)展趨勢(shì)

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)檔案管理工作伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的成熟而出現(xiàn)了重大變化，以電子文檔為主的檔案管理工作日趨增多，時(shí)至今日已成為檔案管理工作中不可缺少的一部分，我們甚至可以預(yù)計(jì)在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)，這一檔案管理方式必然會(huì)替代原有紙質(zhì)檔案管理方式。但面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，數(shù)字化檔案管理工作要想得到持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展，還需檔案管理人員具備先進(jìn)的管理技術(shù)和前衛(wèi)的管理思想，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，從而達(dá)到提高檔案管理效率、擴(kuò)大檔案利用價(jià)值的優(yōu)勢(shì)。

一、現(xiàn)代檔案管理體系現(xiàn)狀及優(yōu)勢(shì)

所謂現(xiàn)代檔案管理體系主要指的是在近幾年的檔案管理工作中通過(guò)整理、歸納、總結(jié)得出的一種檔案管理體系，包含了檔案資源的收集、鑒別、分類、管理、保存、查閱等一系列工作在內(nèi)的綜合處理方式。這種檔案管理策略與傳統(tǒng)的檔案管理工作唯一的區(qū)別在于，這種檔案管理工作中引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)，是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子文檔，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)建立一個(gè)相應(yīng)的電子檔案室，從而實(shí)現(xiàn)資源共享與利用的綜合內(nèi)容，在很大程度上提高了檔案信息的利用率。

這種檔案管理模式與過(guò)去紙質(zhì)檔案管理工作相比較，優(yōu)勢(shì)非常突出，主要表現(xiàn)在：傳統(tǒng)的檔案管理工作普遍采用紙質(zhì)檔案媒介的方式來(lái)保存檔案，而紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期的保存中很容易滋生蟲蛀、產(chǎn)生磨損，最終導(dǎo)致檔案信息丟失。其次，紙質(zhì)檔案在保存之中保存時(shí)間不會(huì)長(zhǎng)久且還會(huì)占用大量的空間，不利于人們對(duì)相關(guān)信息的檢索，因此管理方式和效果都不算太好。而現(xiàn)代檔案管理模式則有效的克服了這些問(wèn)題，他在數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐下，可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久、有效的保存檔案信息，且不會(huì)因?yàn)橄x蛀以及磨損而導(dǎo)致信息丟失。同時(shí)，現(xiàn)代檔案管理工作是以電子媒介為主的，在存儲(chǔ)中只需要一個(gè)小小的硬盤就能解決各種問(wèn)題，減少檔案管理紕漏，有效的提升檔案管理質(zhì)量。

二、現(xiàn)代檔案管理體系的完善措施分析

在檔案管理工作中，我們要明確的認(rèn)識(shí)到雖然我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但是在個(gè)別企業(yè)或者單位的檔案管理中仍然是以紙質(zhì)檔案為主的，這些現(xiàn)象的存在說(shuō)明數(shù)字檔案并沒(méi)有全面覆蓋當(dāng)今檔案領(lǐng)域。除此之外，在檔案管理一些企業(yè)和單位因?yàn)閮?nèi)部設(shè)施配置不全、檔案管理體系不完善等問(wèn)題仍然普遍存在，嚴(yán)重影響和制約著檔案管理工作的開展。因此，在社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，如果要想更好的提高檔案管理質(zhì)量和效率，就必須要加快數(shù)字化檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)度，搭建科學(xué)、健全、完善的檔案管理平臺(tái)，從而切實(shí)有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化和現(xiàn)代化。

在具體的工作中，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的健全與完善發(fā)展，就必須從計(jì)算機(jī)軟件、硬件以及信息技術(shù)著手。首先，在確保計(jì)算機(jī)軟件配置的科學(xué)性與合理性，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的功能、性能進(jìn)行分析。其次，在分析計(jì)算機(jī)硬盤是否能夠滿足未來(lái)檔案管理和存儲(chǔ)需要。最后，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，從而讓企業(yè)檔案資料更加全面和方便，有利于日后檢索和使用。

三、數(shù)字化管理平臺(tái)下現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

新世紀(jì)以后，檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化與數(shù)字化。然而國(guó)內(nèi)各企業(yè)、各部門在利用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案時(shí)，往往存在很多問(wèn)題。在深究問(wèn)題產(chǎn)生的原因之后，普遍認(rèn)為企事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作時(shí)必須要加強(qiáng)對(duì)管理設(shè)備、管理方法以及管理技術(shù)的重視，不斷引進(jìn)新的管理技術(shù)、更新管理設(shè)備、優(yōu)化管理體制，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的長(zhǎng)足發(fā)展。

1、檔案管理手段將繼續(xù)創(chuàng)新，不斷深化

在數(shù)字化、信息化的大趨勢(shì)的推動(dòng)下，檔案管理工作勢(shì)必受到重要影響，傳統(tǒng)檔案管理手段將逐漸被業(yè)界摒棄，取而代之的是全程數(shù)字化管理模式，無(wú)論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時(shí)代的發(fā)展，步步緊追，在這一探索的過(guò)程中，不斷進(jìn)行深化、改革和創(chuàng)新，從而適應(yīng)新的信息環(huán)境。未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)要求檔案管理工作更為簡(jiǎn)便、快捷，確保工作效率和質(zhì)量，因此在檔案編制、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等諸多管理環(huán)節(jié)上都將優(yōu)化改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)整合、檢索、統(tǒng)計(jì)確保多項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)間的無(wú)縫鏈接，實(shí)現(xiàn)云端推送服務(wù)和覆蓋更為廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源共享，這一系列變革，將帶動(dòng)檔案管理工作又上一個(gè)新的臺(tái)階。

2、檔案管理辦法將不斷推陳出新

隨著時(shí)代的發(fā)展、數(shù)字信息概念的普及，檔案界的學(xué)術(shù)研究也將出現(xiàn)新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發(fā)層出不窮，檔案管理辦法勢(shì)必打破傳統(tǒng)一枝獨(dú)秀的局面，呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢(shì)，這種現(xiàn)象有助于業(yè)界人士展開深入的討論，并通過(guò)理論聯(lián)系實(shí)際的方法對(duì)新產(chǎn)生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去，預(yù)示著我國(guó)檔案管理水平走向成熟。

3、檔案管理制度將變得更加規(guī)范、完善

檔案管理體系的構(gòu)建，是一項(xiàng)融合了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案設(shè)置、檔案管理制度確立等多項(xiàng)任務(wù)整合的系統(tǒng)性工作，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，要求檔案管理制度更為規(guī)范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規(guī)范和完整，能夠?yàn)闄n案管理工作提供可靠的業(yè)務(wù)支撐，縱觀我國(guó)目前的檔案管理制度，尚存在一些問(wèn)題，尤其是在數(shù)字管理平臺(tái)的籠罩下，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更深層次的規(guī)范和調(diào)整，使其適應(yīng)數(shù)字信息的發(fā)展需求，特別是加強(qiáng)對(duì)電子文檔的保存、數(shù)據(jù)交換、技術(shù)鑒定、資源共享等眾多業(yè)務(wù)的規(guī)范，這些均是未來(lái)檔案管理制度發(fā)展過(guò)程中亟待解決的問(wèn)題。

四、結(jié)束語(yǔ)

在數(shù)字管理的平臺(tái)下，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理體系是企業(yè)未來(lái)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理體系主要是利用紙質(zhì)形式對(duì)資料進(jìn)行整理與管理，這種形式不利用檔案資料的長(zhǎng)期保存，也不利于提高檔案管理的效率?，F(xiàn)代檔案管理模式，主要是利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字管理模式對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、管理以及搜索，這種方式不但提高了檔案資料的利用率，還節(jié)約檔案放置的空間，節(jié)約了企業(yè)管理的資金，有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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