企業(yè)檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用研究

摘 要：本文基于計(jì)算機(jī)科技下檔案管理工作的視角，針對(duì)21世紀(jì)企業(yè)檔案管理新模式進(jìn)行了詳細(xì)研究，在新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的歷程中，將企業(yè)檔案管理信息化帶入新的發(fā)展趨向中，對(duì)企業(yè)實(shí)際檔案管理運(yùn)作情況，采用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理任務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用研究

中圖分類號(hào)：TP311.52

近年來，國內(nèi)的信息技術(shù)得到高速發(fā)展，在這類技術(shù)的支持下，高科技的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案管理事業(yè)中，在為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供無盡信息資源的同時(shí)，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了美好前景。就當(dāng)前情況來看，實(shí)現(xiàn)電子化檔案信息管理已然成為了時(shí)代的要求，運(yùn)用新型計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案工作實(shí)行全面管理，相較于傳統(tǒng)手工操作的檔案管理模式而言具有明顯優(yōu)勢。對(duì)此，以下將就信息時(shí)代的檔案管理任務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)論述。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)下的檔案管理工作

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)下的企業(yè)檔案管理特色。計(jì)算機(jī)體系下的企業(yè)檔案信息化管理模式即涵蓋了企業(yè)檔案信息管理的整個(gè)流程，能有效保存企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理中所有實(shí)際價(jià)值的信息資源。確保企業(yè)檔案信息管理工作能系統(tǒng)高效的運(yùn)行，確切來說即確保企業(yè)信息流動(dòng)能夠安全運(yùn)作。而對(duì)于失去效用的企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理檔案信息，則表示著企業(yè)內(nèi)部檔案信息的缺失、中斷等，在一定程度上給企業(yè)的經(jīng)營效益帶來損失。尤其需要注意的是，因?yàn)槠髽I(yè)檔案信息一旦丟失，則無法重新取得，因此，切實(shí)做好檔案信息的保存工作顯得尤為重要。

1.2 企業(yè)檔案信息的運(yùn)載模式。企業(yè)內(nèi)部保存檔案信息的模式是多種多樣的，除了日常使用的紙質(zhì)檔案管理模式之外，還可將光碟、照片作為檔案信息管理的重要載體。對(duì)于不同類型的檔案信息管理載體而言，由于它的安全保存體系以及相應(yīng)使用條件的不同，使之一旦在檔案信息保存過程中受到損害，則會(huì)影響整體信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

1.3 企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)。具體而言，對(duì)于傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理機(jī)制，需要將企業(yè)內(nèi)部有價(jià)值的檔案資源分門別類加入到檔案管理庫存中，按照檔案編號(hào)排列對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案信息資料實(shí)行管理，定期地對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案進(jìn)行檢查，確保檔案室內(nèi)能長期保持常溫，同時(shí)清潔人員應(yīng)切實(shí)做到對(duì)檔案工作進(jìn)行不定期打掃，對(duì)于受到損害的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修繕。而對(duì)于企業(yè)計(jì)算機(jī)中所保存的檔案信息，其保存的信息時(shí)間跨度是非常大的，就基礎(chǔ)建設(shè)的檔案信息或者是設(shè)備檔案信息而言，通常會(huì)隨著建筑設(shè)備在檔案管理中的使用而被保存。針對(duì)信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理模式而言，它的利用方式、利用效果通常無從得知，經(jīng)歷較長時(shí)間保存下來的檔案信息，則顯得彌足珍貴。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)完善企業(yè)檔案信息管理

2.1 制定系統(tǒng)的檔案信息管理規(guī)劃任務(wù)。對(duì)于信息時(shí)代的檔案信息管理的整體規(guī)劃任務(wù)而言，應(yīng)切實(shí)遵循企業(yè)發(fā)展策略，詳細(xì)分析企業(yè)日常經(jīng)營管理所具有的特色，實(shí)行深入研究分析，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的實(shí)際運(yùn)作情況，從兩方面入手，即企業(yè)長期和短期發(fā)展目標(biāo)。站在企業(yè)檔案信息需求的角度上，整合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展要求，詳細(xì)分析企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展流程，從全局出發(fā)研究企業(yè)檔案管理規(guī)劃，為企業(yè)后期發(fā)展，開拓出廣闊的空間。

2.2 檔案信息體系的構(gòu)建。檔案信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵要素，它具有獨(dú)特的符合企業(yè)文化的信息管理模式。就現(xiàn)代企業(yè)所開展的一系列經(jīng)營活動(dòng)而言，無法離開檔案信息管理有力支撐，對(duì)此，大體上可以從兩個(gè)方面進(jìn)行探討：第一，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)融入檔案管理工作時(shí)，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息的保存。第二，最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理信息利用，為企業(yè)運(yùn)營發(fā)展儲(chǔ)備充分的信息資源。

2.3 檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。計(jì)算機(jī)體系下的檔案信息管理即實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化模式，站在企業(yè)的角度上，應(yīng)具體依照國家信息化管理規(guī)范，依據(jù)自身發(fā)展理念，制定出完善的信息管理體系，在實(shí)際檔案管理工作中，經(jīng)過不斷的累積和優(yōu)化，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化管理機(jī)制的形成，進(jìn)一步降低因?yàn)闄n案管理不善所引發(fā)檔案信息流失的情況。

2.4 檔案信息的安全管理。實(shí)際中的檔案信息化管理工作，會(huì)在實(shí)現(xiàn)檔案資源高效利用的同時(shí)，為檔案信息的管理帶來一系列不安全因素。對(duì)此企業(yè)內(nèi)部管理人員應(yīng)切實(shí)按照企業(yè)內(nèi)部管理體系，培養(yǎng)企業(yè)信息安全管理意識(shí)，積極做好企業(yè)檔案備份管理工作，確保企業(yè)信息的安全儲(chǔ)存。

3 計(jì)算機(jī)體制下的企業(yè)檔案管理要求

3.1 完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化管理模式

針對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門的工作而言，運(yùn)用科學(xué)的管理模式，對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息管理具有積極的促進(jìn)作用。就實(shí)際情況來看，促進(jìn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)信息建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。因此，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言，必須切實(shí)遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化原則，就企業(yè)內(nèi)部信息的采集、整理進(jìn)行詳細(xì)編制，具體做好企業(yè)內(nèi)部檔案信息化管理工作，嚴(yán)格遵照國家標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，特別是對(duì)于計(jì)算機(jī)電子文檔的管理應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行管理規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)踐發(fā)展情況，構(gòu)建完善的企業(yè)檔案管理體制，將其落實(shí)到位。

3.2 配置一體化檔案管理軟硬件設(shè)施。在條件允許的情況下，企業(yè)應(yīng)具體做到更新原有落后的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為企業(yè)內(nèi)部信息化管理創(chuàng)造條件。就當(dāng)前的形勢來看，市場上流通的檔案管理軟件設(shè)備很多，對(duì)此，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展需要，購置適合自身檔案管理工作的軟、硬件設(shè)施。因此企業(yè)應(yīng)從長遠(yuǎn)目標(biāo)出發(fā)，加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，從企業(yè)利益出發(fā)看待檔案管理工作，在有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理效用的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作持續(xù)開展。

3.3 積極完善企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)工作。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的運(yùn)行發(fā)展，總而言之都是通過人來完成的，對(duì)此，企業(yè)應(yīng)切實(shí)抓住有力時(shí)機(jī)，完成對(duì)人才的培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)真正意義上的物盡其職。對(duì)于企業(yè)檔案管理的實(shí)踐工作而言，具體應(yīng)做到高起點(diǎn)，切實(shí)做好每一步的檔案管理工作。對(duì)此，如果現(xiàn)有的檔案管理人員無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展需求，企業(yè)則可通過一系列計(jì)算機(jī)運(yùn)用模式來進(jìn)行培訓(xùn)，幫助企業(yè)檔案信息管理人員盡可能快地掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)。詳細(xì)來說，身為一名優(yōu)秀的企業(yè)檔案信息管理人員，應(yīng)擁有較高的職業(yè)道德修養(yǎng)，系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)。因此，促進(jìn)企業(yè)檔案管理模式向現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理機(jī)制轉(zhuǎn)型，我們應(yīng)具體做到：在信息技術(shù)發(fā)展大潮中，應(yīng)與現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)達(dá)成同步，運(yùn)用創(chuàng)新型思維模式，采用新機(jī)制、新方法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科技，從實(shí)際上將檔案管理工作帶入一個(gè)新的高度。

4 結(jié)束語

伴隨著計(jì)算機(jī)科技的深入發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理的工作需求，使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自然而然地成為了開展檔案管理的必要工具。就實(shí)際情況來看，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用對(duì)于當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作顯得尤為重要，因此計(jì)算機(jī)體系下的檔案管理工作是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。與此同時(shí)，為了更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的有效運(yùn)行，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)自身計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，在管理工作中認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)對(duì)于現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)際意義，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序發(fā)展。

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作者簡介：陳煒美（1983-），女，廣東臺(tái)山人，副主任，助理工程師，碩士，研究方向：軟件工程。

作者單位：廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院，廣東珠海 519000