關(guān)于辦公自動化在石油企業(yè)日常管理中的應(yīng)用分析

摘 要：隨著計算機信息技術(shù)發(fā)展，辦公自動化已成為石油企業(yè)日常管理不可或缺的條件。如何適應(yīng)辦公自動化的必然要求，將現(xiàn)代信息技術(shù)手段更好地融進(jìn)日常管理工作，進(jìn)一步提高工作效率和管理水平，是石油企業(yè)亟待思考的任務(wù)。本文主要通過分析石油企業(yè)日常管理工作中辦公自動化應(yīng)用情況，為今后辦公自動化應(yīng)用工作提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；日常管理；辦公自動化

中圖分類號：TP317.1

伴隨計算機信息技術(shù)發(fā)展，石油企業(yè)辦公方式不斷變革，自動化辦公模式逐漸取代傳統(tǒng)手工辦公模式，以應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)展?jié)u趨復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理難度增大的現(xiàn)實需求。但石油企業(yè)在辦公自動化應(yīng)用過程中仍存在一定問題，距全面實現(xiàn)辦公自動化仍有一定距離，極大地妨礙了企業(yè)整體管理水平和管理質(zhì)量的提高。完善辦公自動化應(yīng)用，為企業(yè)科學(xué)、合理決策提供準(zhǔn)確、全面、及時的信息至關(guān)重要，對企業(yè)發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

1 推進(jìn)石油企業(yè)日常管理辦公自動化的必要性

1.1 辦公自動化的內(nèi)涵

所謂辦公自動化就是在辦公時，通過采用Internet技術(shù)、電子郵件、遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等計算機科學(xué)技術(shù)手段快速實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享，確保企業(yè)工作信息能及時上傳下達(dá)，高效、高質(zhì)完成辦公工作。通過辦公自動化，一方面，可以有效簡化辦公環(huán)節(jié)，減輕管理人員的工作量，減少辦公開支，提高辦公效率；另一方面，可以迅速整合有效資源，幫助企業(yè)科學(xué)決策，及時改進(jìn)工作不足，提高企業(yè)競爭力。隨著科技進(jìn)步和信息技術(shù)成熟，辦公自動化程度越來越高，極大便利了人們的工作學(xué)習(xí)；同時也給現(xiàn)代企業(yè)創(chuàng)新管理體制、革新辦公模式，充分享受先進(jìn)技術(shù)成果，進(jìn)一步提升企業(yè)管理效率以創(chuàng)造更大社會經(jīng)濟(jì)效益，提供了新契機。運用先進(jìn)技術(shù)手段和科學(xué)管理，完善辦公自動化應(yīng)用，可以有效改變過去手工辦公效率低、延時長、重復(fù)勞動、失誤率高等弊端，發(fā)展集智能化、集成化、多媒體化于一體的高效、高質(zhì)、高質(zhì)量現(xiàn)代辦公系統(tǒng)。這也是現(xiàn)代企業(yè)必行之路。

1.2 辦公自動化對石油企業(yè)管理的重要性

宏觀層次上，辦公自動化是石油企業(yè)自身發(fā)展的應(yīng)然之策。石油企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)之一，在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，具有十分重要的地位，它直接關(guān)系到汽車等行業(yè)的未來發(fā)展。因此，改進(jìn)石油企業(yè)管理方式，以使其能創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)價值、確保我國能源安全，是意義非凡之舉。然而由于石油企業(yè)作為礦藏采掘業(yè)具有施工地域廣、工作人員復(fù)雜等特點，管理難度系數(shù)高，傳統(tǒng)手工管理往往難以應(yīng)對實際需求。所以，建立自動辦公系統(tǒng)對石油企業(yè)日常管理意義重大。特別當(dāng)前正值國企改革深化時期，加快和完善辦公自動化在日常管理工作中的應(yīng)用是石油企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度、實現(xiàn)科學(xué)管理經(jīng)營的重要手段。

微觀層次上，辦公自動化是石油企業(yè)發(fā)自身發(fā)展的必然之舉。借助辦公自動化系統(tǒng)，石油企業(yè)首先可以加快信息化建設(shè)。在信息爆炸、瞬息萬變的當(dāng)今社會，誰掌握了最新信息，誰就站在了戰(zhàn)略制高點上。通過應(yīng)用辦公自動化，石油企業(yè)可以充分發(fā)揮信息搜集整理的優(yōu)勢，及時而全面把握石油生產(chǎn)、石油市場動態(tài)等，在此基礎(chǔ)上，科學(xué)決策，爭奪市場先機。其次，辦公自動化能滿足石油企業(yè)多層次、多方位需求，提高管理效率。作為采掘行業(yè)，石油企業(yè)經(jīng)常面臨管理場所和施工場所兩地分隔的情形，從而加大辦公難度。借助辦公自動化系統(tǒng)，利用先進(jìn)通訊設(shè)備技術(shù)，石油企業(yè)管理可以淡化該問題，提高辦公效率。比如因為信息整合速度快，領(lǐng)導(dǎo)層能夠迅速決策，業(yè)務(wù)層能夠根據(jù)上級指示及時處理相關(guān)業(yè)務(wù)。最后，辦公自動化是石油企業(yè)實現(xiàn)管理創(chuàng)新的技術(shù)保證。管理過程實際就是企業(yè)信息處理過程，要實現(xiàn)管理創(chuàng)新就要實現(xiàn)信息處理技術(shù)創(chuàng)新。辦公自動化完美結(jié)合了通信網(wǎng)絡(luò)、計算機和科學(xué)管理手段，為管理創(chuàng)新提供技術(shù)平臺和空間。

2 辦公自動化在石油企業(yè)日常管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 已取得成果

毋庸置疑，石油企業(yè)在辦公自動化方面取得一定成果，尤其隨著國企改革深入，管理體制創(chuàng)新要求，大部分石油企業(yè)一定程度上實現(xiàn)了辦公自動化，以應(yīng)對時代潮流和工作需求。比如，石油企業(yè)內(nèi)部基本完成計算機普及工作，已具備實施辦公自動化的硬件條件；又如，企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)構(gòu)建工作有一定成效，并擁有一批技術(shù)較好、專業(yè)素質(zhì)較強的辦公管理人員。可以說，石油企業(yè)已搭建好辦公自動化的實施平臺。下一步工作是緊跟技術(shù)潮流和管理體制改革進(jìn)程，進(jìn)一步提高辦公自動化水平。

2.2 目前存在的問題

盡管我國大部分石油企業(yè)已具備實施自動化辦公的實力，但受主客觀條件制約，辦公自動化程度仍停留在較低層次，尚有很大的改進(jìn)和提升空間。目前存在的主要問題有以下幾個方面：

（1）專業(yè)人才缺乏

這不僅是石油企業(yè)面臨的問題，也是所有行業(yè)同樣面臨的問題。其原因在于我國相關(guān)人才短缺，計算機專業(yè)中高級人才和專業(yè)辦公人員稀少。目前，我國雖有一些職業(yè)院校開設(shè)了辦公自動化相關(guān)課程，培養(yǎng)了一定數(shù)量的辦公人才；但總體數(shù)量少，難以滿足企業(yè)需求。在招聘辦公文員時，企業(yè)不得不降低錄用要求，造成新錄入員工由于專業(yè)知識欠缺，難以達(dá)到辦公自動化工作要求的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）技術(shù)條件不成熟

一方面本企業(yè)員工技術(shù)水平低，一方面沒有適用于本企業(yè)的軟件系統(tǒng)，這兩方面嚴(yán)重制約了完全辦公自動化的實現(xiàn)。從員工角度講，作為辦公自動化的實行者，石油企業(yè)員工自身的辦公技術(shù)水平直接影響辦公自動化的實現(xiàn)。他們只有掌握一定的操作辦公自動化軟件和設(shè)備的基礎(chǔ)知識，才能在實際辦公過程中真正落實辦公自動化工作。從軟件角度講，結(jié)合企業(yè)具體特點來購買或設(shè)計一套適用于本企業(yè)的軟件系統(tǒng)，有助于企業(yè)內(nèi)部各項工作環(huán)節(jié)的順利開展，真正體會辦公自動化帶來的優(yōu)勢。雖然，當(dāng)前大部分石油企業(yè)已有擁有自己的軟件系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)實力，但要么系統(tǒng)不完善、漏洞多；要么無法跟上辦公自動化的發(fā)展，無用武之地。

（3）從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低、意識不強

雖然石油企業(yè)的大部分員工都能夠使用計算機，但沒有超出簡單操作的范圍，許多人的計算機水平都停留在只能打打字、發(fā)發(fā)郵件的程度。辦公自動化設(shè)備和企業(yè)局域網(wǎng)利用率低，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)僅局限于為員工提供上網(wǎng)平臺，而沒有成為內(nèi)部信息共享平臺，企業(yè)信息傳遞須經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)節(jié)。這不僅浪費辦公資源，也可能泄露企業(yè)機密，危害企業(yè)安全。除了業(yè)務(wù)能力限制，從業(yè)人員也亟待改變思想觀念，放棄過去的辦公方式和辦公習(xí)慣，以適應(yīng)辦公自動化的發(fā)展。比如，從業(yè)人員要有辦公自動化意識，積極掌握計算機、掃描儀、刻錄機、數(shù)碼錄音筆、多媒體技術(shù)等辦公自動化設(shè)備操作方法，熟悉各種軟件系統(tǒng)應(yīng)用知識，以便能夠?qū)⑵溥\用于日常管理工作中。

（4）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運用水平有待提高

構(gòu)建完善、合理的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)是辦公自動化的重要保證。然而目前石油企業(yè)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已然不能適應(yīng)辦公自動化的發(fā)展需求。辦公自動化的一個重要特征即數(shù)字化辦公，而數(shù)字化辦公得以順利進(jìn)行的一個重要條件就是企業(yè)擁有完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺。當(dāng)前辦公自動化已進(jìn)入第三代模式，一些石油企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對滯后，其安全性和通信網(wǎng)絡(luò)有待改善。此外，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運用效果不佳，僅局限于打字、郵件收發(fā)等簡單工作，未能有效發(fā)揮企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的作用。

3 辦公自動化在石油企業(yè)日常管理中的應(yīng)用建議

3.1 規(guī)范辦公自動化管理，完善相關(guān)制度建設(shè)

以信息處理為標(biāo)志的辦公自動化主要通過運用計算機技術(shù)和通信技術(shù)，物化抽象的科學(xué)管理內(nèi)容。在此過程中，管理智慧得到良好體現(xiàn)。如何將人類思維中的科學(xué)管理方法具象化、將先進(jìn)技術(shù)方法引進(jìn)并真正運用于企業(yè)日常管理是實現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵所在，也考驗了一個企業(yè)的管理能力和管理水平層次。故此，要推進(jìn)辦公自動化在日常管理中的應(yīng)用、切實發(fā)揮辦公自動化的最大優(yōu)勢，就需要企業(yè)規(guī)范辦公自動化管理，制定和完善相關(guān)管理制度。具體來說，在辦公自動化實際應(yīng)用工作中，石油企業(yè)要依據(jù)現(xiàn)代化管理方式來進(jìn)行組織活動、依據(jù)科學(xué)管理方法來規(guī)范從業(yè)人員的工作流程，最大程度上確保辦公自動化應(yīng)用過程中的每一環(huán)節(jié)都真實可行、真正有效。通過制定相關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，加強企業(yè)信息安保工作，明晰辦公自動化應(yīng)用具體辦法和從業(yè)人員管理辦法，最終使科學(xué)管理與信息技術(shù)設(shè)備相結(jié)合。同時，加強績效考核制度，將應(yīng)用情況、應(yīng)用水平、應(yīng)用能力與員工考核相結(jié)合。

3.2 強化辦公自動化意識，提高從業(yè)人員素質(zhì)

辦公自動化程度是衡量企業(yè)管理現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。實現(xiàn)辦公自動化就要求企業(yè)員工樹立辦公自動化意識，并具備與辦公自動化相適應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。在信息技術(shù)日新月異的今天，員工方面，必須認(rèn)識到辦公自動化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，是石油企業(yè)工作管理模式改革的必然要求，并由此轉(zhuǎn)變思想觀念，走出辦公自動化不如紙筆方便、安全的誤區(qū)，有意識地學(xué)習(xí)辦公自動化操作知識，以跟上時代步伐，提高自身綜合能力和競爭水平。企業(yè)方面，應(yīng)該加大辦公自動化知識的宣傳力度和培訓(xùn)工作。首先，發(fā)揮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)表率作用，以達(dá)到上行下效的目的。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有辦公自動化的自覺，能率先推進(jìn)辦公自動化應(yīng)用，無疑會極大鼓勵下層員工的積極性。其次，抓好相關(guān)從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，實現(xiàn)全員培訓(xùn)，為推進(jìn)辦公自動化應(yīng)用打造一批業(yè)務(wù)能力強、素質(zhì)高的專業(yè)辦公隊伍。

3.3 進(jìn)行技術(shù)革新，為辦公自動化創(chuàng)造良好的技術(shù)環(huán)境

辦公自動化有一個動態(tài)發(fā)展過程，尤其隨著計算機技術(shù)不斷更新?lián)Q代，辦公自動化程度越來越高，從初始漢字輸入、排版、檢索查詢等單機應(yīng)用，逐漸演變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。當(dāng)今群體辦公、遠(yuǎn)程辦公已非難事。因此，不斷創(chuàng)新技術(shù)對全面推進(jìn)辦公自動化應(yīng)用具有至關(guān)重要的作用。為此，其一，石油企業(yè)要適時購進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，實現(xiàn)設(shè)備創(chuàng)新。硬件設(shè)施是辦公自動化實現(xiàn)的載體，它先進(jìn)與否直接關(guān)聯(lián)辦公自動化的應(yīng)用效果。適當(dāng)添加自動化辦公設(shè)備系統(tǒng)有助于提高辦公自動化水平。其二，石油企業(yè)要積極提高辦公軟件應(yīng)用技術(shù)，實現(xiàn)軟件系統(tǒng)創(chuàng)新。軟件是辦公自動化的靈魂，先進(jìn)的軟件技術(shù)可以有效避免和解決辦公自動化過程中出現(xiàn)的問題，比如網(wǎng)絡(luò)安全漏洞。其三，石油企業(yè)要加強自身研發(fā)水平，提高自身解決技術(shù)問題的能力。

3.4 加快專業(yè)人才培養(yǎng)，提高辦公自動化應(yīng)用水平

鑒于我國辦公自動化專業(yè)人才相對緊缺現(xiàn)狀，政府和企業(yè)要做到雙方努力，共同克服當(dāng)下難題。政府方面，要做好教育改革，增加辦公自動化課程在職業(yè)教育中的比重。如此，一解決了辦公專業(yè)人才供求不足的問題，為企業(yè)輸送大批急用人才，提高企業(yè)管理辦公自動化程度；二可以增加學(xué)生的競爭力，使其更加符合社會需求，避免教學(xué)和社會脫節(jié)問題。企業(yè)方面，要加強和大中專院校及科研機構(gòu)合作，通過提供資金支持等方法，使其為自己提供人才支持和技術(shù)支持。具體要求是：針對內(nèi)部管理需求和自身工作特點，企業(yè)要督促相關(guān)合作單位加大計算機中高級技術(shù)人才和專業(yè)辦公文員的培養(yǎng)，為企業(yè)儲備一批素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)超強的企業(yè)管理人才。

4 結(jié)束語

在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的21世紀(jì)，石油企業(yè)加快信息化建設(shè)，搭建辦公自動化管理平臺影響深遠(yuǎn)?？茖W(xué)推進(jìn)辦公自動化在日常管理中的應(yīng)用，是石油企業(yè)應(yīng)對復(fù)雜市場形勢和改進(jìn)自身管理工作的需要。鑒于目前我國石油企業(yè)日常管理存在辦公自動化應(yīng)用水平低、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后、人員意識觀念不強、技術(shù)制約大等現(xiàn)實問題，積極改善辦公自動化硬軟件條件、配備專業(yè)工作隊伍、革新技術(shù)應(yīng)用并加快企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作迫在眉睫?，F(xiàn)代石油企業(yè)應(yīng)秉持“科技是第一生產(chǎn)力”理念，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，通過進(jìn)一步改善辦公自動化系統(tǒng)，達(dá)到增強自身綜合競爭力的目的，給社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國企改革工作添上濃墨重彩的一筆。

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作者簡介：楊成（1968.10-），男，河北寧晉人，工程師，研究方向：軟件工程，網(wǎng)絡(luò)管理。

作者單位：中國石油化工股份有限公司西北油田分公司，烏魯木齊 830011