輕松玩轉(zhuǎn)長(zhǎng)文檔搜索與導(dǎo)航

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在老版本的Word軟件中，瀏覽和編輯多頁數(shù)的長(zhǎng)文檔比較麻煩，為了尋找和查看特定內(nèi)容，不是拼命滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪就是頻繁拖動(dòng)滾動(dòng)條，浪費(fèi)很多時(shí)間。Word2010特別為長(zhǎng)文檔增加了“導(dǎo)航窗格”，不但可以為長(zhǎng)文檔輕松“導(dǎo)航”，更有非常精確方便的搜索功能。

如何打開Word2010的“導(dǎo)航窗格”

在Word2010中打開一份頁數(shù)比較多的超長(zhǎng)文檔，單擊Ribbon菜單欄上的“視圖”頁卡，再到“視圖”功能區(qū)勾選“顯示”區(qū)域中的“導(dǎo)航窗格”，即可在Word2010編輯窗口的左側(cè)打開“導(dǎo)航窗格”（如圖1）。

Word2010新增的文檔導(dǎo)航功能的方式有標(biāo)題導(dǎo)航、頁面導(dǎo)航、搜索導(dǎo)航（如圖2），可以讓你輕松查找、定位到想查閱的段落或特定的對(duì)象。

標(biāo)題導(dǎo)航

Word2010文檔標(biāo)題導(dǎo)航類似之前Word版本中的文檔結(jié)構(gòu)圖，但是操作功能更加豐富簡(jiǎn)單。我們打開Word2010的“導(dǎo)航窗格”后，單擊最左邊的“瀏覽你的文檔中的標(biāo)題”按鈕，文檔導(dǎo)航方式即可切換到“文檔標(biāo)題導(dǎo)航”。對(duì)于包含有分級(jí)標(biāo)題的長(zhǎng)文檔，Word2010會(huì)進(jìn)行智能分析，并將所有的文檔標(biāo)題在“導(dǎo)航窗格”中按層級(jí)列出，只要單擊標(biāo)題，就會(huì)自動(dòng)定位到相關(guān)段落。

右鍵單擊標(biāo)題，我們可以從右鍵菜單中看到更多豐富的操作功能，比如升級(jí)、降級(jí)、在指定位置插入新標(biāo)題或者副標(biāo)題、刪除（標(biāo)題）、選擇標(biāo)題內(nèi)容、打印標(biāo)題內(nèi)容、全部展開、全部折疊、指定顯示標(biāo)題級(jí)別等等，我們可以通過它們輕松快速地切換到所需的位置以及調(diào)整文章標(biāo)題內(nèi)容（如圖3）。

比如我們可以選擇“全部折疊”將大綱層次折疊起來隱藏嵌套標(biāo)題，這樣你即使面對(duì)具有深層結(jié)構(gòu)的復(fù)雜長(zhǎng)文檔，也能夠使用文檔結(jié)構(gòu)圖輕松自如地工作。點(diǎn)擊黑色小三角可以輕松查閱不同層級(jí)的標(biāo)題以及嵌套標(biāo)題。我們還可以用鼠標(biāo)輕松拖動(dòng)“導(dǎo)航窗格”中的文檔標(biāo)題，重排文檔結(jié)構(gòu)。

頁面導(dǎo)航

單擊“導(dǎo)航窗格”里中間的“瀏覽你的文檔中的頁面”按鈕，即可將文檔導(dǎo)航方式切換到“文檔頁面導(dǎo)航”，Word2010會(huì)在“導(dǎo)航”窗格上以縮略圖形式列出文檔分頁，只要單擊分頁縮略圖，就可以定位到相關(guān)頁面查閱（如圖4）。

搜索導(dǎo)航

Word2010除了可以用文檔標(biāo)題和頁面方式進(jìn)行導(dǎo)航，還可以通過關(guān)鍵詞搜索進(jìn)行導(dǎo)航，單擊“導(dǎo)航窗格”上的“瀏覽你當(dāng)前搜索的結(jié)果”按鈕（最右邊），在文本框中輸入搜索關(guān)鍵詞，“導(dǎo)航窗格”上就會(huì)列出包含關(guān)鍵詞的導(dǎo)航塊，鼠標(biāo)放上去還會(huì)顯示對(duì)應(yīng)的頁數(shù)和標(biāo)題，單擊這些搜索結(jié)果導(dǎo)航塊就可以快速定位到文檔的相關(guān)位置（如圖5）。

如果搜索結(jié)果數(shù)量實(shí)在太大，“導(dǎo)航窗格”中便不會(huì)顯示具體的搜索結(jié)果導(dǎo)航塊，而是用文字告訴用戶可以點(diǎn)擊右邊的上下三角小按鈕查詢上一個(gè)或者下一個(gè)搜索結(jié)果。

在Word2010的搜索導(dǎo)航中，我們還可以對(duì)特定對(duì)象進(jìn)行搜索和導(dǎo)航。比如圖形、表格、公式、批注等等。單擊搜索框右側(cè)放大鏡后面的箭頭按鈕，在右鍵菜單中選擇“查找”欄下面的相關(guān)選項(xiàng)，就可以快速查找文檔中的圖形、表格、公式和批注，功能強(qiáng)大又方便（如圖6）。

Word2010的“導(dǎo)航窗格”提供了豐富的導(dǎo)航和搜索功能，各有特點(diǎn)：標(biāo)題導(dǎo)航層次分明，操控靈活自如，但是必須對(duì)長(zhǎng)文檔設(shè)置好各級(jí)標(biāo)題，特別適合論文等要求條理清晰的長(zhǎng)文檔；頁面導(dǎo)航方便快捷，但是只能定位到相關(guān)頁面，精確度不高；搜索導(dǎo)航可以針對(duì)關(guān)鍵詞和特定對(duì)象做搜索和導(dǎo)航，結(jié)果精確，但如果文檔中搜索對(duì)象數(shù)量較多，還需要進(jìn)行“二次查找”。我們可以充分利用Word2010的“導(dǎo)航窗格”及豐富的功能特性，結(jié)合自己的實(shí)際需要，綜合使用幾種導(dǎo)航方式。如果你經(jīng)常編輯一些比較復(fù)雜的長(zhǎng)文檔，不妨試試Word2010的“導(dǎo)航窗格”，讓它為你精確“導(dǎo)航”，快速查閱和定位特定的段落、頁面、文字和對(duì)象。