加強(qiáng)科技檔案管理工作的有效途徑

向世英

引言：檔案管理工作是單位管理中的重要部分，它在科研與創(chuàng)新活動(dòng)中起到了極其重要的作用。檔案既為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了必備的依據(jù)與參考，也記錄了科研活動(dòng)中的詳細(xì)過程與研發(fā)結(jié)果。因此如何加強(qiáng)科技檔案工作，進(jìn)一步規(guī)范單位的科技檔案管理是檔案工作者當(dāng)下要解決的課題。

一、我國事業(yè)單位科技檔案管理工作的發(fā)展概況及現(xiàn)狀

自建國后，我國的科技檔案管理工作從抓科研檔案，到逐步擴(kuò)大延伸至各類科技檔案。科研檔案工作伴隨著國家科學(xué)技術(shù)事業(yè)的發(fā)展，逐步建立起來的。50年代初期，由中國科學(xué)院及所屬研究所、中央各部所屬研究機(jī)構(gòu)率先建立了資料室，負(fù)責(zé)管理科研檔案及相關(guān)資料，開始了科技事業(yè)檔案的早期嘗試。1956年各科研單位，以及相關(guān)高等院校開始建立檔案管理部門，對(duì)科研檔案開始實(shí)行集中管理制度。1978年黨的十一屆三中全會(huì)后，我國科學(xué)技術(shù)事業(yè)蓬勃發(fā)展，科技檔案工作進(jìn)入了發(fā)展的新時(shí)期，以科研單位為龍頭，各類科技事業(yè)單位開始把檔案工作納入組織管理、各項(xiàng)科技管理及科研工作程序，并開始實(shí)行“四同步管理”，使檔案工作進(jìn)一步程序化、制度化。1991年以后，從各種類型的科技檔案管理著手，逐漸發(fā)展到各類型事業(yè)單位進(jìn)行科技檔案綜合管理，以及對(duì)檔案管理部門進(jìn)行整體建設(shè)。1995年3月國家檔案局召開了事業(yè)單位科技檔案管理工作座談會(huì)，對(duì)工作做出了新的部署，將科技檔案管理工作的發(fā)展推向了一個(gè)新高潮。

二、加強(qiáng)單位科技檔案管理工作的一些有效措施

1.提高單位科技檔案管理人員的工作能力與責(zé)任感

單位的科技檔案工作是單位工作中的重要組成部分，加強(qiáng)單位的科技檔案管理，對(duì)本單位開展各項(xiàng)工作、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)、維護(hù)合法權(quán)益等具有十分重要意義。因此，應(yīng)定期組織管理人員培訓(xùn)以及法律相關(guān)講座，提高在職人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。對(duì)于剛剛?cè)肼毜男聲x管理人員，也應(yīng)設(shè)置崗前培訓(xùn)。在日常的檔案管理中，制定合理的規(guī)程和制度，用以約束科研檔案人員的日常工作行為規(guī)范。文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔應(yīng)建立工作制度，納入崗位職責(zé)范圍。檔案部門應(yīng)參加科研項(xiàng)目成果的評(píng)審、鑒定和驗(yàn)收工作，對(duì)歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)有切實(shí)可行的控制措施。

2.歸納各類檔案，加強(qiáng)檔案文件材料的收集

對(duì)于科技檔案管理工作而言，檔案種類多，類型雜。應(yīng)加強(qiáng)整合、統(tǒng)計(jì)、分析，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一設(shè)立歸納方法，將零碎檔案分門別類，逐一進(jìn)行收集與處理，按時(shí)認(rèn)真填制檔案資料并及時(shí)上交。結(jié)合實(shí)際問題，根據(jù)文件材料歸檔的規(guī)定，加大收集力度，使應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)歸檔，并達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。如此通過樹立正確檔案觀念，促使檔案整理，收集各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)人員，都能積極配合，做好檔案的收集工作。

3.深化科技檔案管理信息化建設(shè)

做好單位的科技檔案信息化建設(shè)，要以檔案管理現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，以檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與單位信息系統(tǒng)有效銜接，要對(duì)新錄入的科研檔案進(jìn)行及時(shí)的增添，修改，刪補(bǔ)的檔案也應(yīng)該在數(shù)據(jù)庫中及時(shí)體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)同步，同時(shí)做好電子文件的歸檔。還要做好非電子檔案的數(shù)字化，根據(jù)本單位檔案保管和利用的實(shí)際要求，逐步對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化。此外，檔案庫資源搜索引擎過于老舊，應(yīng)及時(shí)更新搜索引擎。更新期間，可以引進(jìn)相應(yīng)產(chǎn)品，力求達(dá)到搜索方便快捷的目的。此外，與專利庫的連接，都可以提高科技事業(yè)管理中的科研檔案庫資料詳實(shí)程度，方便查閱和使用。

4.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，建立激勵(lì)機(jī)制

檔案良好管理模式的形成，需要相應(yīng)完善制度以及有關(guān)部門的配合，更需要領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)注。要想提高單位的科技檔案管理工作，就要重視管理人員，提高管理人員的考核與待遇。重視檔案管理者，讓他們得到相應(yīng)尊重和關(guān)注，獲得成就感實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。因此單位在開展工作檢查、考核、評(píng)比等活動(dòng)時(shí)，應(yīng)把檔案工作納入評(píng)比范圍，保證單位科技檔案工作的順利進(jìn)行。對(duì)檔案工作有突出貢獻(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，按照有關(guān)規(guī)定，應(yīng)給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。單位的主管部門要按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行年度檢查指導(dǎo)；組織檔案工作人員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的專業(yè)水平；積極配合檔案行政管理部門，推動(dòng)檔案工作規(guī)范有序地開展。此外，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注也能有效促進(jìn)整個(gè)團(tuán)隊(duì)良性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理團(tuán)隊(duì)積極進(jìn)取，達(dá)到鞭策管理團(tuán)隊(duì)的效果。

5.進(jìn)一步開發(fā)檔案信息，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用

檔案部門收集保管了本單位全部檔案和有關(guān)資料，已成為本單位檔案信息中心。檔案部門提供信息服務(wù)應(yīng)積極主動(dòng)，形式多樣，有效地滿足各項(xiàng)工作的需要。開發(fā)檔案信息應(yīng)有計(jì)劃、有安排，所編研的二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)應(yīng)有較高的實(shí)用價(jià)值。

結(jié)束語

根據(jù)當(dāng)前我國科技檔案管理工作中的一些情況，筆者本著為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，提出了一些個(gè)人意見以及解決方法，希望能夠?yàn)榭萍紮n案管理工作提供一些思考和幫助。

參考文獻(xiàn)

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[2]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2009（08）.

（作者單位：四川省華地建設(shè)工程有限責(zé)任公司）