高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化探析

辛明華

【摘要】本文首先對創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理的必要性進行了分析，接著從檔案管理基礎設備更新、檔案管理工作人員職業(yè)素質提高、檔案管理方法創(chuàng)新和檔案管理監(jiān)督反饋四個方面，探討了高職檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的途徑，最后總結了在檔案管理工作發(fā)展中需要注意的問題。希望本文能夠為高職檔案管理工作的發(fā)展提供幫助和建議。

【關鍵詞】高職檔案管理；創(chuàng)新；優(yōu)化

引 言：高職院校的檔案管理工作包括了對本校師生的個人檔案的更新、歸檔和保存，還包括了對學校各位教職工在科研和教學工作中取得的進展和成果的總結和保存，以及對學校發(fā)展歷史的建檔和歸檔?？傮w來說，高職院校的檔案管理工作反映了高職院校發(fā)展的整體狀況，對高職院校建設方向的設定以及師生的進一步發(fā)寒來說是十分重要的。

1.創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理的必要性

1.1 時代背景要求高職檔案管理進行優(yōu)化

信息科技的發(fā)展以及現(xiàn)代社會精神文明的發(fā)展給各項事務的進行都提供了一個更加廣闊和復雜的背景，那就是，要利用網(wǎng)絡和信息技術達到事務的集成性發(fā)展，并且要在工作中體現(xiàn)出“以人為本”、“高效節(jié)能”的特征。因此，高職檔案管理應該摒棄以往人工管理的工作方式，以提高管理效率為主，在管理設備和管理方法上進行優(yōu)化。

1.2 服務需要要求高職檔案管理有所創(chuàng)新

高職檔案管理工作對學校的發(fā)展具有特殊的服務作用，一方面，高職檔案記錄了學校發(fā)展的歷史以及學校各學科的發(fā)展狀況，為學校進行學科發(fā)展規(guī)劃提供幫助；另一方面，高職檔案記錄和學生和教師的在校行為，能夠為學生和教師的個人發(fā)展規(guī)劃提供良好的檔案證明。尤其對于高職學生來說，一份完善的、細節(jié)清楚的檔案，能夠幫助學生在就業(yè)的道路上少走彎路。由此可見，高職學校的發(fā)展和教師以及學生的發(fā)展都要求高職檔案的服務作用更加清晰和強效，高職檔案管理應在這些方面有所創(chuàng)新。

2.優(yōu)化與創(chuàng)新高職檔案管理的途徑

2.1 對檔案管理進行設備投資

檔案管理優(yōu)化的基礎是檔案管理設備的更新，目前大多數(shù)高職院校的檔案管理設備都比較傳統(tǒng)和老舊，有不少學校為了節(jié)約資金，所使用的檔案柜還比較笨重，文件存放的分隔處理不夠科學，使得紙質檔案查找特別困難；還有的學校在檔案信息化建設方面不積極，全校的檔案信息庫建設不完善，師生的個人檔案不能完全被轉化為信息檔案，導致紙質檔案和信息檔案的分離，因此造成學生提取檔案不完整，為學生檔案的應用造成不良的后果。因此，高職院校檔案管理優(yōu)化的第一要素，就是要對檔案管理工作進行設備投資。高職院校應將投資的重點放在檔案信息化建設上，以彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，購買相應的檔案管理軟件、配置電腦、打印機、刻錄機等，都是十分必要的。

2.2 提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質

在信息化背景下，高職檔案管理工作要想發(fā)揮對學校的宣傳作用和對教師、學生的服務作用，就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用，即，學校應該重視檔案管理工作人才隊伍的建設，優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結構和專業(yè)素質，并且重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度。

2.3 進行開放式的檔案管理

對學校的教師和學生的基本檔案進行分類、歸檔、編制檢索工具再進行利用，是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種管理方式是封閉性的，不利于檔案服務工作的開展。例如，在檔案查找和調用方面，只有高職學校檔案工作人員才能找到相應的檔案文件的位置，普通教師和學生想要了解自身信息則要經(jīng)過多種復雜的審批程序。因此，建議學校檔案采用開放式的管理方式，即以信息技術為基礎進行檔案資料庫的建立，實現(xiàn)檔案分類、歸檔、檢索等工作的一站式完成，通過登錄檔案資料庫和賬戶密碼授權，使學校的教師和學生也能夠通過信息檢索窗口迅速找到自己需要的檔案文件，以展現(xiàn)高職檔案工作對學校教師和學生的個體服務性質。

2.4 對檔案管理工作進行監(jiān)督和反饋

要對高職檔案管理服務進行創(chuàng)新，就要以檔案管理工作的是績效能為基礎，檔案管理工作的服務作用強不強，是由師生對檔案管理的滿意度決定的。因此，高職院校有必要對檔案管理工作設置監(jiān)督和反饋機制，將檔案管理工作的服務性質提升到發(fā)展的最高要求上，通過師生參與實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。首先，應將檔案管理工作改革進行全校公示，使師生了解到檔案管理工作的職責，為參與監(jiān)管提供基本框架；其次，應該設立檔案管理工作反饋專線，師生可以將檔案工作中不符合規(guī)則的行為直接上報給學校辦公室，或對優(yōu)秀的檔案管理工作提出表揚，這樣一來，學校就可以根據(jù)師生反饋的結果，進一步調整對檔案管理工作的安排，并在檔案管理工作人員中進行科學的獎懲，以提高檔案管理人員的工作積極性。

3.優(yōu)化與創(chuàng)新高職檔案管理過程中應注意的問題

對高職檔案管理進行優(yōu)化和創(chuàng)新需要動用高職院校的人力和物力、財力資源，因此，無論進行怎樣的優(yōu)化和創(chuàng)新，都必須注意符合本校實際，不能給學校帶來過多負擔；另外，還應以檔案管理工作實際效用的發(fā)揮為創(chuàng)新和優(yōu)化的基礎，有些檔案管理設備能夠體現(xiàn)出檔案管理的先進性，但如果學校用不到，則不需要進行大量更改，以免畫蛇添足。

4.結語

綜上所述，高職檔案管理面臨著信息化和人本管理的社會發(fā)展趨勢，并且，學校和教師以及學生對檔案管理工作的服務作用需求越來越高，高職院校檔案管理必須進行優(yōu)化和創(chuàng)新，才能與檔案管理工作的未來趨勢相符。建議高職院校對檔案管理的基礎設施建設進行投資，并以檔案管理工作人員的職業(yè)技能提高作為檔案管理優(yōu)化的基礎；同時，進行開放式的檔案管理并加強對檔案管理工作的反饋和監(jiān)督，以此為創(chuàng)新途徑，提高檔案管理的服務效能。相信通過高職院校的各方努力，檔案管理工作一定能夠獲得長足的發(fā)展。

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