試探五年制高職學(xué)籍檔案管理之信息化建設(shè)

鐘育維

摘 要：當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代，各高職院校的校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已成為校園建設(shè)的基本起點(diǎn)，而學(xué)籍檔案管理工作也已納入信息化建設(shè)軌道，成為學(xué)校發(fā)展的一個(gè)環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：高職： 學(xué)籍檔案管理： 信息化

中圖分類圖：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2014）12-148-001

一、五年制高職學(xué)籍檔案管理之信息化建設(shè)的意義

五年制高職學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)過程中形成的，主要包括：學(xué)生基本情況表、學(xué)生在校期間的操行表現(xiàn)情況信息、學(xué)生成績(jī)表、獎(jiǎng)懲文件及登記表、畢業(yè)生相關(guān)情況信息表、學(xué)生職業(yè)技能鑒定表、教師資格認(rèn)定表等，從側(cè)面表現(xiàn)了學(xué)校的教育水平和管理水平，具有原始性與真實(shí)性、完整性與系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)與周期、內(nèi)容多樣性、使用頻繁性等自身的特點(diǎn)。學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從報(bào)考進(jìn)入學(xué)校到畢業(yè)的整個(gè)過程中的報(bào)到注冊(cè)、學(xué)習(xí)成績(jī)的考核、學(xué)籍異動(dòng)為中心的管理。

高職學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)就是通過對(duì)學(xué)籍檔案的有效管理來提高檔案的利用率，并充分利用信息化的技術(shù)，為學(xué)生做好電子檔案，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，優(yōu)化創(chuàng)新學(xué)校管理。為達(dá)到這一目標(biāo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)籍檔案工作人員必須學(xué)習(xí)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)為主的檔案數(shù)字化知識(shí)，必須清楚學(xué)籍檔案資源是歷史記錄，是特有的信息資源，它不僅有利于學(xué)校開展素質(zhì)化教育，展示學(xué)校歷程，積累辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，還能推動(dòng)教育進(jìn)程，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，創(chuàng)立品牌星級(jí)高職學(xué)校。所以要善于保存，有效利用，通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)與社會(huì)接軌，充分發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。

二、五年制高職學(xué)籍檔案管理之信息化建設(shè)內(nèi)容

五年制高職學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)就是指在傳統(tǒng)學(xué)籍檔案收集、管理的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)資源，采用多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段，對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行加工處理，為學(xué)生檔案文件形成提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，提供真實(shí)、快速的檔案信息服務(wù)。

高職學(xué)校在建立學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，加快學(xué)籍的交流速度，建立一套科學(xué)、安全、系統(tǒng)、高效、綜合性強(qiáng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。這包括硬件、軟件和人力。硬件基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、交換器、路由器、存儲(chǔ)器、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。軟件系統(tǒng)又分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，管理計(jì)算機(jī)的各種資源，便于使用管理。包括計(jì)算機(jī)的調(diào)試程序，監(jiān)控程序，語音翻譯程序，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，存儲(chǔ)和安全操作系統(tǒng)。應(yīng)用軟件就是解決具體和實(shí)際應(yīng)用問題的程序，檔案信息管理軟件，電子文件管理系統(tǒng)軟件等。而人力就是學(xué)籍檔案管理人員必須與軟件開發(fā)工作人員密切合作，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，達(dá)到檔案管理的目標(biāo)。綜上所述，也就是學(xué)生學(xué)籍檔案管理部門應(yīng)定期或不定期將日常產(chǎn)生的文件信息通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等技術(shù)手段，將學(xué)生的學(xué)籍檔案信息進(jìn)行分類、整理、編目后存儲(chǔ)到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，再逐漸對(duì)其進(jìn)行維護(hù)，以確保電子檔案的完整和安全，達(dá)到便于查詢學(xué)籍檔案信息，推進(jìn)信息化，實(shí)現(xiàn)信息的社會(huì)公平性和公眾性。

三、五年制高職學(xué)籍檔案管理之信息化建設(shè)發(fā)展

世界在發(fā)展，科技在進(jìn)步，全球化的趨勢(shì)，迫切需要培養(yǎng)更加適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的高尖端和專業(yè)化不斷精深的人才。通過學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)，讓每一個(gè)學(xué)生擁有一個(gè)學(xué)籍，成立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)學(xué)籍無疑就是這個(gè)學(xué)生的身份證明。只要有學(xué)籍就可以合法、合理的尊重學(xué)生自己的意愿去自主選擇專業(yè)，自主確定學(xué)習(xí)年限，加深專業(yè)的深造，發(fā)揮學(xué)生學(xué)習(xí)上的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，讓符合深造的學(xué)生公平合理地進(jìn)入更高層次的院校深造，用學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)去打造一流的人才，讓學(xué)籍資源做到物盡其用，充分調(diào)配教育資源，減少不必要的浪費(fèi)，縮短尖端人才培訓(xùn)的周期，真正適應(yīng)學(xué)生要求，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)。

隨著社會(huì)的發(fā)展和各高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，專業(yè)設(shè)置數(shù)量和學(xué)生人數(shù)不斷增加，利用學(xué)籍檔案的人也越來越多，使五年制高職學(xué)籍檔案管理的工作更趨向于復(fù)雜化、個(gè)性化與多變化。因此各高職校必須充分利用新的技術(shù)，建立學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)，采用電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。學(xué)籍管理人員一方面要按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求，對(duì)本校在校學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行維護(hù)；另一方面為了滿足本校學(xué)籍檔案管理的實(shí)際需求，對(duì)本校教務(wù)軟件里的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行維護(hù)，使學(xué)籍檔案信息潛在的價(jià)值得到充分發(fā)揮和有效利用，達(dá)到查得快，查得準(zhǔn)，查得全。

學(xué)校通過對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理與國(guó)家教育系統(tǒng)的“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”和“學(xué)籍學(xué)歷信息管理”平臺(tái)相連接，這樣形成了網(wǎng)絡(luò)化的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫(kù)，為高校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量提供參考；為社會(huì)挑選人才提供查詢服務(wù)，使學(xué)生的相關(guān)信息可以被用人單位查找，企業(yè)招聘人員可以通過相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)全面查閱學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、思想道德水平、技能等信息；根據(jù)就業(yè)率統(tǒng)計(jì)表的分析，為學(xué)校的教學(xué)及專業(yè)設(shè)置提供幫助；還能快速、準(zhǔn)確地查出畢業(yè)證、學(xué)位證等證件的真假，杜絕造假證。

五年制高職學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)事務(wù)性很強(qiáng)的工作，需要個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)的共同努力，讓學(xué)籍檔案信息能真正做到服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于社會(huì)。

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