高校院部辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)及對策

【內(nèi)容提要】 院部辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和工作效率的高低直接影響著教學(xué)、科研、管理工作的開展與成效，關(guān)系著學(xué)校決策的貫徹與落實(shí)。本文擬針對院部辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)，提出了強(qiáng)化一個(gè)意識、處理好兩個(gè)關(guān)系、完善三種制度等應(yīng)對措施。

【關(guān)鍵詞】 高校院部 辦公室工作 挑戰(zhàn) 對策

【作者簡介】 鄢英，貴州師范大學(xué)馬克思主義學(xué)院辦公室主任，副教授。主要研究方向：思想政治教育和馬克思主義中國化。

【中圖分類號】 G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 2095-5103（2014）06-0054-02

院部辦公室作為一個(gè)綜合性的辦事中心，擔(dān)負(fù)著教學(xué)、科研、管理以及其他各項(xiàng)具體事務(wù)， 是溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐，是對外形象的窗口，也是院部工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障。

一、高校院部辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

1. 辦公室工作人員經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏學(xué)習(xí)交流

在高校，教師、科研人員開展的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)相對較多，領(lǐng)導(dǎo)外出交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也很多，而辦公室工作人員則幾乎沒有學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)。其實(shí)，辦公室工作也是一門“學(xué)問”，要做好這門“學(xué)問”，學(xué)習(xí)交流必不可少。沒有交流就看不到自身存在的問題以及與他人的差距，就不可能取得更大的進(jìn)步，業(yè)務(wù)能力和工作效率自然難以提高。

2. 辦公室工作人員分工明確，合作意識不強(qiáng)

服務(wù)和協(xié)調(diào)是院部辦公室工作的特點(diǎn)，也是院部辦公室的職能之一，在一定程度上決定著院部辦公室工作的質(zhì)量和整體效率。作為院部辦公室的工作人員，做好服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，既是自己的本職工作，也是適應(yīng)工作要求必須掌握的技能之一。然而，在實(shí)際工作中往往因?yàn)椴煌ぷ鞯男再|(zhì)、工作量、復(fù)雜性各異而難以考核，加上學(xué)校的剛性工資，導(dǎo)致干多干少一樣的局面，這樣極易催生部分工作人員的抱怨，出現(xiàn)內(nèi)部不團(tuán)結(jié)、工作間的不配合現(xiàn)象。

3. 辦公室工作人員流動(dòng)性大，隊(duì)伍不穩(wěn)定

隨著我國教育改革的發(fā)展變化、人才素質(zhì)的提高，院部辦公室工作人員不但年輕化、專業(yè)化，而且學(xué)歷較高（除特殊崗位一般都是研究生）。這些人員步入辦公室工作崗位后，很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)其所從事的是繁雜而瑣碎的工作，幾乎用不上自己所學(xué)的專業(yè)知識，沒有成就感。同時(shí)又因得不到應(yīng)有的重視，在學(xué)業(yè)進(jìn)修、職稱晉升、評優(yōu)評先等方面幾乎沒有機(jī)會(huì)，這些都易使他們對工作失去信心，甚至產(chǎn)生自卑心理，不能安心本職工作，而是被動(dòng)應(yīng)付，其主要精力則用在考慮如何脫離該崗位、跳槽等問題。這樣一來，辦公室工作就經(jīng)常出現(xiàn)缺位、臨時(shí)找人頂替的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響辦公室工作的有序開展。

二、高校院部做好辦公室工作的對策思考

1. 強(qiáng)化一種意識

服務(wù)意識，就是指辦公室工作人員在與領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的交往中所體現(xiàn)出的為其提供熱情、周到、主動(dòng)服務(wù)的欲望，即來自工作人員內(nèi)心的自覺主動(dòng)做好服務(wù)工作的一種意愿，它存在于每個(gè)人的思想認(rèn)識中。提高辦公室工作人員對服務(wù)的認(rèn)識，增強(qiáng)其服務(wù)意識，激發(fā)其在服務(wù)過程中的主觀能動(dòng)性，是搞好服務(wù)的思想基礎(chǔ)。具體來說，就是要為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研以及學(xué)生的學(xué)習(xí)生活提供好服務(wù)。不但要服務(wù)好“上門來”的師生和其他來訪人員，真心誠意地為他們排憂解難，還要經(jīng)?！吧祥T去”服務(wù)，進(jìn)行調(diào)查研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)師生間存在的問題和困難，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考。

2. 處理好兩個(gè)關(guān)系

（1）主動(dòng)與被動(dòng)的關(guān)系。辦公室工作有著明顯的一個(gè)關(guān)系，就是工作的主動(dòng)性與被動(dòng)性。工作的主動(dòng)性是指辦公室工作人員在自覺地完成自己分管的工作并直覺主動(dòng)地配合完成其它工作的同時(shí)，積極思考、關(guān)注事情發(fā)展的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出，盡力為領(lǐng)導(dǎo)分憂，起著參謀助手的作用。所謂工作的被動(dòng)性，則是指辦公室工作人員不能自覺主動(dòng)地完成份內(nèi)的工作，或是抱著應(yīng)付的心理完成自己份內(nèi)工作而不管質(zhì)量如何，對其它工作則不聞不問，出現(xiàn)問題就把責(zé)任推給別人。對此，要通過采取一定的懲罰制度和激勵(lì)機(jī)制來激發(fā)辦公室工作人員的積極性和主動(dòng)性，以便處理好工作的主動(dòng)與被動(dòng)關(guān)系。

（2）分工與合作的關(guān)系。辦公室經(jīng)常要牽頭完成各類綜合性的工作，如重要會(huì)議、重大活動(dòng)、迎接上級的檢查等，這些工作涉及人員多，組織時(shí)要綜合考慮各種情況和制約因素。一般而言，辦公室工作人員從事的是比較單一的工作，如教學(xué)、科研等。但有時(shí)這種單一工作與綜合性工作會(huì)有交叉，甚至沖突，這時(shí)就要求盡可能先配合完成綜合性工作，其它工作則通過采取加班或別的方式來完成。另外，辦公室工作人員分管的工作，往往是有時(shí)間性的，也是有規(guī)律可循的。不同的工作人員分管的工作不一樣，忙的時(shí)間段也不一樣，工作人員之間可以相互配合、支持與合作，這樣的話，辦公室就可以營造一種輕松和諧的工作氛圍。

3. 完善三種制度

（1）學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度。辦公室工作人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低決定著辦公室工作的成效。學(xué)校和院部應(yīng)根據(jù)辦公室工作人員崗位分工、崗位要求及其個(gè)人情況對其進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)知識和技能。第一，對新進(jìn)人員設(shè)置崗前培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)不只是進(jìn)行教師專業(yè)技術(shù)崗培訓(xùn)，而應(yīng)分門別類。即具體針對教學(xué)秘書、黨務(wù)秘書、科研秘書等不同崗位，教務(wù)處、組織部、社科處等部門都應(yīng)搭建平臺(tái)，組織他們進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流和培訓(xùn)。第二，對在崗人員設(shè)置在崗培訓(xùn)。為了適應(yīng)日新月異的發(fā)展形勢，在崗人員需要不斷更新業(yè)務(wù)知識和技能，接受新的理念，掌握新的技能。學(xué)校和院部應(yīng)組織各院相應(yīng)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，同時(shí)鼓勵(lì)其走出去，向相關(guān)兄弟學(xué)校的工作人員學(xué)習(xí)交流。第三，對轉(zhuǎn)崗人員設(shè)置轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)。當(dāng)前院部辦公室人員變數(shù)非常大，可能在甲院是教學(xué)秘書，到乙院就是科研秘書。因此，學(xué)校和院部應(yīng)對這些人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)或安排專人指導(dǎo)，著重培養(yǎng)“一專多能”的工作人員。

（2）激勵(lì)競爭制度。針對辦公室工作人員流動(dòng)性大、隊(duì)伍很不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，必須建立和完善激勵(lì)和競爭機(jī)制。一方面，要合理運(yùn)用激勵(lì)因素，激發(fā)和維持辦公室工作人員的內(nèi)在動(dòng)力及其對工作的熱情。學(xué)校和院部要在工作表現(xiàn)機(jī)會(huì)、工作本身的樂趣、工作的成就感及其對未來的發(fā)展期望等方面，給予正強(qiáng)化，讓其相信工作是實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的有效途徑。另一方面，要設(shè)置適當(dāng)?shù)母偁帣C(jī)制。這種競爭不是簡單意義上的比較、排名，而是對個(gè)人爭先創(chuàng)優(yōu)的精神態(tài)度的一種激發(fā)，以便調(diào)動(dòng)其工作的積極性和主動(dòng)性，也可達(dá)到穩(wěn)定辦公室工作人員隊(duì)伍的目的。如對工作表現(xiàn)比較突出的工作人員給予“優(yōu)秀工作者”“先進(jìn)工作者”稱號等榮譽(yù)激勵(lì)，或施以晉升激勵(lì)。

（3）管理制度。辦公室工作繁瑣復(fù)雜，在日常的工作中必須有一套行之有效的規(guī)章制度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公流程予以約束，以避免工作中出現(xiàn)無序混亂的狀況。辦公室管理制度不僅包括處事規(guī)范上的約束制度，還包括涉及辦公室工作人員的工作態(tài)度、工作表現(xiàn)和工作績效考核等方面的制度，如印章制度、接待制度、公文制度、會(huì)議制度、考勤制度、辦公室工作人員崗位職責(zé)制度、工作績效制度等。俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。院部要根據(jù)本院的特點(diǎn)，制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，明確并細(xì)化辦公室工作人員的崗位職責(zé)，實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制。具體說來，對辦公室各崗位要明確職責(zé)范圍，工作層層分解，化整為零，做到“人人有責(zé)任，事事有人管”；要規(guī)范工作程序，明確辦事流程制度。辦公室工作人員按章處事，有規(guī)可循，辦公室工作就能合理化、規(guī)范化和科學(xué)化。

總之，高校院部辦公室工作繁、雜、忙，要切實(shí)做好辦公室工作，必須了解辦公室工作的特點(diǎn)、性質(zhì)和作用，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，不斷改進(jìn)工作方法、完善工作制度、提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 雷學(xué)剛.做好辦公室工作的要義、核心、要求和方法[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2013（18）.

[2] 于廣云.如何體現(xiàn)辦公室工作的能力與水平[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2013（13）.

責(zé)任編輯：劉芳玲