挖掘檔案潛力，變“死檔案”為“活資源”

摘 要：高速公路檔案管理信息化研究，是信息化環(huán)境下的革新傳統(tǒng)檔案管理模式，探討檔案管理新業(yè)務(wù)的必然要求。針對當(dāng)前高速公路檔案管理存在的問題，筆者通過分析當(dāng)前高速公路檔案管理信息化的現(xiàn)狀和必要性，對高速公路檔案信息化管理進行了深入的思考，提出了五點對策，以期充分挖掘高速公路檔案潛力，使檔案變?yōu)椤盎钯Y源”，便于管理和充分利用。

關(guān)鍵詞：檔案；高速公路；管理；信息化

1 高速公路檔案管理信息化的現(xiàn)狀

檔案信息化是通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理，為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。

高速公路項目檔案信息化，就是按照信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通信技術(shù)、高速掃描技術(shù)，建構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，通過檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)提供項目檔案信息資源服務(wù)利用。

當(dāng)前，高速公路檔案信息化管理存在的問題不容小覷，主要有以下幾方面：

1.1 硬件設(shè)施配置不到位、不合理

配置基礎(chǔ)設(shè)施就像是修建高速公路一樣，傳統(tǒng)的實體檔案管理模式使得一些單位決策者認為檔案管理就是將各階段的紙質(zhì)文件材料收集起來集中保管，采用計算機實現(xiàn)簡單的檢索，根本不予考慮檔案管理系統(tǒng)所需要的服務(wù)器、掃描儀等信息處理設(shè)備。另一部分單位認為實施檔案信息化管理的預(yù)期效益低，巨大的投資在短期內(nèi)無法獲得回報，使得信息化管理遲遲無法提上日程，建設(shè)和完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)更是遙遙無期，導(dǎo)致硬件設(shè)施配置不到位、不合理。

1.2 高速公路檔案信息資源建設(shè)薄弱

高速公路檔案信息資源建設(shè)存在“形式化”、“表層化”現(xiàn)象，存在許多簡單將目錄錄入、數(shù)字化加工掃描當(dāng)成是檔案信息資源建設(shè)，注重傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形態(tài)向數(shù)字檔案形態(tài)的形式轉(zhuǎn)變，而忽視了數(shù)字檔案資源利用環(huán)境的構(gòu)建。這種重建輕運或光建不用的做法，使數(shù)字化檔案資源成為一種擺設(shè)，利用率極低，甚至很少利用，建設(shè)效果無法充分體現(xiàn)。另外多數(shù)部門往往注重打印紙質(zhì)表格，完善簽字蓋章手續(xù)，卻忽視了收集電子版文件，導(dǎo)致大量原始數(shù)據(jù)的電子文件白白流失；各系統(tǒng)使用的相關(guān)管理軟件不盡統(tǒng)一，導(dǎo)致形成的電子版文件材料千差萬別，這也不利用檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，為日后高速公路檔案信息資源的建設(shè)埋下隱患。

1.3 高速公路檔案信息化專業(yè)人才匱乏

高速公路檔案實行信息化管理，人的因素起到關(guān)鍵作用。大多數(shù)檔案管理人員對傳統(tǒng)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，而對信息化管理的管理理念和手段只有淺薄的認識，這已是一個普遍存在的問題。目前各建設(shè)項目的檔案管理人員往往都能熟練操作計算機，但是對對檔案信息化缺乏必要的認識，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化只是技術(shù)部門的事情等。另外，更不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等知識。

1.4 檔案數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險

在信息化建設(shè)中，其安全風(fēng)險主要是兩個方面，一個是檔案管理系統(tǒng)的安全問題，二是網(wǎng)絡(luò)安全問題。數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，而這樣并不能長遠、全面地保障數(shù)據(jù)安全。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為制約信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

2 高速公路檔案管理迫切需要信息化來支撐

隨著改革開放的進一步深入，我國高速公路建設(shè)事業(yè)步入了一個歷史上空前發(fā)展的時期，一方面高速公路作為先進生產(chǎn)力的代表，其設(shè)計、施工、監(jiān)理、運營管理等代表著一個國家、一個地區(qū)、一個部門技術(shù)水平、管理理念、管理手段的優(yōu)劣，僅其技術(shù)和信息檔案也是一般公路難以比擬的。每條高速公路按發(fā)展過程，其檔案量十分浩大，往往一條高速公路，僅設(shè)計圖紙一項就需用小貨車搬運，其形成的檔案資料是否可以堆成一座小山。另一方面，筆者所在的河南省所處承東啟西，貫穿南北的區(qū)位優(yōu)勢，以及河南省與交通部聯(lián)合打造鄭州物流樞紐中心和高速公路客運中心，這些發(fā)展舉措客觀上使各方投資主體、過往司乘人員對河南高速公路建設(shè)及運營管理情況有更多的信息需求。如何更快捷、更全面地滿足社會各界對高速公路各種信息的需求，盡早實現(xiàn)包括檔案管理在內(nèi)的河南高速公路管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、智能化，是擺在我們面前必須正視并迅速采取行動的一個課題。因此，檔案信息化是高速公路檔案管理的客觀要求和必然選擇。

3 完善和加強高速公路項目檔案管理信息化管理的對策思考

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施投入要注重效益、以“軟”定“硬”

購置信息化設(shè)備必須大量的資金投入，高速公路單位要對實施檔案信息化管理投入專項建設(shè)經(jīng)費，列入本單位辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)計劃，給予必要的資金支持。建設(shè)過程中要處理好不同階段的承上啟下關(guān)系，充分論證可行性，有計劃、分步驟地推進檔案信息化進程，配置檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件配套設(shè)施，為后期工作打下堅實基礎(chǔ)。硬件設(shè)備因“有形”，易于看到投資效果和展示建設(shè)成效而為人所重視，而在購置方面，一方面，設(shè)備設(shè)施配置要著力于當(dāng)前需要，推后再購置非急需的設(shè)備、設(shè)施。另一方面，在自身財力狀況允許的基礎(chǔ)上，配備適用的、高性價比的設(shè)施、設(shè)備，而不必一味追求高級、新穎。與此同時，要提高已有設(shè)備設(shè)施的利用率。一些基礎(chǔ)使用需求，一般的設(shè)備設(shè)施是可以滿足的。

3.2 有選擇性的開展檔案數(shù)字化，強化電子文件的歸檔和管理

數(shù)字化是建設(shè)項目檔案信息資源的重要手段，但是建設(shè)數(shù)字化不可搞“一刀切”，有些項目檔案不必要也不能大規(guī)模開展數(shù)字化加工。需求是我們開展數(shù)字化工作的一項重要的參考原則。例如僅僅是實現(xiàn)信息檢索，導(dǎo)出檔案信息留存，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫就可以滿足這些基本需求；如果是利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息查詢，在較大范圍內(nèi)實現(xiàn)信息共享和高效率的利用，那就要建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，才能滿足這樣的較高需求。與此同時效益優(yōu)先是檔案數(shù)字化另一重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)，選擇利用率高、重要性的檔案進行數(shù)字化，避免不必要的投資浪費。

檔案信息資源建設(shè)要立足本項目優(yōu)勢，全面、直觀體現(xiàn)本項目特色的，加強信息提煉、加工，形成專題信息，突出特色，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和形式，從整體上避免資源建設(shè)上的重復(fù)，提高建設(shè)效率。

3.3 積極制定統(tǒng)一的交通信息化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

沒有規(guī)矩不成方圓，規(guī)范、統(tǒng)一、可行的信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是確保檔案信息化建設(shè)順利開展的重要基礎(chǔ)之一，已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在近年來相繼出臺，但仍然缺乏適應(yīng)操作性強的細化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。制定高速公路檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范對于規(guī)范項目檔案業(yè)務(wù)流程，正確處理檔案信息化管理中遇到的具體問題，均具有極其重要的指導(dǎo)和保障意義。

3.4 加強培訓(xùn)，打造復(fù)合型信息化管理人才

檔案管理人員作為檔案信息化管理的第一責(zé)任人，承擔(dān)著具體實施的工作職責(zé)。但是目前檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低，信息化技能更是薄弱。因此要強化人才培養(yǎng)和儲備，從高校、科研機構(gòu)引進專業(yè)人才，培養(yǎng)現(xiàn)有檔案管理人員的信息化操作技能，建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。首先，積極引進檔案專業(yè)人才和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)人才?？梢越柚咝?、科研單位的優(yōu)勢，引進檔案管理專業(yè)人才。其次，組織信息理論知識與技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案人員熟練地運用信息化相關(guān)技術(shù)，提升各項綜合信息能力。

3.5 構(gòu)建全面的信息化管理安全保障體系

建立覆蓋面廣的全網(wǎng)安全防護體系，安全意識的強弱也是另一安全保障影響因素，采取各種保護技術(shù)和管理手段，保障網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全和應(yīng)用安全，來實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息的安全管理。首先重視檔案內(nèi)容、載體的安全，對于涉密檔案，要嚴(yán)格審查操作人員的資格，按照職級賦予操作權(quán)限，記錄操作日志；其次應(yīng)加強機房、計算機及其相關(guān)設(shè)備、設(shè)施（包括網(wǎng)絡(luò)外設(shè)）及運行環(huán)境的安全防護。最后開展經(jīng)常性的保密教育，制定并嚴(yán)格執(zhí)行保密管理制度，強化全員保密意識。

高速公路檔案信息化建設(shè)，需要結(jié)合高速公路檔案管理的實際需要和現(xiàn)實條件，要保持清醒的頭腦，真正了解應(yīng)用狀況，分析投資收益，關(guān)注應(yīng)用效益，充分挖掘檔案潛力，更有效地推進高速公路檔案信息工作的持續(xù)健康發(fā)展，變“死檔案”為“活資源”。

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作者簡介

李艷霞（1976-），女，漢族，河南洛陽人，本科學(xué)歷，現(xiàn)工作于洛陽市公路局洛界高速公路管理處，主要從事檔案管理工作。